Tyypillinen manuaalinen sopimushallinnan tapa on allekirjoittaa paperi ja säilyttää se arkistokaappissa. Manuaalinen prosessi on hidas ja vähemmän tehokas etätyöntekijöiden seurannassa ja jäljittämisessä.
Koska etätyöstä on tulossa uusi "normaali" monille yrityksille, ei ole koskaan ollut tärkeämpää varmistaa, että sopimukset ja hallintoprosessit toimivat sujuvasti.
Hyvä asia on, että voit käyttää sopimustenhallintaohjelmistoa automatisoidaksesi koko sopimuksen elinkaaren luomisesta neuvotteluihin, allekirjoittamiseen ja uusimiseen. Sopimushallintaohjelmistolla on monia etuja. Tässä kuusi parasta.
1. Parantaa yksityisyyttä ja turvallisuutta
Yksi sopimusten manuaalisen hallinnan haasteista on se, että se riippuu voimakkaasti paperista. Fyysisten asiakirjojen ongelma on, että ne ovat alttiimpia vaurioitumiselle ja katoamiselle. Vaikka etätyöskentely vaarantaa tietomurron, vuodon ja hakkeroinnin, sopimustenhallintaohjelmisto eliminoi nämä riskit antamalla sinun varmuuskopioida kaikki asiakirjasi.
Sopimushallintaohjelmiston avulla voit tallentaa asiakirjoja pilveen, mikä auttaa vähentämään niiden katoamisen tai vahingoittumisen mahdollisuuksia. Ohjelmisto suojaa myös arkaluonteisia sopimustietoja luvattomalta käytöltä. Hallintatyökalu sisältää sopimuksia ja sopimuksia eri käyttöoikeustasoilla, jolloin voit sanella, kuka voi käyttää, muokata ja jakaa tiettyjä asiakirjoja.
Järjestelmänvalvojat voivat esimerkiksi määrittää käyttöoikeuksiin perustuvia sääntöjä ja päättää, kuka voi käyttää mitäkin tietoja riippumatta siitä, ovatko he fyysisesti toimistossa tai työskentelevät etänä missä tahansa toimistossa maailman. Lisäksi jotkut ohjelmat suojaavat asiakirjoja käyttämällä kaksivaiheinen todennus ja uusimmat salaustekniikat.
2. Säästää aikaa
Sopimusten hallinta manuaalisesti on hidas ja aikaa vievä prosessi. Se sisältää usein kasvokkain käytäviä keskusteluja, paperikopioiden allekirjoittamista, postitusta edestakaisin, skannausta ja asiakirjojen lähettämistä jaettavaksi. Sinun on myös toistettava koko prosessi aina, kun muutat sopimusta.
Sopimustenhallintaohjelmiston ansiosta sopimusten saamisessa on vain vähän odotusaikaa kaikkialla maailmassa. Ohjelmisto kuten Zapendon vakiovaihtoehto voit hyödyntää sen sähköistä allekirjoitusta säästääksesi tuntikausia sopimuksissa ja sopimuksissa.
Joillakin yrityksillä viiveet alkavat sopimuksen luomisen aikana. Tässä tapauksessa jotkin ohjelmistot käyttävät ennalta hyväksyttyjä malleja luonnoksen käynnistämiseen sekä standardoituja ehtoja ja lausekkeita tiettyjä käyttötapauksia varten.
Etätyöntekijät, joilla ei ole pääsyä sopimusasiakirjoihin, pyytävät yleensä vastauksia kysymyksiin, joihin sopimuksessa on vastattu. Tämä voi vaikeuttaa sisäisen tiimin hallitsemaan työtaakkaa.
Sopimushallintaohjelmisto tallentaa kaikki sopimusversiot järjestetyssä muodossa. Näin etätyöntekijät voivat käyttää uusinta versiota ja löytää vastauksia kysymyksiinsä. Aikaa vieviä prosesseja, jotka voidaan automatisoida, ovat allekirjoitukset, uusimiset ja suunnittelemattomat sopimusten hallintatoimenpiteet.
3. Yksinkertaistaa jakamista ja yhteistyötä
Etätyöympäristössä toimivat yritykset voivat konsultoida ja tehdä yhteistyötä tiimin jäsenten kanssa, jotka työskentelevät kotona tai työskentelevät liikkeellä ollessaan matkoilla.
Pilvipohjainen sopimustenhallintaohjelmisto antaa valtuutetuille käyttäjille reaaliaikaisen pääsyn tarvitsemiinsa tietoihin. Sen avulla voit kirjautua sisään, tehdä sopimuksen ja tehdä yhteistyötä kollegoiden kanssa kaikkialta maailmasta.
Ohjelmistossa on myös yhteistyö- ja viestintätyökaluja, kuten kommentointi ja dokumenttien keskustelu, mikä tekee ehtojen neuvottelemisesta ja päivittämisestä helppoa reaaliajassa. Näiden työkalujen avulla etätyöryhmät voivat syöttää tietoja, mikä auttaa luomaan itsenäisen työvoiman valvotussa ympäristössä.
4. Vähentää riskiä ja parantaa vaatimustenmukaisuutta
Ongelmat, kuten hyväksymättömät ehdot ja laiminlyöneet velvoitteet, voivat vaarantaa organisaation. Onneksi sopimustenhallintaohjelmistot voivat auttaa vähentämään riskejä käyttämällä ennalta hyväksyttyjä lausekkeita ja sopimusten tarkastustyökaluja.
Käyttämällä sopimustenhallintaohjelmistoa, johtoryhmä voi tarkistaa kunkin sopimuksen tulokset vastaa odotuksia ja että etätyöntekijät noudattavat sopimusta auditointityökaluilla.
Ohjelmiston avulla voit seurata ja tarkastaa sopimuksen virstanpylvään jokaista vaihetta mistä tahansa, jolloin voit pitää kaikki työntekijät, myös etätyöntekijät, vastuullisina toimistaan. Tämä auttaa parantamaan tehokkuutta ja suojelemaan yritystäsi vaatimustenvastaisuuksilta.
Työkalu sisältää myös kirjausketjut, joiden avulla voit tarkastella koko sopimushistoriaa muutamalla napsautuksella. Valtuutetut käyttäjät voivat tarkastella, missä vaiheessa sopimus on ja sen tilan (aktiivinen, vireillä, vanhentunut jne.), mikä parantaa vastuullisuutta ja noudattamista.
Ohjelmiston avulla voit myös analysoida liikesuhteesi kuntoa. Sopimushallintaohjelmisto sisältää raportteja, joiden avulla voit arvioida kolmansien osapuolten käytäntöjen ja määräysten noudattamista.
Parempi työntekijöiden viestintä ja yrityksen laajuinen pääsy sisäisiin käytäntöihin luovat osallisuuden tunteen, mikä mahdollistaa paremman noudattamisen. Tämä koskee erityisesti kotoa työskenteleviä työntekijöitä.
5. Automatisoi tärkeimpien päivämäärien ja toimitusten hälytykset
Työskentely etätiimien kanssa lisää mahdollisuuksia puuttua määräaikoja ja mahdollisuuksia. Onneksi sopimustenhallintaohjelmisto voi tallentaa tärkeimmät sopimuspäivämäärät ja toimitukset sekä lähettää ilmoituksia vastuulle.
Sopimushallintaohjelmisto on yksi parhaista työkalut etätyöprosessien virtaviivaistamiseen. Voit esimerkiksi määrittää ohjelmiston ilmoitustyökalun varoittamaan esimiehiä sopimuksista, jotka tulisi purkaa tai uusia, jotta taloudelliset edut pysyvät turvassa.
Etätyöntekijät voivat saada ilmoituksen ja aloittaa toimeksiannon varhaisessa vaiheessa, jolloin voit hallita projekteja paremmin. Voit myös lähettää kaikille etätyöntekijöille ilmoituksia käytäntöjen muutoksista tai käytäntöjen tarkistamisen tarpeesta.
Liipaisuilmoitukset ovat olennainen yhteystietojen hallintaohjelmiston ominaisuus, ja ne voivat hälyttää, kun tärkeä osa sopimusta on allekirjoitettu. Lisäksi joidenkin ohjelmistojen avulla voit asettaa automaattisia toistuvia hälytyksiä, jotka eivät nollaudu ennen kuin määrätty tiimi tekee odotetun toimenpiteen.
6. Keskittää tiedot näkyvyyden parantamiseksi
Yleinen ongelma manuaalisessa sopimushallinnassa on vääränlaisen sopimuksen löytäminen. Sopimushallintaohjelmiston avulla sinun ei tarvitse luottaa sotkuisiin kaappeihin, jotka vaikeuttavat tärkeiden asiakirjojen nopeaa etsimistä.
Pilvipohjainen CMS ratkaisee ongelmat tarjoamalla haettavan, keskitetyn arkiston. Keskitetty asiakirjakeskus sisältää haku- ja suodatustyökalut, joilla varmistetaan, että tiimin jäsenet, mukaan lukien etätyöntekijät, pääsevät käsiksi tärkeisiin tietoihin milloin ja missä tahansa.
Kaikkien asiakirjojen tallentaminen keskitettyyn virtuaaliseen arkistoon lisää sopimusten näkyvyyttä. Se antaa sinulle myös pääsyn sopimusasiakirjoihin ja luo yhden totuuden lähteen. Jotkut yritykset antavat tiimin jäsenille mahdollisuuden tarkastella käynnissä olevia velvoitteita, suorituksia, tulevia projekteja ja uusimispäivämääriä sekä sopimuskuluja.
Virtaviivaista prosesseja ja työnkulkuja sopimustenhallintaohjelmistolla
Sopimusten etähallinta ei ole yksi organisaation loistavimmista tehtävistä. Etätyöntekijöiden seuranta ja seuranta on vieläkin haastavampaa, kun sopimuksia käsitellään manuaalisesti.
Manuaaliset ja paperipohjaiset tekniikat hidastavat ja tehostavat sopimustenhallintaprosessia. Mutta luotettavien sopimustenhallintaohjelmistojen avulla yritykset voivat helposti käsitellä sopimuksia, vaikka työskentelevät etätiimien kanssa.
