Evernote on ihanteellinen työkalu kokousmuistiinpanojen luomiseen ja hallintaan. Onnistuneeseen tapaamiseen on kolme olennaista elementtiä. Kokouksen valmistelu, muistiinpanojen tekeminen ja kokousten seuranta ovat kaikki hyvän kokouksen edellytyksiä. Evernoten ominaisuuksien ansiosta kaikkien kolmen tekeminen on helppoa.
Luo kokousmuistio Evernotessa
Evernote mahdollistaa sen yhdistä Google-kalenteri tiliisi. Sovelluksen Koti-näkymässä tulevat kokouksesi näkyvät yhdellä silmäyksellä.
merkintä: Kalenterin yhdistäminen edellyttää Personal-, Professional- tai Teams-tilausta.
Luo uusi kokousmuistiinpano aloittamalla kokoustapahtuma kalenterissasi. Napsauta sitten Evernote Homesta kalenteri-widgetissäsi kokoustapahtuman vieressä olevaa kuvaketta. Napsauta lopuksi Luo muistiinpano tapahtumaan.
Evernote luo linkitetyn muistiinpanon, johon pääset yhdellä napsautuksella. Muistiinpano sisältää linkin Google-kalenterissa olevaan tapahtumaan, jossa on kaikki kokoustiedot. Uusi muistiinpano on valmiiksi muotoiltu ja sopii täydellisesti kokousmuistiinpanoja varten. Siellä on osiot tehtävien tallentamiseen myöhempää seurantaa varten ja osio muistiinpanojen tekemiseen.
Evernotessa on ominaisuus, joka yhdistää kaiken olennaisen tukimateriaalin kokousmuistiinpanoon. Viitemateriaalisi ei ole koskaan enempää kuin yhden napsautuksen päässä. Loppujen lopuksi aika on liian arvokasta tuhlata sitä tiedostojen ja asiakirjojen etsimiseen kokouksessa.
Napsauta tai napauta kokoustapahtumaa kalenteri-widgetissä linkittääksesi tiedoston tai asiakirjan. Valitse Linkin muistiinpanot. Valitse muistiinpanot, jotka liittyvät kokouksesi kannalta.
Nyt sinulla on mitä tarvitset tuhlaamatta arvokasta aikaa kokouksen aikana.
Aseta muistutukset kokousilmoituksille
Oletko koskaan jäänyt pois kokouksesta, koska tarvitsit muistutuksen? Ratkaisu on ottaa käyttöön muistutuksia Kalenterin asetukset.
Kalenterin asetusten avulla voit määrittää, minkä tyyppisiä ilmoituksia saat. Voit esimerkiksi saada muistutuksen ennen kokouksen alkamista, alkamisajankohtana tai kokouksen päätyttyä. Lisäksi Evernote voi muistuttaa sinua tekemään muistiinpanoja tai tarkistamaan muistiinpanosi.
Aseta muistutus napsauttamalla kalenteritapahtumaa. Valitse seuraavaksi Lisää Asetukset-painike (kolme pistettä) kalenteriwidgetin oikeassa yläkulmassa. Valitse sitten Kalenterin asetukset...(kolme pistettä).
Voit säätää kahden vaihtoehdon asetuksia: Muistuta minua tekemään muistiinpanoja tai Muistuta minua avaamaan muistiinpanot. Edellinen on tarkoitettu tapahtumille, joissa ei ole linkitettyä huomautusta. Jälkimmäinen on tarkoitettu tapahtumille, joissa on jo linkitetty muistiinpano.
Tee muistiinpanoja organisoiduista kokouksista Evernotessa
Valmiiksi muotoiltu kokousmuistio sopii erinomaisesti tärkeiden tietojen tallentamiseen kokouksen aikana. Siellä on osiot tehtävien tallentamiseen ja jäsentelemättömien muistiinpanojen tekemiseen.
Evernoten tehtäväominaisuus selventää kolme kriittistä elementtiä kokouksen onnistumisen kannalta. Se riippuu kolmeen kysymykseen vastaamisesta: "Kuka tekee mitä milloinkin?"
- Mitkä ovat toteutettavissa olevat tehtävät?
- Kuka tekee tehtävät?
- Milloin on määräaika tehtävien suorittamiselle?
Evernote tekee tehtävien hallinnasta helppoa, koska voit tallentaa tehtävät reaaliajassa. Jos noudatat ohjeitamme opas online-tehtävienhallinnan valitsemiseenr, Evernote on paras tuottavuussovellus. Voit myös lisätä eräpäivän ja määrittää tehtävän itsellesi tai tiimin jäsenelle. Kokouksen loppuun mennessä sinulla on järjestetty tehtävälista, jossa on kysymyksiä kuka, mitä ja milloin.
Muistiinpanot-osio on paikka, johon voit tallentaa tärkeitä tietoja, erityisiä ohjeita tai ideoita kokouksesta. Niiden muistiin kirjoittaminen varmistaa, että et menetä kokouksen keskeisiä tuloksia.
Evernote tekee kokouksen seurannasta helppoa
Onnistuneet kokoukset sisältävät seurantatoimia määräajoin. Evernote tekee kaikesta kokouksen jälkeisestä suunnittelusta kivutonta.
Käytä tehtäviä toimiaksesi kokouksen jälkeen
Järjestetyt kokousmuistiinpanot tekevät seuraavista vaiheistasi helppoa ja ilmeistä. Määritetyt tehtävät ovat muistiinpanossa odottamassa toimintoasi. Jos hallitset ryhmää, sinulla on yksi viite muille osoitetuille tehtäville.
Kukaan ei halua ilmestyä kokoukseen ymmärtääkseen, että olennaiset asiat jäivät tekemättä kommunikoinnin puutteen vuoksi. Hyvin organisoidut kokousmuistiinpanot luovat selkeyttä, sopimusta ja vastuullisuutta yksilöille, tiimille tai organisaatiolle. Evernoten ominaisuudet tekevät siitä ihanteellisen sovellus priorisoida ja hallita tehtäviä.
Paranna viestintää tiimisi kanssa jakamalla kokousmuistiinpanoja
Voit jakaa muistiinpanon kokoukseen osallistuneiden kanssa.
Napsauta kokousmuistion oikeassa yläkulmassa Jaa. Jaa-valintaikkuna avautuu, ja siinä on kolme vaihtoehtoa muistiinpanon jakamiseen. Vaihtoehtojen avulla voit sallia jonkun tarkastella niitä Evernotessa, tarkastella niitä julkisen linkin kautta verkkoselaimessa tai kopiona sähköpostissa.
- Kutsu joku. Käytä tätä ominaisuutta jakaaksesi toisen Evernote-käyttäjän kanssa. Kirjoita Kutsu joku -ruutuun yksi tai useampi sähköpostiosoite, aseta käyttöoikeustaso ja napsauta Lähetä kutsu.
- Jaettava linkki. Käytä tätä ominaisuutta jakaaksesi muistiinpanon muiden kuin Evernote-käyttäjien kanssa. Jokaisella muistiinpanolla on yksilöllinen URL-osoite, jonka voit kopioida ja liittää jakaaksesi kenen tahansa kanssa, vaikka kyseinen henkilö ei olisi Evernote-käyttäjä. Vaihda Jaettava linkki ottaaksesi sen käyttöön. Kopioi sitten linkki ja jaa se kenen tahansa kanssa.
- Lähetä kopio sähköpostitse. Voit lähettää sähköpostilla kopion muistiinpanosta ja sen sisällön sähköpostin tekstiosassa. Klikkaus Lähetä kopio sähköpostitseja lisää sitten yksi tai useampi sähköpostiosoite. Napsauta Lähetä.
Jakamalla kokousmuistiinpanot, kaikki pysyvät samalla sivulla. Seuraavassa kokouksessa jokaisesta suorituksesta on selkeä pöytäkirja. Jokainen tietää vastuunsa eräpäivänä. Selkeys tekee toteutuksesta tehokkaampaa.
Evernote on loistava ratkaisu kokousmuistiinpanojen hallintaan
Evernote on monialustainen sovellus. Se toimii Macissa, Windowsissa, Linuxissa ja verkkoselaimessa. Evernoten ominaisuudet ja edut voivat auttaa tiimiä poistamaan kitkan, tallentamaan kaikki yksityiskohdat ja virtaviivaistamaan kokouksia.