Pikaviestintä etätyöpaikoilla on niin integroitunut viestinnän kankaaseen, että usein on vaikea muistaa, millaista elämä oli ilman sitä. Slackin kaltaisista työkaluista on tullut oletusarvoisia viestintäalustoja, jotka tukevat yhteistyötä ja tiimien tuottavuutta nykypäivän etätyöympäristöissä.
Vaikka se saattaa olla kätevää, sinun on silti otettava käyttöön joitain parhaita käytäntöjä, jotta työnkulkusi ei häiriinny. Tämä artikkeli kattaa joitain olennaisia pikaviestintäsääntöjä tehokkaan viestinnän varmistamiseksi etätyöpaikallasi.
1. Määrittele odotukset
Pikaviestien avulla voit yleensä lähettää viestejä ihmisille reaaliajassa odottaessasi välitöntä vastausta. Vaikka joskus tämä on asianmukaista ja jopa välttämätöntä, se voi myös olla merkittävä häiriölähde.
Tämä johtuu siitä, että saatat käyttää pikaviestityökaluasi erilaisiin tarkoituksiin, kuten virtuaaliseen vedenjäähdytystoimintoon, ilmoituksiin, tiedostojen jakamiseen tai nopeiden kysymysten esittämiseen. Kaikki nämä voivat riistäytyä nopeasti käsistä, jos ihmiset keskeyttävät toisiaan koko päivän pyynnöillä tai ilmoituksilla.
Tästä syystä on erittäin tärkeää varmistaa, että sinulla on käytännöt, jotka auttavat hallitsemaan odotuksiasi pikaviestintätyökalun avulla. Voit esimerkiksi luoda vedenjäähdytyskanavia (ryhmiä) pitääksesi puhumisen poissa muista työhön liittyvistä kanavista. Voit kannustaa etätyöntekijöitäsi asettamaan tilansa, joka ilmaisee heidän saatavuutensa ja kertomaan pyyntöjensä kiireellisyydestä.
Tämä on todennäköisesti jatkuva prosessi, johon sinun on palattava uudelleen tiimisi ja yrityksesi kasvaessa. Tärkeintä on, että meillä on järjestelmä, kuten sisäinen wiki, joka toimittaa sen nykyisille työntekijöille ja esitellä se uusille työntekijöille.
2. Muokkaa ennen lähettämistä
Pikaviestinnän välitön luonne ja se, että olet tottunut käyttämään lyhenteitä, akronyymejä ja hymiöitä lähettäessäsi tekstiviestejä ystävät ja perheenjäsenet voivat saada sinut huomioimatta mahdolliset väärinkäsitykset ja ammattimaisuuden merkityksen työpaikalla viestintää.
Koska olet jo rakentanut tapasi lukea ja muokata sähköpostisi ennen niiden lähettämistä, sinun tulee myös varata aikaa tehdäksesi sama pikaviestien kanssa. Tarkista kielioppisi, oikeinkirjoituksesi ja sävysi ennen kuin painat lähetä. Muista, että viestisi voi häiritä kollegasi työnkulkua, joten varmista, että se on selkeä ja ytimekäs. Et halua heidän viettävän ylimääräistä aikaa selvittääkseen, mitä tarkoitit.
Vältä kuitenkin liiallista lyhenteiden tai lyhenteiden käyttöä työpaikkaviestinnässäsi. Jos sinun on käytettävä niitä, käytä niitä, jotka ovat hyvin tunnettuja ja liittyvät toimialaasi.
3. Muista aikavyöhykkeet
Sinulla on luultavasti etätyöntekijöitä eri puolilla maailmaa ja eri aikavyöhykkeillä, mikä tarkoittaa, että työaikasi eivät täsmää. Joten on hyvä ottaa tapana ottaa huomioon joukkuetovereidesi aikavyöhykkeet ennen pikaviestin lähettämistä.
Tämä johtuu siitä, että pikaviestintä luo kiireen tunteen, mikä voi painostaa etätyöntekijöitäsi vastaamaan henkilökohtaisena aikanaan ja edistämään aina päällä olevaa kulttuuria, joka voi nopeasti johtaa loppuun palaminen. Lisäksi pingit ja ilmoitukset voivat häiritä heidän huomionsa työaikana.
Se sanoi, että työskentele tuottavasti etätiimiesi kanssa useilla aikavyöhykkeillä, sinun on oltava tarkkaavaisempi, kun lähetät viestejä. Tämän saavuttamiseksi voit vastustaa tarvetta lähettää pikaviestejä, elleivät ne ole kiireellisiä, ajoita Slack-viestisi etukäteen, ja hyödynnä asynkronista viestintää välttääksesi työtovereiden keskeyttämisen.
4. Harkitse muita vaihtoehtoja
Pikaviestit sopivat erinomaisesti nopeaan ja lyhyeen keskusteluun, mutta eivät riitä, kun tarvitset syvällisempiä keskusteluja. Joten jos huomaat, että sinulla on laaja edestakaisin keskustelu tai vaikeuksia selittää jotain, saattaa olla aika lopettaa viestit ja vaihtaa toiseen viestintätapaan.
Keskustelusi kontekstista ja luonteesta riippuen sinun kannattaa harkita vaihtoehtoja, kuten ääni- tai videoneuvotteluja, koska niiden avulla voit välittää viestisi paremmin. Vaihtoehtoisesti, jos et ole tavoitettavissa samanaikaisesti, voit käyttää viestintävälineitä, kuten Kierre tai asynkroniset videoratkaisut Kuten Voodle tallentaa ja lähettää viestisi odottamatta välitöntä vastausta.
Sähköposti voi myös olla parempi vaihtoehto tiettyihin keskusteluihin, koska se tarjoaa kirjallisen tallenteen, johon voit viitata myöhemmin. Lisäksi kollegasi voivat lukea viestisi ja vastata siihen heille sopivana ajankohtana.
5. Vältä hajanaisia viestejä
Ottaen huomioon, että jokainen lähettämäsi viesti vastaa uutta ilmoitusta ja mahdollista häiriötekijää, sinun tulee välttää hajautettujen viestien lähettämistä rajoittaaksesi kollegoidesi ilmoitusten määrää vastaanottaa.
Lähetä sen sijaan yhdistetty viesti, joka sisältää kaikki kommunikointiin tarvitsemasi tiedot. Tällä tavalla kollegasi voivat skannata viestin nopeasti, eikä niitä keskeytetä useita kertoja. Voit käyttää esimerkiksi seuraavaa muotoa:
Hei, etsin tietoa XYZ-projektista. Onko sinulla päivityksiä? Kiitos.
Sen sijaan, että erottaisit jokaisen tiedon erilliseksi viestiksi.
6. Pidä Small Talk minimissä
Vesijäähdytyskeskusteluilla on paikkansa etätyöpaikoilla. Itse asiassa ne voivat auttaa rakentamaan suhteita ja edistämään yhteenkuuluvuuden tunnetta työntekijöiden keskuudessa.
Pitäisi kuitenkin olla erityisiä kanavia satunnaisiin keskusteluihin ja seurustelu, jotta et häiritse kollegoitasi, kun yrität keskittyä työhönsä. Tällä tavalla he voivat halutessaan liittyä keskusteluun, eikä heidän tarvitse vastata heti.
Joten, kun lähetät suoria viestejä etäkollegoillesi, erityisesti työaikana, yritä pitää small talk minimissään kunnioittaaksesi heidän aikaa ja keskittymistä.
7. Kuittaa viestien vastaanotto
Kun saat viestin, on hyvä käytäntö ilmoittaa lähettäjälle, että olet nähnyt hänen viestin, vaikka et pystyisikään vastaamaan heti. Tällä tavalla he eivät tunne, että jätät heidät huomiotta ja voivat keskittyä muihin tehtäviin odottaessaan vastausta. Lisäksi se säästää sinua mahdollisesti häiritseviltä seurantaviesteiltä.
Jos olet kiireinen, kun saat vastauksen vaativan viestin, voit kertoa siitä lähettäjälle seuraavasti: "Kiitos, että ilmoitit minulle. Palaan asiaan." Jos viesti ei vaadi vastausta, voit kirjoittaa "Kiitos" tai reagoida emojilla.
Ota nämä vinkit tuottavampaan viestintään työssäsi
Parempien kommunikointitottumusten kehittäminen on välttämätöntä kaikille etätiimille. Yllä olevien vinkkien ottaminen käyttöön voi kannustaa tuottavampaan ja tehokkaampaan yhteistyöhön kollegojesi kanssa sijainnista riippumatta.
