Vaikka tuottavuussovellukset on suunniteltu auttamaan sinua työskentelemään tehokkaammin, joskus näyttää siltä, että ne toimivat päinvastoin. Tämä johtuu siitä, että on yksi asia, että käytössäsi on poikkeukselliset tuottavuustyökalut. Mutta toinen asia on käyttää niitä tavalla, joka tekee sinusta tuottavamman.
Kaikki riippuu siitä, kuinka käytät niitä. Tämä artikkeli sisältää vinkkejä, joiden avulla voit maksimoida tuottavuustyökalusi.
Ensimmäinen askel tuottavuustyökalujesi tehokkaampaan käyttöön on sen ymmärtäminen, että ne eivät voi tehdä paljon itsenäisesti. Vaikka lähes jokainen markkinoiden tuottavuussovellus lupaa "tekeä" elämästäsi, totuus on, että ne voivat tehdä vain niin paljon. Jotkut saattavat ylpeillä ainutlaatuisilla ominaisuuksilla ja ominaisuuksilla, jotka voivat auttaa sinua tekemään enemmän lyhyemmässä ajassa, mutta ne ovat lopulta vain mahdollistajia.
Jotta voit maksimoida tuottavuustyökalujesi hyödyt, sinun on tiedettävä selkeästi tavoitteesi ja sinulla on oltava taidot ja järjestelmät niitä tukemaan. Tämä on samanlaista kuin valokuvaajalla, jolla on paras ja monipuolisin kamera, mutta joka ei silti pysty ottamaan upeita valokuvia. Tämän tietäminen ja odotusten vähentäminen siitä, mitä tuottavuustyökalusi voivat auttaa sinua saavuttamaan, on loistava lähtökohta.
Tarvitset järjestelmiä ja prosesseja, jotka tukevat tuottavuustyökalujasi käyttääksesi niitä tehokkaasti. Nämä ovat tuottavuuspilarit, jotka pitävät kaiken yhdessä ja voit saada kaiken irti sovelluksistasi. Ilman niitä jahtaat jatkuvasti uusinta tuottavuussovellusta, joka lupaa maailmalle, mutta et koskaan pääse mihinkään.
Esimerkiksi kaikkien tehtävien kirjoittaminen tehtävälistasovellukseen on turhaa, jos sinulla ei ole järjestelmää niiden käsittelemiseen. Yksi syy tähän on, että jokaisella tehtävällä on erilainen kiireellisyyden ja tärkeyden taso, ja sinulla on vain rajallinen määrä aikaa ja energiaa joka päivä. Joten tässä tapauksessa tarvitset a priorisointijärjestelmä, kuten Eisenhower Matrix, auttaa sinua selvittämään, mitkä tehtävät sinun tulee tehdä ensin ja varmistaaksesi, että edistyt tärkeimmissä asioissa.
Muissa tapauksissa saatat tarvita järjestelmän, joka auttaa sinua säilyttämään keskittymisesi ja rajoittamaan häiriötekijöitä tai kontekstin vaihtamista. Tehtäväerä on sopiva tuottavuusjärjestelmä joka voi auttaa tässä. Se sisältää samanlaisten tehtävien ryhmittelemisen ja niiden käsittelyn peräkkäin häiriötekijöiden minimoimiseksi ja keskittymisen maksimoimiseksi.
Kaiken kaikkiaan tavoitteena on löytää tai asentaa järjestelmiä, jotka tukevat tuottavuustyökalujasi ja auttavat sinua saavuttamaan haluamasi tulokset.
Laaja valikoima tuottavuutta parantavia työkaluja, jotka ovat käytettävissäsi, voi olla haastavaa valita oikea työhön tai houkutteleva käyttää useita vaihtoehtoja samanaikaisesti samaan tehtävä. Useimmiten erilaisten tuottavuustyökalujen käyttäminen samaan asiaan voi kuitenkin johtaa hämmennykseen ja itse asiassa heikentää tuottavuutta. Joten on erittäin tärkeää, että valitset huolellisesti oikean tuottavuustyökalun, joka toimii sinulle parhaiten tarpeidesi, tavoitteidesi ja olosuhteidesi perusteella.
Tehdäksesi tämän, aloita arvioimalla tarpeitasi ja tiettyä tehtävää, jonka yrität suorittaa. Sieltä tutki, vertaa eri vaihtoehtoja ja kokeile niitä (jos mahdollista) nähdäksesi, mikä niistä sopii sinulle parhaiten. Saatat joutua kokeilemaan muutamia työkaluja ennen kuin löydät täydellisen istuvuuden, mutta se on lopulta sen arvoista.
Kun olet löytänyt oikean työkalun, vältä kiusausta etsiä jatkuvasti uusinta sovellusta, jossa on kiiltäviä uusia ominaisuuksia. Todennäköisesti sinun ei tarvitse lisätä muita tuottavuustyökaluja samaan tehtävään, koska sinulla on jo valmiiksi kaikki tarpeesi. Voit siis pitää kiinni nykyisistä työkaluistasi ja keskittyä käyttämään niitä tehokkaammin.
Nyt sinun on opittava nykyisen tuottavuuden työkalupakkisi läpikotaisin. Tämä on välttämätöntä, jos haluat saada niistä kaiken irti ja saavuttaa haluamasi tulokset. Lisäksi, koska niiden perimmäinen tarkoitus on säästää aikaa, työkalujesi jokaisen nurkan tunteminen auttaa sinua käyttämään niitä tehokkaammin ja saat enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa.
Esimerkiksi, jos olet a Löysä käyttäjä, sen edistyneimpien ominaisuuksien oppiminen helpottaa työnkulkua, säästää aikaa ja tehostaa viestintää tiimisi kanssa. Lisäksi voit myös tehostaa Slack-työtilaasi lisäämällä joitain integraatioita.
Sama koskee Gmailin käyttäjiä. Oppiminen on eniten hyödyllisiä pikanäppäimiä auttaa sinua avaamaan postilaatikkosi nopeammin, mikä säästää aikaa muihin tärkeisiin tehtäviin. Yleensä työkalujesi tehokkaamman käytön opetteleminen kannattaa pitkällä aikavälillä lisäämällä tuottavuuttasi.
Olemme jo todenneet, että useimmissa tapauksissa et tarvitse useita sovelluksia samaan tehtävään. Tyypillisellä työpaikalla tarvitset kuitenkin erilaisia ratkaisuja viestintään, tehtävien hallintaan, pilvitallennustilaan ja muuhun. Tämä tarkoittaa, että hukkaat arvokasta aikaa vaihtaessasi jatkuvasti sovellusten välillä ja vaarana on menettää tärkeitä tietoja.
Tämän välttämiseksi sinun on integroitava tuottavuustyökalusi, jotta ne toimivat saumattomasti yhdessä. Onneksi suosituimmat tuottavuustyökalut tarjoavat integroinnin laajaan valikoimaan sovelluksia, joten voit helposti yhdistää käyttämäsi työkalut ja virtaviivaistaa työnkulkua. Voit myös käyttää Zapier-integraatiot tehtävienhallinnan työnkulun automatisoimiseksi.
Vaihtoehtoisesti, kun etsit tarpeisiisi sopivia työkaluja, voit valita työtilapaketin, joka sisältää kaiken tarvitsemasi yhdestä paikasta. Esimerkiksi, Notion on all-in-one-työtila, jossa yhdistyvät useita ominaisuuksia, mukaan lukien tehtävien hallinta, muistiinpanot ja asiakirjayhteistyö samalla alustalla.
6. Mukauta ilmoituksiasi
Viimeisenä, mutta yhtä tärkeää, sinun tulee hallita ilmoituksiasi huolellisesti välttääksesi häiriötekijöitä ja keskittyäksesi työhön. Oletuksena useimmat sovellukset on asetettu lähettämään ilmoituksia kaikesta, mikä voi nopeasti muuttua ylivoimaiseksi ja vaikeuttaa keskittymistä.
Määritä ensin, mitkä ilmoitukset ovat sinulle tärkeitä ja kuinka usein haluat saada niitä. Sitten voit siirtyä sovelluksesi asetuksiin ja hienosäätää ilmoitusasetuksiasi tarpeidesi mukaan. Muina aikoina, kun työskentelet ikävässä tehtävässä, joka vaatii syvää keskittymistä, voit poistaa kaikki ilmoitukset käytöstä pysyäksesi keskittyneenä.
Tuottavuustyökalut voivat auttaa sinua saavuttamaan enemmän lyhyemmässä ajassa, mutta vain, jos käytät niitä oikealla tavalla. Kun markkinoilla on niin monia vaihtoehtoja, on helppo tarttua uusien kiiltävän sovelluksen syndroomaan ja unohtaa tarpeitasi ja tavoitteitasi.
Tärkeintä on suhtautua strategisesti tuottavuuden työkalupakettiin ja käyttää vain työkaluja, jotka sopivat erityistarpeisiisi. Yllä jakamamme vinkit auttavat sinua tekemään sen ja viemään tuottavuutesi uudelle tasolle.