Google Sheets tarjoaa monia ominaisuuksia, joita useimmat premium-laskentataulukkotyökalut tarjoavat, mutta ilmaiseksi. Yksi näistä ominaisuuksista on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa versiohistoriaa.

Google Sheetsin helppokäyttöisyyden vuoksi useammat ihmiset ovat siirtymässä käyttämään Googlen Office-sovelluksia kuin Excelin kaltaisia ​​ohjelmistoja. Mutta joskus ominaisuudet voivat olla hieman erilaisia ​​kuin mihin käyttäjät ovat tottuneet. Tämä opas kattaa Google Sheetsin versiohistorian ja kaiken, mitä se pystyy tekemään.

Miksi käyttää versiohistoriaa?

Kun useat työntekijät käsittelevät samaa laskentataulukkoa, tapahtuu varmasti virheitä, jotka johtuvat työntekijöiden välisestä väärinkäytöksestä. Nämä virheet voivat aiheuttaa häiriöitä arkaluontoisissa laskentataulukoissa, jotka sisältävät taloudellisia tietoja. Kun näin tapahtuu, on erittäin hyödyllistä, että sinulla on varmuuskopiot, joihin voit palata.

Saatat myös tehdä virheitä työssäsi, mutta et pysty paikantamaan tarkasti, mikä meni pieleen. Laskentataulukon edellisen version avaaminen voi olla ehdoton hengenpelastaja. Tämä voi olla kriittinen, jos olet

instagram viewer
yksinyrittäjä Google Sheetsin avulla.

Mikä on Google Sheetsin versiohistoria?

Google lisäsi ominaisuuden, joka tallentaa kaikki asiakirjaan tehdyt muutokset. Jopa pilkkua pieni muutos dokumentoidaan, ja tämä ominaisuus on käytettävissä useimmissa Google-sovellussarjan palveluissa.

Kuten Google Docs ja Google Sheets ovat pilvipohjaisia ​​palveluita, varmuuskopiot tehdään lähes välittömästi ja niitä voi käyttää milloin tahansa, jos sinulla on Internet-yhteys.

Vain laskentataulukon omistaja näkee nämä muutokset ja ihmiset, joille omistaja antaa muokkausoikeudet. Ihmiset, joilla on vain katseluoikeus laskentataulukkoon, eivät voi tarkastella versiohistoriaa tai tehdä siihen muutoksia. Tämä on pääasiassa yksityisyysominaisuus.

Google Sheetsin versiohistoriaominaisuus poistaa tarpeen tehdä useita kopioita samasta laskentataulukosta paikallisella laitteistolla. Voit yksinkertaisesti käyttää versiohistoriaa ja löytää etsimäsi version.

Versiohistorian tarkasteleminen ja muokkaaminen Google Sheetsissa

Ennen kuin tarkastelet tai muokkaat versiohistoriaa, varmista, että olet tehnyt tarpeeksi muutoksia, jotta Google Sheets voi luoda lokin näistä muutoksista. Et voi tarkastella versiohistoriaa uudessa laskentataulukossa. Lataa laskentataulukkosi ennen kuin aloitamme.

Tässä ovat vaiheet, jotka sinun on noudatettava tarkistaaksesi versiohistorian Google Sheetsissa

  1. Navigoida johonkin Tiedosto valikkopalkissa.
  2. Valitse Versiohistoria. Tämä avaa toisen alivalikon.
  3. Siellä, napsauta Katso versiohistoria. Tämä näyttää sivupalkin näytön oikealla puolella ja luettelon, joka sisältää kaikki laskentataulukkoversiot.
  4. Napsauta kolmea pistettä version nimen vieressä.
  5. Jos haluat vanhempia versioita, napsauta Palauta tämä versio, ja Google Sheets lataa sivun uudelleen laskentataulukon vanhemmalla versiolla.

Laskentataulukon nykyisessä versiossa voit muuttaa laskentataulukon nimeä tai tehdä siitä kopion. Kun napsautat kolmen pisteen kuvaketta missä tahansa muussa kuin nykyisessä versiossa, saat myös mahdollisuuden palauttaa se.

Kuinka nimetä tärkeitä Google Sheets -versioita

Voi olla äärimmäisen ärsyttävää nähdä päivämäärät tiedostoniminä ja hämmentää nopeasti, varsinkin jos arkkiin tehdään useita muutoksia päivässä. Päivämäärien sijaan on paljon hyödyllisempää, jos voit nimetä taulukon tehtyjen muutosten perusteella.

Oletetaan, että on taulukko, joka sisältää kaikki muutokset ja uusimman version. Olisi parempi nimetä se "finaaliksi" kuin "14. kesäkuuta, 9:38", eikö niin?

Tärkeiden laskentataulukkoversioiden nimeäminen voi olla hyödyllistä myöhemmin, kun sinun on löydettävä tietty versio muokkausten joukosta. Noudata seuraavia ohjeita nykyisen version nimeämiseksi:

  1. Klikkaa Tiedosto yläpalkissa.
  2. Valita Versiohistoria.
  3. Klikkaa Nimeä nykyinen versio.

Tämä avaa näytön keskelle uuden ikkunan, jossa voit määrittää nimen. Kun olet valmis, napsauta Tallentaa.

Jos haluat nimetä vanhemman version uudelleen, noudata samoja vaiheita kuin aiemmin, mutta napsauta Nimeä nykyinen versio -kohdan sijaan Katso versiohistoria. Tämä näyttää luettelon laskentataulukkoon tehdyistä muutoksista. Napsauta siellä sen version nimeä, jonka haluat nimetä uudelleen, ja kirjoita nimi. Lehdistö Tulla sisään tallentaaksesi muutokset, kun olet valmis.

Versiohistorian poistaminen Google Sheetsista

Tällä hetkellä ei ole mahdollista poistaa tiettyä versiota Google Sheetsin versiohistoriasta. Voit kuitenkin aloittaa alusta tekemällä kopion laskentataulukosta. Tämä pyyhkii pois kaikki muutokset versiohistoriassa. Vain uusin versio tallennetaan ja kopioidaan.

Vaiheet ovat yksinkertaisia, napsauta Tiedosto yläpalkissa. Tämä näyttää avattavan valikon. Tästä, klikkaa Tee kopio.

Sinua pyydetään antamaan nimi uudelle laskentataulukolle. Kun olet lisännyt nimen, valitse laskentataulukon sijainti ja valitse, haluatko jakaa laskentataulukon samojen ihmisten kanssa, joille se jaettiin aiemmin. Voit myös valita, kopioidaanko kommentit. Kun olet valinnut haluamasi vaihtoehdot, napsauta vihreää Tee kopio-painike.

Tietoja Google Sheetsin versiohistoriasta

Tässä on muutamia asioita, jotka sinun tulee tietää Google Sheetsin versiohistoriasta:

  1. Versiohistoria voi ulottua äärettömästi taaksepäin. Sheets kuitenkin optimoi Google Drive -tilan yhdistämällä vanhemmat versiot. Se voi myös poistaa joitain aikaisempia muutoksia, jos tallennustila on melkein täynnä.
  2. Jos et näe versiohistoriaa, se johtuu luultavasti siitä, että sinulla ei ole vaadittua lupaa tai olet jopa kokonaan lukittu. Sinun on pyydettävä laskentataulukon omistajaa muuttamaan lupasi "voi muokata" "voi tarkastella" sijaan.
  3. Versiohistoriaa voi käyttää henkilö, joka omistaa tiedoston tilillään. Jos käytät Google Sheetsin jakamisominaisuuksia, vain henkilöt, jotka voivat nähdä versiohistorian, ovat henkilöitä, joilla on omistajan tai muokkaajan oikeudet.

Google Sheetsin hallitseminen

Versiohistorian tarkasteleminen ja muokkaaminen on vain pieni osa Google Sheetsin yhteistyöympäristöä. Nyt kun olet oppinut sen, sinun on jatkettava oppimista saadaksesi tiimisi suoriutumaan täydellä teholla tällä tehokkaalla verkkopohjaisella sovelluksella.