Microsoft Outlook on yksi parhaista sähköpostialustoista. Siinä on paljon tehokkaita ominaisuuksia, joiden avulla voit hallita sähköpostielämääsi. Yksi niistä on kalenterin jakaminen. Noudata tätä opasta oppiaksesi jakamaan kalenterin kaikissa kolmessa Outlook-ympäristössä.
Miksi sinun pitäisi jakaa kalenterisi Outlookissa
Jos olet tottunut työskentelemään toimistoympäristössä tai olet osa suurta tiimiä, tiedät, että yhteistyö on avain menestykseen. Aikataulun luominen ja noudattaminen antaa tiimisi pysyä raiteilla ja tietää, mitä toinen henkilö tekee tiettynä päivänä ja kellonaikana.
Onneksi voit tehdä tämän nopeasti Outlookin kalenterin jakamisominaisuuden avulla. Sen avulla voit seurata ryhmän aikatauluja, jotka pitävät tehtävät järjestyksessä. Kun jaat kalenteriasi, voit valita, kuinka paljon käyttöoikeuksia haluat antaa tietyille henkilöille. Voit esimerkiksi antaa pomosi muokata kalenteriasi, mutta vain kollegojesi nähdä sitä.
Kalenterin jakamisen avulla voit kertoa muille aikataulustasi muutamalla napsautuksella, varsinkin jos sinulla on
jakeluluettelo Outlookissa perustaa. Työympäristöjen rakentaminen Outlookissa tekee kokousten ajoittamisesta ja tiimin seurannasta paljon helpommin hallittavissa. Se on myös loistava tapa järjestää sosiaalinen aikataulu ystävien kanssa.Kalenterien jakaminen Outlookissa on paljon yksinkertaisempaa kuin jotkut Outlookin vaihtoehdot.
Kalenterin jakaminen Outlook for Desktopissa
Microsoft on julkaissut useita Office-versioita Windowsille vuosien varrella. Tämä tarkoittaa, että jokaisessa Outlook-versiossa on joitain eroja muihin verrattuna. Vaikka sen toimintatapa on lähes sama kaikissa versioissa, siinä on muutamia visuaalisia eroja. Käytämme tässä esimerkissä Outlook 2019:ää.
Tässä ovat vaiheet, jotka sinun on noudatettava jakaaksesi kalenterisi Outlookin työpöytäversiossa:
- Avaa Outlook for Desktop ja kirjaudu sisään tilillesi.
- Napsauta näytön vasemmassa alakulmassa olevaa Kalenteri kuvake. Tämä vie sinut Outlookin kalenteriosioon.
- Tee tarvittavat muutokset kalenteriisi.
- Klikkaa Koti yläpalkissa ja suuntaa sisään Jaa -osio. Täällä voit valita menetelmän, jolla haluat jakaa kalenterisi. Tässä esimerkissä käytämme Sähköposti vaihtoehto. Klikkaa Sähköposti Kalenteri, ja tämä avaa uuden ikkunan.
- Klikkaa Ajanjakso ja valitse päivämäärät, jotka haluat jakaa vastaanottajasi kanssa.
- Napsauta nyt yksityiskohta -välilehti. Tämän avulla voit määrittää, kuinka paljon haluat jakaa vastaanottajasi kanssa. Voit valita vaihtoehdoista, kuten vain saatavuus, rajoitettu ja täydelliset tiedot.
- Klikkaa OK kun olet valinnut tarvittavat vaihtoehdot. Tämä tallentaa kalenterisi .ics-tiedostoon.
- Kalenteritiedosto liitetään sähköpostiin osoitteessa Kirjoita sähköposti näyttö. Kirjoita tähän viesti tavalliseen tapaan.
- Vuonna To.. tekstiruutuun, kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite.
- Klikkaa Lähettää sähköpostin lähettämiseen.
Jaetut kalenterit jaetaan ICS- tai HTML-muodossa, mikä tarkoittaa, että vastaanottajat eivät voi muokata kalenteria helposti.
merkintä: Jos haluat jakaa kalentereita Outlook Office 2021:ssä, napsauta hiiren kakkospainikkeella kalenteria, jonka haluat jakaa, ja napsauta päästäksesi sen sijaan jakamisvalikkoon.
Kalenterin jakaminen Outlook Desktop for macOS: ssä
Sinun on suoritettava hieman erilaisia vaiheita Outlook-kalenterin jakamiseen macOS: ssä:
- Valitse kalenterikuvake vasemmasta alakulmasta
- Valitse jaettava kalenteri
- Klikkaus Järjestä-välilehti > Kalenterin käyttöoikeudet.
- Napsauta ponnahdusvalikosta Lisää käyttäjä.
- Etsi henkilö hakupalkista ja napsauta Lisätä.
- Valitse käyttäjän käyttöoikeudet Kalenterin ominaisuudet laatikko.
Kalenterin jakaminen Outlook Web App -sovelluksessa
Voit käyttää Outlookin verkkoversiota missä tahansa nykyaikaisella verkkoselaimella. Nämä vaiheet toimivat Windowsissa, Linuxissa, macOS: ssä, tableteissa ja mobiililaitteissa. Joitakin eroja on kuitenkin verrattaessa Webistä Outlookin työpöytäversioon.
Jos haluat jakaa kalenterisi Outlookin verkkoversiossa, siirry osoitteeseen outlook.live.com ja kirjaudu sisään tilillesi. Tämä avaa päänäytön. Sitten sinun on suoritettava seuraavat vaiheet:
- Klikkaa Kalenteri kuvaketta näytön vasemmassa reunassa. Tämä avaa Outlook-verkkosivun kalenteritilassa.
- Tee tarvittavat muutokset kalenteriisi.
- Napsauta kalenterin päänäytössä Jaa kohti näytön oikeaa yläkulmaa. Tämä avaa pienemmän ikkunan näytön keskelle.
- Jos olet jo tallentanut vastaanottajan yhteystiedoksi, kirjoita hänen nimensä. Muussa tapauksessa kirjoita heidän sähköpostiosoitteensa tekstiruutuun.
- Napsauta ensimmäistä vastaanottajan sähköpostin vieressä olevaa ruutua valitaksesi hänen käyttöoikeudet. Käyttäjä voi joko tarkastella vain kalenterin sisältöä tai myös muokata sitä.
- Klikkaa Jaa.
Vastaanottajan nimi siirtyy alas niiden ihmisten luetteloon, joiden kanssa olet jakanut kalenterin. Voit myös lisätä useita henkilöitä tähän luetteloon. Kun annat heille käyttöoikeuksia, voit määrittää eritasoisia käyttöoikeuksia eri ihmisille. Joten yksi henkilö voi vain tarkastella kalenteria, kun taas toinen voi muokata sitä. Tämä tekee siitä erinomaisen yhteistyön ominaisuuden.
Voit myös poistaa ihmisiä luettelosta. Tehdä tämä:
- Suuntaa kohteeseen Jakaminen ja käyttöoikeudet valikkoa klikkaamalla Jaa sisällä Kalenteri Outlookin osio.
- Etsi yhteystieto, jonka haluat poistaa kalenteristasi ja napsauta Roskakori symboli nimen oikealla puolella.
Kalenterin jakaminen Outlook Mobile Appissa
Outlook for mobile ei anna sinun hallita yhtä paljon kalenterisi jakamista kuin työpöytä- tai verkkoversiossa. Voit kuitenkin edelleen jakaa tiettyjä tapahtumia kontaktiesi kanssa. Tässä on ohjeet sen tekemiseen:
- Napsauta Outlook-sovelluksen päänäytössä Kalenteri näytön oikeassa alakulmassa.
- Napsauta kalenterinäytössä sinistä plus (+) kuvake. Tämä vie sinut uuteen näyttöön, jossa voit luoda tapahtuman.
- Syötä Otsikko tapahtumasta ensin.
- Syötä vastaanottajan sähköpostiosoite kohtaan Ihmiset tekstilaatikko.
- Aseta Päivämäärä, Aika, ja muut parametrit.
- Klikkaa Puutiainen -kuvaketta oikeassa yläkulmassa tallentaaksesi muutokset.
Kalenterin julkaisun peruuttaminen Outlookissa
Vuonna Kalenteri tarkastella Outlook-asiakasohjelmassasi:
- Valitse asetukset ja napsauta sitten Näytä kaikki Outlook-asetukset.
- Suuntaa kohti Kalenteri osio ja napsauta Jaetut kalenterit.
- Alla Julkaise kalenteri, Klikkaa Peruuta julkaisu. Tämä poistaa sen vastaanottajan käyttöoikeudet, jolle jaoit kalenterin.
Lisätietoja Outlookista
Nyt tiedät kuinka jakaa kalenteri kaikissa Outlookin versioissa, mutta tämä on tehokas sähköpostipaketti, ja sinulla on vielä paljon opittavaa, ennen kuin pidät itseäsi ammattikäyttäjänä. Jatka harjoittelua, niin voit tehdä yhteistyötä sähköpostitse paremmin kuin koskaan.