Aloittaminen uudella projektinhallintaohjelmistolla on projekti sinänsä. Jokainen niistä on erilainen kuin seuraava, joten sen lisäksi, että yrität kartoittaa kaikki projektisi, saatat kohdata oppimiskäyrän. Se voi olla ylivoimaista.
Niitä kaikkia yhdistää kuitenkin se, että ennakkosuunnittelu voi auttaa sujumaan sujuvasti. Lisäksi valmistaudut pitämään työtilan puhtaana ja yhtenäisenä. Lue eteenpäin oppiaksesi, mitä toimia voit tehdä aloittaessasi uuden projektinhallintaohjelmiston.
Projektinhallintaohjelmiston käyttötavan päättäminen
Ennen kuin määrität ohjelmiston, tarvitset suunnitelman siitä, miten haluat käyttää sitä. Kun tiedät, kuka käyttää tiliä ja minkä tyyppisiä projektitauluja, pääset alkuun.
Kenen kanssa aiot työskennellä?
Onko tilillä muita? Keitä he ovat ja mitkä ovat heidän roolinsa? Yksityisyyden ja käyttöoikeuksien taso, jonka voit asettaa tiimillesi, vaihtelee sen mukaan, mitä käytät ja minkä tason tilaat. On siis hyvä suunnitella etukäteen, jo ennen tilin valitsemista, kuka tiliä käyttää ja mihin haluat antaa käyttöoikeuden.
Esimerkiksi Notionin henkilökohtaiset versiot ovat hyvin erilaisia Tiimi tiliä, mutta voit tehdä yhteistyötä jommankumman avulla. Henkilökohtaiset tarjoavat sivuja, jotka alkavat yksityisesti ja joiden avulla voit kutsua vieraita, kun taas Team tili avaa yhteistyötyötiloja, joiden avulla voit jakaa koko organisaatiosi kanssa oikein pois.
Organisaatiossasi kannattaa myös harkita, kenelle haluat antaa järjestelmänvalvojan oikeudet. Lisäksi, jos ohjelmistosi sallii vieraita, voit määrittää, onko projektitaulun jakaminen asiakkaiden, urakoitsijoiden tai muiden työpaikkasi ulkopuolisten kanssa tarpeellista vai ei.
Millaisia projektitauluja aiot käyttää?
Voit tehdä muutakin kuin luoda yksinkertaisia projektin hahmotelmia projektinhallintaohjelmistossasi. Voit myös:
- Luo projektipyyntötaulut, joissa sinä ja työtoverisi voit delegoida sekalaisia tehtäviä tai pyytää apua. ClickUp on erinomainen ohjelmisto sellaisen rakentamiseen, mutta voit rakentaa ne missä tahansa projektinhallintaohjelmistossa.
- Esittele käynnissä oleva työnkulku alusta loppuun saadaksesi nopean yleiskatsauksen siitä, missä vaiheissa projektit ovat.
- Luo avoin tehtävätaulu, jossa sinä ja työtoverisi voitte määrittää itsellenne käytettävissä olevia tehtäviä.
Projektinhallintaohjelmiston järjestämisen päättäminen
Nyt kun tiedät kenen kanssa työskentelet ja millaisia projektitauluja käytät, sinun on määritettävä, miten haluat järjestää tilin.
Se, miten teet tämän, on todella valintakysymys, mutta myös ihmisten lukumäärä, jonka kanssa työskentelet, auttaa sinua päättämään. On monia tapoja järjestää projektitaulut, kuten:
- Asiakas
- Projekti
- osasto
- Tiimi
Voit jopa käyttää yllä olevien yhdistelmää. Mutta jos työskentelet suuren yrityksen kanssa, osastoittain tai ryhmittäin järjestäminen yksinkertaistaa projektien ja tehtävien löytämistä kaikille.
Kun järjestät kohteita, haluat välttää tehtävien, projektien, taulujen ja kansioiden nimien liioittelua. Sinä ja työtoverisi löydät tarvitsemasi nopeasti, jos pidät asiat mahdollisimman suoraviivaisesti.
Tämä pätee erityisesti alikansioihin. Jos käyttämäsi työkalu tarjoaa alikansioita, kysy itseltäsi ennen sellaisen luomista, tarvitaanko sitä todella, ja jos on, määritä optimaalinen nimi, kun muut etsivät sitä. Useiden pienten, tyhjien tai väärin merkittyjen kansioiden lisääminen aiheuttaa vain sekaannusta.
Ajattele sitä melkein kuin tietokoneesi tiedostokansioita. Haluat löytää etsimäsi mahdollisimman pienellä napsautuksella.
Tehtävien lisääminen projektinhallintaohjelmistoon
Kun olet päättänyt, miten haluat järjestää tehtäväsi ja projektisi, voit alkaa kartoittamaan niitä. Ensinnäkin on hyödyllistä, jos teet luettelon käynnissä olevista projekteista ja jaat ne toimintakohteiksi. Voit tehdä tämän paperilla tai tekstinkäsittelyohjelmistolla – millä tahansa menetelmällä, joka sopii sinulle parhaiten.
Nykyisten hankkeiden pitäminen yksinkertaistaa prosessia. Luo tauluja ja tehtäviä vain projekteille, joiden parissa työskentelet tai jotka ovat tulossa, sen sijaan, että sisällytät vanhentuneita tai paikkamerkkitietoja.
Muista nimetä projektisi taulut vastaavasti ja sisällyttää niihin vain liittyviä tehtäviä. Tämä hierarkia auttaa sinua löytämään yksityiskohdat nopeammin ja antaa sinulle ja työtovereillesi nopean yleiskatsauksen projektin tilasta.
Esimerkiksi, jos olet kehittämässä uutta verkkosivustoa tuotteelle, luot projektitaulun ja kutsut sitä jotenkin Tuotteen verkkosivusto. Sitten luettelet kaikki verkkosivuston muodostavat toimintokohteet tehtävinä. Joten asioita, kuten verkkotunnuksen valitseminen, isännöinnin määrittäminen, lankakehysten suunnittelu ja niin edelleen.
Jos pidät projektien ja tehtävien lisäämisjärjestelmän johdonmukaisena, sinun on vähemmän todennäköistä, että joudut käyttämään aikaa järjen purkamiseen tai uudelleenjärjestelyyn.
Mitä tulee välttää projektinhallintaohjelmistoa määritettäessä
Joitakin asioita, joita haluat välttää uutta projektinhallintaohjelmistoa määritettäessä, ovat:
- Kaiken tekeminen kerralla-Aloita pienestä luettelolla käynnissä olevista projekteista, jotta et ylikuormitu tai turhauttaisi työtilaasi.
- Hyödynnä jokaista ominaisuutta– varsinkin jos kyseessä on maksullinen tili, saatat ajatella, että haluat saada rahallesi vastinetta. Projektinhallintaohjelmiston mukana tulee kuitenkin paljon kelloja ja pillejä, jotka voivat vain estää. Tuotteen tutkiminen etukäteen on yksi tapoja, joilla voit välttää ominaisuuksien väsymisen.
- Liian monimutkaisia projekteja-Ota vähemmän on enemmän -lähestymistapa, kun suunnittelet projektejasi. Esimerkiksi monet projektinhallintaohjelmistot tarjoavat vähemmän näkyviä alitehtäviä, joita voit sijoittaa suurempien tehtävien sisään. Sinun voi kuitenkin olla työlästä luetella tehtävän vaiheet ja työtoverisi tarkistaa ne.
Aloita projektinhallintaohjelmistosi käyttö
Uuden projektinhallintaohjelmiston käytön aloittaminen ei ole niin ylivoimaista, jos suunnittelet hieman etukäteen ja aloitat pienestä. Sen sijaan, että rakennat sitä vanhentuneilla projekteilla tai paikkamerkkitiedoilla, luo kohteita samalla kun käytät ja pidä tehtävien, projektien ja kansioiden yhtenäinen nimeämisjärjestelmä.
Muista pitää se yksinkertaisena. Mitä vähemmän napsautuksia tarvitset löytääksesi tarvitsemasi, sitä parempi.
