Yleisesti voidaan sanoa, että Microsoft Excel -dokumentti, aivan kuten atomi, koostuu suurelta osin tyhjästä tilasta. Mutta se ei ole piknik, kun tulostat Excel-tiedoston, ja tulostimesi sylkee monia tyhjiä sivuja. Tässä on syy, miksi näin voi tapahtua, ja muutamia tapoja korjata se.
Mikä saa Microsoft Excel -asiakirjat tulostamaan tyhjiä sivuja
Tässä on joitain syitä, miksi Excel-asiakirjat tulostuvat ylimääräisillä tyhjillä sivuilla. Meillä on myös yleisempi opas kuinka tehdä korjata asiat, jos tulostimesi tulostaa tyhjiä sivuja.
1. Solut on muotoiltu näyttämään tyhjiltä
Joskus voit muotoilla Microsoft Excel -asiakirjan soluja tietyillä tavoilla, jotta ne näyttävät tyhjiltä. Tämä tilanne ilmenee, kun soluissa on valkoista tekstiä ja solun tausta on valkoinen tai kun tiettyjä tietoarvoja ei näytetä tai tulosteta.
2. Asiakirja sisältää tyhjiä sivuja
Jos Microsoft Excel -asiakirjassa on tyhjiä soluja data-alueiden välissä, saatat tulostaa muutaman tyhjän sivun.
3. Sivut sisältävät virheitä
Jos sivun solu sisältää virheen ja virheet on asetettu tulostumaan tyhjinä, Excel-tiedostot voivat tulostua tyhjinä tai soluilla, jotka näyttävät tyhjiltä.
Toinen syy tyhjien Excel-tulosteiden saamiseen on, jos asiakirja sisältää piilotettuja sarakkeita, joissa on manuaalisia sivunvaihtoja.
Kuinka estää Microsoft Excel tulostamasta tyhjiä sivuja
Kokeile näitä yksinkertaisia korjauksia varmistaaksesi, etteivät Microsoft Excel -tiedostot tulosta tyhjiä sivuja.
1. Määritä tulostettava alue
Excel-tiedoston tulostaminen on hieman outoa. Se ei välttämättä vastaa sivujen vakiokokoja ja asetteluja tiedoistasi riippuen. Joten tulostus voi mennä vinoon. Helppo tapa korjata tämä on määrittää alue, jolle haluat tulostaa. Näin:
- Valitse (korosta) Excel-laskentataulukossa solut, jotka haluat näkyvän tulostetulla sivulla.
- Alla Sivun asettelu -välilehteä, napsauta Tulostusalue pudotusvalikosta ja valitse Aseta tulostusalue.
Mene Näytä > Sivunvaihdon esikatselu nähdäksesi kuinka sivut on asetettu tulostettaviksi.
Meillä on informatiivinen artikkeli aiheesta kuinka määrittää tulostettava alue Excelissä sekä kuinka laajentaa ja tyhjentää tulostusalue.
2. Aseta tulostettavien sivujen määrä
Voi olla ärsyttävää, jos Excel-dokumentin loppupäähän tulostetaan monia tyhjiä sivuja, mutta tämä voidaan käsitellä helposti. Sinun tarvitsee vain tarkistaa sivumäärä ennen tulostusta ja jättää tyhjät pois.
Voit myös ottaa tämän korjauksen käyttöön, jos Excel-tulosteen keskellä näkyy tyhjiä sivuja ja kaikki tietosi on tulostettu. Sinun täytyy käydä läpi jokainen sivu tulostuksen esikatselussa varmistaaksesi, ettei tyhjiä sivuja tule näkyviin.
3. Skaalaa vastaamaan paperikokoa
Skaalaus on parasta käyttää, kun haluat sovittaa Excel-laskentataulukko näytöllesi, mutta sitä voidaan käyttää myös muihin asioihin. Joskus tulostusvirheet voivat johtua skaalausongelmista.
Koska Excel ei oletuksena anna selkeästi määriteltyjä sivuja, voi olla vaikea tietää, mihin yksi sivu päättyy ja seuraava alkaa. Ensimmäinen asia on keskittää tietosi sivulle. Tehdä tämä:
- Siirry kohtaan Sivun asettelu nauhan välilehteä, napsauta Marginaalit pudotusvalikosta ja valitse Mukautetut marginaalit.
- Vuonna Marginaalit -välilehden alla Keskellä sivulla -osio, tarkista Vaakasuuntaisesti valintaruutu.
Säädä sitten asteikkoa.
- Siirry kohtaan Skaalaa sopivaksi -osiossa Sivun asettelu nauha välilehti.
- Pienennä asteikkoa 100 %:sta johonkin, joka sopii paremmin sivullesi.
Tarkista tulostuksen esikatselusta, onko tämä korjannut ongelman. Toinen tapa skaalata sivujasi tulostusta varten on säätää skaalausta Excelin asetuksissa. Tehdä tämä:
- Mene Tiedosto > Asetukset.
- Alla Pitkälle kehittynyt -välilehti, vieritä alas kohtaan Kenraali osio.
- Varmista, että Mittakaavasisältö A4- tai 8,5 x 11"-kokoisille papereille vaihtoehto on valittuna.
4. Kopioi työsi uuteen Excel-tiedostoon
Yksinkertainen väliaikainen korjaus on kopioida vain tulostettavat tiedot ja liittää se uuteen Excel-tiedostoon. Tällä tavalla tiedät tarkalleen, mitä tiedostossa on ja mitä pitäisi tulostaa.
5. Tarkista huomaamaton teksti
Sinun ei tarvitse tarkistaa manuaalisesti jokaista Excel-tiedoston solua, jos uskot, että soluissa on valkoista tekstiä. Helpoin tapa on suorittaa tietty haku käyttämällä Etsi ja korvaa hakutoiminto Excelissä. Näin:
- Lehdistö Ctrl + F avaamaan Etsi ja korvaa laatikko.
- Laajenna Vaihtoehdot nähdäksesi niitä lisää.
- Klikkaa Muoto pudotusvalikosta ja valitse Muoto.
- Alla Fontti -välilehti, aseta väriksi valkoinen ja napsauta OK.
- Klikkaa Etsi kaikki -painiketta nähdäksesi kaikki solut, joissa on valkoista tekstiä.
6. Tarkista sivukatkot piilotettujen sarakkeiden tai rivien joukosta
Piilotetut rivit tai sarakkeet eivät sinänsä vaikuta tulostukseen, mutta sivunvaihdot piilotettujen rivien tai sarakkeiden välillä voivat aiheuttaa ongelmia tulostuksen aikana. Tarkista nämä vaiheet:
- Navigoi kohtaan Muokkaus ryhmässä Koti -välilehti.
- Siirry napsauttamalla Etsi ja valitse > Siirry erityiseen.
- Valitse Vain näkyvät solut ja napsauta OK.
Jos piilotettuja soluja on, kaikki solut valitaan siten, että piilotettujen rivien ja sarakkeiden reunat on korostettu. Valitse rivit tai sarakkeet piilotetun rivin kummaltakin puolelta, napsauta hiiren kakkospainikkeella rivin tai sarakkeen nimeä ja valitse Näytä. Säädä sivunvaihtoja niin, että sivut tulostuvat haluamallasi tavalla.
7. Tulosta nollaarvosolut
Saatat huomata, että suuri osa Excel-dokumentistasi on nollia, mutta varmista vain, että tee tämä tulostaaksesi solut, joiden tiedoissa on nolla joko suoran syötteen, kaavan tai jonkin muun kautta muu menetelmä.
- Mene Tiedosto > Asetukset.
- Alla Pitkälle kehittynyt -välilehti, vieritä alas kohtaan Tämän laskentataulukon näyttöasetukset osio.
- Varmista, että Näytä nolla soluissa, joiden arvo on nolla vaihtoehto on valittuna.
8. Ota selvää, miten virheitä käsitellään
Jos virhe asetetaan tulostumaan tyhjäksi, sinulle saattaa jäädä soluja tai soluryhmiä, jotka eivät tulosta arvokkaita tietojaan. Näin otat virheellisten solujen tulostamisen käyttöön Excelissä:
- Alla Sivun asettelu -välilehti, napsauta Dialog launcher -ruutua oikeassa alakulmassa Sivuasetukset osio.
- Alla Arkki -välilehti, varmista, että soluvirheet on asetettu näytettäväksi.
9. Tarkista tulostuslaatu
Jotkut tulostimet mahdollistavat tulostuksen luonnoslaadulla musteen ja ajan säästämiseksi. Nämä asetukset voivat vaikuttaa asiakirjojen tulostukseen. Varmista, että luonnoksen laatua ei ole valittu, toimi seuraavasti:
- Klikkaa Tulosta otsikot alla Sivun asettelu -välilehti Excel-laskentataulukossa.
- Alla Arkki välilehti tai otsikko, varmista, että Mustavalkoinen ja Luonnoksen laatu valintaruutuja ei ole valittu.
Varmista seuraavaksi, että tulosteet ovat korkealaatuisia. Tehdä tämä:
- Klikkaa Tulosta otsikot alla Sivun asettelu -välilehti Excel-laskentataulukossa.
- Vaihda kohtaan Sivu välilehti tai otsikko ja muuta tulostuslaaduksi Korkea.
Voit siirtyä tulostamaan suoraan täältä napsauttamalla Tulostuksen esikatselu -painiketta.
10. Muunna laskentataulukko uusimpaan Microsoft Excel -muotoon
Virheet voivat liittyä käyttämäsi Excel-tiedoston ohjelmaversioon, varsinkin jos käytät vanhaa XLS-muotoa. Varmista, että käytät uusinta Excel-muotoa. Jos et ole, muunna tiedostosi uusimpaan muotoon – XLSX.
11. Hanki uusimmat tulostinajurit
Joskus käyttöjärjestelmän ja tulostinohjaimen ongelma voi saada Microsoft Excel -sivut tulostumaan tyhjinä. Helpoin ratkaisu tässä tapauksessa on päivittää tulostinohjaimet. Sinun on kirjauduttava sisään tulostimesi valmistajan verkkosivustolle ja tarkistettava tulostinmallisi uusimmat ohjaimet.
Karkota tyhjien Excel-sivujen tulostaminen
Jotkut ongelmat ratkeavat helpommin kuin toiset, ja jos alat huomata Excel-tiedostojen tulostavan muutamia tyhjiä sivuja, yksinkertaisen asetusten muutoksen pitäisi ratkaista ongelma. Vakavammat yhteensopivuusongelmat hoidetaan päivittämällä tiedostomuotoja ja tulostinajureita.
