Yhdistäminen on helppo tapa tuottaa asiakirjoja usealle henkilölle yhdellä kertaa sähköpostista ja lomakkeista kirjeisiin ja kirjekuoriin. Tarvitset vain asiaankuuluvia tietoja ja ohjelmistoja, kuten Google-dokumentteja ja sähköpostin yhdistämistyökaluja.
Kun järjestät vastaanottajien tietoja, tutustu parhaisiin Google-dokumenttien lisäosiin, jotka tekevät yhdistämisprosessista paljon helpompaa.
1. Yhdistäminen
Ensimmäinen Google-dokumenttien lisäosa on Quicklutionin yhdistäminen. Se tarjoaa ilmaisen 20 yhdistämisen kokeiluversion ja ylimääräisen ilmaisen viikon rajoittamattoman version kokeilemiseksi. Jos haluat jatkaa sen käyttöä, maksat vuosi- tai elinikäisen maksun.
Saat yksinkertaisen mutta hyödyllisen työkaluvalikoiman. Mitä tahansa asiakirjaa käytätkin, aktivoi Yhdistäminen, niin sovellus antaa sinun avata olemassa olevan datataulukon Google Sheetsistä tai Drivesta. Voit myös luoda uuden Sheetsin avulla. Mitä tahansa valitsetkin, voit sitten mukauttaa yhdistämisasetuksia, mukaan lukien:
- Kenttä, jonka haluat täyttää – etunimi, sähköpostiosoite, kopio tai muu.
- Arkki, jolta haet tietoja.
- Kenelle lähetät asiakirjan.
- Kaikki liitteet, jotka haluat lisätä.
- Milloin sähköpostin ajoitus.
On paljon muutakin pelattavaa. Kun olet tyytyväinen asetuksiin, paina Yhdistää -painiketta, ja sovellus hoitaa loput. Se ei niin paljon poikkea yhdistäminen Wordissa.
Ladata:Yhdistäminen (Vaaditaan tilaus, ilmainen kokeilu saatavilla)
2. Avery yhdistäminen
Quicklution tarjoaa myös Avery Mail Mergen erityisesti tarrojen luomiseen. Näiden kahden lisäosan yhdistäminen voi virtaviivaistaa työnkulkuasi. Niiden prosessit ovat lähes täsmälleen samat, paitsi että Avery Mail Merge antaa sinun käyttää vain olemassa olevaa laskentataulukkoa tietolähteenä ja sinulla on vähemmän mukautusvaihtoehtoja.
Muuten valitset vain laskentataulukon, yhdistettävät kentät ja napsautat Yhdistä tarrat. Saat täydellisesti kohdistetut tarrat, jotka ovat valmiita tulostettavaksi ja kiinnitettäväksi kirjekuoriisi tai paketteihisi.
Ladata:Avery Label Merge (Vaaditaan tilaus, ilmainen kokeilu saatavilla)
3. Dokumentti Studio
Toinen Google-dokumenttien työkalu, joka kannattaa muistaa sähköpostin yhdistämisessä, on Document Studio. Se on monikäyttöinen ja siinä on pieni oppimiskäyrä, mutta se on erittäin kätevä, kun sen tuntee.
Käynnistä lisäosa ja luo uusi työnkulku, jotta se käsitellään automaattisesti tarvittaessa. Kun olet nimennyt työnkulun, valinnut Google Sheetin tietolähteeksi ja asettanut käynnistysehdot, valitse suoritettava tehtävä.
Useiden vaihtoehtojen joukossa sinulla on Lähettää sähköpostia ja Luo tiedosto. Riippuen siitä, mitä valitset, Document Studio opastaa sinut läpi lisävaiheita, jotka muokkaavat sähköpostejasi tai tiedostojasi sekä itse työnkulkua.
Voit esimerkiksi määrittää, kuinka usein prosessin tulee käynnistyä ja ohittaako sen laskentataulukon piilotetut ja suodatetut rivit. Nämä ovat vain muutamia toimintoja, joita voit odottaa.
Ladata:Dokumentti Studio (Ilmainen, tilaus saatavilla)
4. Publigo-asiakirjan yhdistäminen
Mahdollisuus luoda nopeasti joukko henkilökohtaisia asiakirjoja voi säästää aikaa ja stressiä. Joten hyödynnä Publigon kaltaisia sovelluksia, etenkin monimutkaisissa tilanteissa, kuten yrittäessäsi työskennellä tuottavasti etätiimin kanssa eri aikavyöhykkeillä.
Tämä lisäosa voi yhdistää tiedot tiedostoiksi Docs-, PDF- ja Word-muodossa. Voit myös ajoittaa kampanjan, jonka Publigo aloittaa automaattisesti tiettynä ajankohtana tai kun vastaanottaja lähettää lomakkeen.
Tästä syystä voit käyttää Google Sheets- ja Forms -palveluja tuottaaksesi asiakirjoja, joissa on erilaisia tietoja laskentataulukoiden tiedoista kyselylomakkeen kysymyksiin tai vastauksiin. Sovellus ja sen prosessit tarjoavat myös monia mukautusvaihtoehtoja. Ajoituksen lisäksi voit määrittää sähköposti-ilmoituksia, tiedostojen jakamista, yhdistämissääntöjä ja paljon muuta.
Ladata:Publigo-asiakirjan yhdistäminen (Ilmainen, tilaus saatavilla)
5. Mergo Yhdistäminen
Jos haluat vain lähettää sähköpostit kerralla, Mergo Mail Merge on tutustumisen arvoinen. Kun asiakirjasi on valmis käytettäväksi, voit käyttää tätä lisäosaa vastaanottajien luettelon lataamiseen Google-taulukona, Excel-laskentataulukkona tai CSV-tiedostona. Voit myös syöttää ne manuaalisesti.
Upea bonus on Mergon seurantaominaisuus. Se voi kertoa sinulle, kun vastaanottajat avaavat, napsauttavat, vastaavat tai pomppaavat sähköpostistasi. Myös yhdistetyn sähköpostin mukauttamiseen on erilaisia tapoja. Voit esimerkiksi säätää, mitä näkyy Lähettäjä ja Vastata alueille sekä lisää tilauksen peruutuslinkki valitsemasi viestin kera.
Ladata:Mergo Yhdistäminen (Ilmainen, tilaus saatavilla)
6. Luo ja tulosta tarroja
Kuten jo mainittiin, yhdistämistyökalut ovat hyödyllisiä muutakin kuin sähköposteja ja kirjeitä varten. Jos haluat, että ympärilläsi on tarrakirjoitin, muista kokeilla Luo ja tulosta tarroja -lisäosaa.
Sen tarkoitus on yksinkertainen: tuo Google Sheet tietoineen ja laita tiedot valitsemiisi tarroihin, jotka voit sitten tulostaa tai käyttää haluamallasi tavalla.
Tarjolla on useita tarramalleja kaikkeen paketista onnittelukortteihin – loistava lisä standardiin Google Docs -mallit helpottavat asiakirjojen luomista. Kun käytät Luo ja tulosta tarroja, käytettävissä on ruudukko, joka näyttää, miltä tarrat näyttävät. Voit säätää niiden asettelua, fonttia, tekstiä ja paljon muuta.
Ladata:Luo ja tulosta tarroja (Vaaditaan tilaus, ilmainen kokeilu saatavilla)
7. Foxy-tarrat
Muista Google-dokumenttien viimeinen sovellus auttaa myös suunnittelemaan täydelliset tarrat jokaiselle tilaisuudessa, olitpa sitten lähettämässä useita kirjeitä tai luomassa jokaiselle henkilökohtaisen käyntikortin asiakkaasi.
Sinun tarvitsee vain valita Foxy Labelsissa tarvitsemasi malli ja tietolähteesi Google Sheetsista. Napsauta sitten Luo tarroja ja olet valmis. Voit kytkeä kahvan päälle ja pois päältä sekä suunnitella tarrat yksilöllisesti. Joka tapauksessa voit vapaasti muokata asiakirjaasi niin paljon kuin haluat.
Ladata:Foxy-tarrat (Ilmainen, premium-versio saatavilla)
Sukella Google-dokumenttien lisäosiin
Googlen avulias hengen ansiosta voit muuttaa Docsista ihanteellisen työasemasi. Kun on kyse sähköpostien tai tarrojen tuottamisesta suurille ihmisille, tarjolla olevat yhdistämislisäosat auttavat sinua. Sinun on vain päätettävä, kuinka yksinkertaisia tai monimutkaisia haluat työkalusi olevan.
Käytä kuitenkin aikaa tutkiaksesi todellista Google Docs -sovellusten valikoimaa. Löydät helmiä, jotka voivat olla juuri sitä, mitä tarvitset ammattimaisiin asiakirjoihin, esityksiin tai ryhmäprojekteihin.