Yhteistyön tekemisen työtovereiden kanssa pitäisi olla helppoa, sillä heitä voi tavoittaa monilla tavoilla. Mutta joskus useiden viestintävälineiden käyttäminen voi olla ylivoimaista, ja väärien työkalujen käyttö voi häiritä keskustelua.
Joten milloin on tehokkainta kirjoittaa sähköpostia, lähettää viesti tai käyttää projektinhallintaohjelmistoa? Lue eteenpäin, niin saat selville, mikä viestintäväline on ihanteellinen keskusteluusi.
Milloin lähettää sähköposti
Jos sinulla on paljon tietoa tiivistettävänä ja yksityiskohtia sisällytettäväksi viestiisi, sähköpostin lähettäminen on ihanteellinen vaihtoehto. Se on myös paras reitti pyyntöihin.
Koska sähköpostikeskustelu on tyypillisesti hitaampaa kuin viestisovelluksen päällä, se antaa vastaanottajalle enemmän aikaa pohtia tietoja. He voivat istua sen kanssa tarvittaessa ja antaa harkitun vastauksen, kun he ovat valmiita.
Vaikka on yleistä ajatella, että työtoverisi eivät arvosta pitkiä sähköposteja, niitä on monilla tavoilla voit muotoilla pitkiä sähköposteja
jotta tärkeät tiedot erottuvat. Älä missään nimessä halua kirjoittaa romaania, mutta sähköpostin avulla voit esittää kaiken tiedon kerralla, vähemmän kiireelliseltä välineellä.Ajattele vain omia mieltymyksiäsi. Haluaisitko mieluummin yhden pitkän mutta tarkan sähköpostin, jota sinusta tuntuu olevan aikaa harkita, vai pitkän Slack-viestin yrittäessäsi keskittyä muihin projekteihin?
Sen lisäksi, että sähköpostit ovat vähemmän kiireisiä, ne ovat nopeampia löytää ja viitata myöhemmin, ne on helppo välittää toiselle, ja on helppo ottaa mukaan muita työpaikkasi ulkopuolelta. Se myös antaa viestillesi enemmän muodollisuutta Slackiin tai vastaavaan sovellukseen verrattuna. Jotkut tilanteet, joissa sähköposti on todennäköisesti ihanteellinen, ovat:
- Yhteenveto tapahtumasta, raportista, projektista tai palautteesta.
- Pyynnön tekeminen.
- Lähettää mitä tahansa muodollista.
- Mukaan lukien joku työpaikkasi ulkopuolelta.
- Mikä tahansa pitkä tai tärkeä – varsinkin jos vastaanottajan on viitattava siihen myöhemmin.
Milloin lähettää viesti
Viestityökalut, kuten Slack, antavat sinulle todennäköisesti nopeamman vastauksen kuin sähköposti. Se on erinomainen paikka esittää yksinkertaisia kysymyksiä, ottaa nopeasti yhteyttä työtovereihin ja jakaa ideoita.
Vaikka joskus tarvitset nopeita vastauksia, on tärkeää muistaa, että sinun on pidettävä kysymyksesi yksinkertaisina, jotta se tapahtuu. Sovellukselle tyypillisten nopeiden vastausten ansiosta vastaanottajien on helppo jättää huomiotta yksityiskohdat tai kokonaiset viestit, etenkin meluisassa kanavassa tai työtilassa.
Tämä voi johtaa tarpeettoman pitempiin keskusteluihin tai tärkeiden päivitysten jäämiseen huomaamatta – varsinkin jos kanava on niin kiireinen, että työtoverisi mykistävät sen.
Slackin mainintojen käyttö voi auttaa ohjaamaan keskusteluja ryhmissä tai kanavissa hieman, mutta viestisi on parasta pitää lyhyinä ja ytimekkäinä. Jos et voi ja Slack on tiimisi suosikkipaikka, yritä tehdä yhteenveto luettelopisteillä. Viestiä lähetettäessä kannattaa myös harkita, onko sinulla aikaa keskusteluun. Työkaverisi saattaa olla nopea seuraamaan asiaa, etsimään selvennystä tai esittämään omia kysymyksiä.
Jos joskus keskustelu Slackin kanssa venyy, koska asiat ovat epäselviä, voi olla nopeampaa soittaa työtoverille puhelimitse tai Slackin pelkkä puheen huddle-työkalu selventää. Slack ei todellakaan ole ainoa saatavilla oleva viestintätyökalu, mutta jos haluat pitää asiat virtaviivaisina, on parasta valita yksi sovellus, jota kaikki organisaatiossasi käyttävät.
Lisäksi, jos haluat pitää asiat ammattimaisena, sinun kannattaa välttää henkilökohtaisten sovellusten, kuten Facebook Messenger, tai tekstiviestien käyttöä. Jotkut tilanteet, joissa viestisovellus on ihanteellinen, ovat:
- Nopeita kysymyksiä.
- Ideoiden jakaminen ja yhteistyö.
- Pikapäivitysten lähettäminen.
- Ilmoitusten tekeminen - oikealla kanavalla.
Milloin käyttää projektinhallintaohjelmistoa
Joskus on ihanteellista käyttää viestintätyökaluja projektinhallintaohjelmistossa, kuten ClickUp. Suurin hyöty tästä on, että sinä ja sinun työtoverit käyttävät vähemmän aikaa kommunikointiin sekä tiedonpalojen etsimiseen postilaatikoistasi, viesteistäsi ja mistä tahansa muualta, josta keskustelet työ.
ClickUpin avulla voit säilyttää mitä tahansa tehtävään tai projektiin liittyvää yhdessä paikassa.
ClickUpin tehtäväkortin kommenttiosion avulla voit lähettää kysymyksiä tai selvennyksiä työtovereillesi. Täällä voit merkitä muita, antaa kommentteja ja liittää asiakirjoja.
Voit myös jakaa tehtävän tai projektin täyttämällä oikeat tiedot ja nimeämällä jonkun muun itse projektiin tai tarkkailijaksi. Muista vain käyttää kuvausosiota lisätietojen lisäämiseen – aivan kuten sähköpostiin.
Lisäksi voit Luo projektipyyntötaulu ClickUpissa keinona sinulle ja tiimillesi jakaa nopeasti toisilleen tehtäviä ja pyytää apua. Jotkut tilanteet, joissa viestintä projektinhallintaohjelmiston kanssa on ihanteellinen:
- Esittää projektikohtaisen kysymyksen.
- Projektikohtaisen kommentin, idean tai ehdotuksen jakaminen.
- Sinulla on tehtävä, joka on siirrettävä jollekin toiselle.
- Sinulla on tositteet, jotka auttavat projektissa.
Muita vinkkejä tehokkaaseen viestintään
Riippumatta siitä, minkä välineen valitset, tässä on luettelo lisää vinkkejä tehokkaaseen viestimiseen:
- Lähetä kaikki kerralla-Jos sinulla on uutisia, palautetta, päivitystä tai oikeastaan jotain sanottavaa, lähetä se kerralla, etkä pala kerrallaan. Kaiken pitäminen yhdessä auttaa rajoittamaan ilmoituksia – ja häiriötekijöitä tai ennakointia, joka tulee sen jälkeen, kun joku on lähettänyt "hei".
- Käytä aiherivejä ja kanavia– Aiherivien ja kanavien pitäminen asianmukaisina auttaa sinua saamaan etsimäsi vastaukset, vaan sinä ja työtoverisi voitte myös löytää tiedot myöhemmin.
- Pidä kiinni yhdestä menetelmästä- jos saat sähköpostin, vastaa sähköpostilla. Jos se on viesti, vastaa samassa sovelluksessa. Pysymällä johdonmukaisena pitää keskustelusi saatavilla ja järjestyksessä.
Virtaviivaista viestintää ja lisää tuottavuuttasi
Vaikka niin monet viestintätyökalut ovat käden ulottuvilla, työtovereiden kanssa puhuminen on kätevää, mutta joskus väärän välineen käyttäminen voi muodostua esteeksi. Jos sinulla on paljon sanottavaa, sähköposti on paras vaihtoehto. Jos haluat olla nopea ja täsmällinen, käytä sanansaattajaa, kuten Slackin.
Viime kädessä, jos ajatuksesi tai ideasi liittyy johonkin tehtävään, tee itsellesi ja työtovereillesi palvelus jakamalla se projektinhallintaohjelmistossasi vastaavan tehtävän alla. Keskustelua välitettäessä kannattaa myös miettiä, miten sinä ja työtoveri löydät sen tarvittaessa myöhemmin.
