Tiedostonjakotekniikan avulla on helppo jakaa tietoja kenen tahansa kanssa heidän sijainnistaan riippumatta. Vaikka tämä on helpotus työryhmille, se tarjoaa kyberhyökkääjille mahdollisuuden iskeä.
Jos et suojaa jaettuja tiedostojasi luvattomalta käytöltä, voimme valitettavasti todeta, että verkkorikolliset varastavat tai paljastavat ne mielellään. Et halua sen tapahtuvan, ethän?
Joten tässä luetellaan parhaat tiedostojenjakokäytännöt tietojesi suojaamiseksi.
1. Ota käyttöön integroitu tiedostonjakoohjelmisto
Integroidun tiedostonjakoratkaisun tai -ohjelmiston käyttöönotto on yksi parhaista tavoista suojata tiedostosi kyberhyökkääjiltä. Tiedostonjakoratkaisut on asetettu siten, että käyttäjät voivat jakaa tiedostoja vain ohjelmiston sisällä, eivät ulkoisesti.
Integroidun tiedostonjakojärjestelmän käyttäminen estää tiedostojen lähettämisen väärälle vastaanottajalle, koska jokaisella tiimin jäsenellä on oma käyttäjätili.
Ainoa haittapuoli on, että suurin osa näistä on maksullisia ohjelmistoja. Ilmaiset tarjoavat rajoitettua tallennustilaa ja käyttöä kiinnostuneille käyttäjille, joita ovat Dropbox, Google Drive, Box, OneDrive, iCloud Drive ja paljon muuta.
2. Vältä tiedostojen jakamista sähköpostitse
Sen lisäksi, että menetetään tiedostoja, jotka eivät pääse vastaanottajan postilaatikkoon, sähköpostihuijaukset ovat yhä yleisempiä.
Yksi paikka, jossa hakkerit etsivät arkaluonteisia käyttäjien tietoja, on uhrien sähköpostit. Koska useimmilla ihmisillä on heikko sähköpostin salasana, sähköpostien päivittäinen hakkerointi on lähes vaivatonta verkkorikollisille. Lisäksi he hyökkäävät tietämättömien uhrien kimppuun sähköpostin tietojenkalastelulla ja esittävät tartunnan saaneita linkkejä tiedostoina. Käyttäjät joutuvat ansaan, kun he napsauttavat linkkejä tai lataavat tiedostoja.
Jotta organisaatiosi ei joutuisi alttiiksi tälle huijaukselle, kehota työntekijöitäsi olemaan lähettämättä tai vastaanottamatta tiedostoja sähköpostitse. Sen sijaan heidän tulisi ottaa käyttöön tiedostonjakoohjelmisto, johon vain sisäiset tiimin jäsenet pääsevät.
3. Käytä suojattua yhteyttä tiedostojen jakamiseen
Verkkoyhteydessä voi alun perin olla mukana kaksi tai useampi osapuoli, mutta tunkeilijat voivat tunkeutua verkkoon. Joten on tärkeää ottaa se huomioon ja suojaa verkkosi salauksella.
Suojattu yhteys salaa yhden tai useamman suojausprotokollan, mikä vaikeuttaa ihmisten pääsyä siihen. Kun verkko on salaamaton, se on alttiina kaikille, jotka osaavat helposti kaapata ja uhkailla.
Kun verkkoa ei salaa vahvoja esteitä, kyberrikolliset voivat tunkeutua siihen ja hakea arkaluonteisia tietoja, kuten kirjautumistietoja, taloustietoja, salasanoja ja muita yksityisiä tietoja tiedot.
4. Ota käyttöön suojatut pilvipalvelut
Suojatut pilvipalvelut tarjoavat ylimääräisen tietoturvakerroksen. Niillä on parempi joustavuus, saavutettavuus ja kapasiteetti verrattuna perinteisiin laskenta- ja tallennusmenetelmiin. Pilvipalvelu on myös nopeasti korvaamassa perinteisen tietojenkäsittelyn monien yritysten kulmakivenä nykyään.
Useimmat pilvipalveluntarjoajat ylläpitävät aktiivisesti palvelimiensa eheyttä noudattamalla vakioturvakäytäntöjä. Nämä kolmannen osapuolen toimittajat vastaavat pilvipalveluinfrastruktuurin hallinnasta sekä tietovarojen turvallisuudesta ja vastuullisuudesta.
5. Ota käyttöön arkistotiedostomuoto
Arkistotiedostomuodossa on kyse yhden tai useamman tiedoston ja metatietojen pinoamisesta. Voit yhdistää useita datatiedostoja yhdeksi arkistotiedostoksi helpon käytettävyyden ja säilytyksen helpottamiseksi. Sen avulla voit myös pakata tiedostoja, jotta ne vievät vähemmän tallennustilaa.
Tietojesi tallentaminen arkistomuodossa suojaa näitä tietoja vuodolta tai altistumiselta. Kun arkistotiedostossa on useita tiedostoja, huijarin on vaikea tunnistaa tiettyä tiedostoa nopeasti.
6. Luo vahvoja salasanoja
Heikot salasanat ovat ykköskeino, jota verkkorikolliset käyttävät päästäkseen uhriensa tileille tai verkkoihin. He tekevät tämän joko arvaamalla salasanan tai murtamalla salasanan a isku brutaalilla voimalla.
Vahvojen salasanojen luomisen tulisi olla osa kyberturvallisuuskulttuuriasi. Sinun tulee kouluttaa tiimisi jäseniä vahvan ja turvallisen salasanan käytön tärkeydestä ja hyödyllisyydestä. Numeroiden, syntymäajan tai tapahtumien sijaan heidän tulisi valita tunnuslause.
Tontien salasanojen muistaminen voi olla väsyttävää ja johtaa siihen salasanan väsymys. Helpota tiimisi työtä ottamalla käyttöön tehokas salasananhallintatyökalu, joka huolehtii heidän salasanatarpeistaan.
7. Rajoita USB-laitteiden käyttöä
Suojaa arkaluontoiset tietosi ja työtiedostosi yleensä estä USB-laitteiden käyttö verkossa. Ja tämä johtuu siitä, että tietoja, tiedostoja ja tietoja on helppo siirtää pyyhkäisyllä USB- tai flash-asemien avulla.
Toinen syy, miksi USB-liitännät kannattaa kieltää organisaatiossasi, on estää virusten tai korruptoituneiden tiedostojen siirto verkkoosi. Sinulla ei ole aavistustakaan, missä nämä laitteet ovat olleet ja mitä ne ovat sopineet. Viruksen saastuttaman USB: n käyttäminen voi pilata tietosi kokonaan ilman mahdollisuutta tietojen palautus.
8. Valitse helppokäyttöinen tiedostonjakojärjestelmä
Vaikka uusimman tekniikan tai ohjelmiston käyttäminen tiedostojen jakamiseen organisaatiossasi saattaa tuntua hyvältä idealta, älä vaihda sitä yksinkertaisuuden vuoksi. Kehittyneestä tiedostonjakojärjestelmästä ei ole hyötyä, jos sinä ja tiimisi ette voi käyttää sitä ilman apua, ohjausta tai koulutusta.
Jos tiedostonjakojärjestelmää on vaikea käyttää, tietosi saattavat kadota siihen, etkä voi palauttaa niitä. On myös mahdollista, että vahingossa lähetetään arkaluontoisia tietoja väärille ihmisille yrittäessään navigoida järjestelmässä.
9. Käytä luotettavia VPN-verkkoja jakaessasi tiedostoja
Kanssa Virtual Private Network (VPN) -tekniikka, käyttäjät voivat lähettää ja vastaanottaa sisältöä jaettujen tai avointen Internet-yhteyksien kautta aivan kuin heidän laitteensa olisi yhdistetty yksityiseen verkkoon. Tästä hyötyvät aluetoimistot tai etätyöntekijät, jotka tarvitsevat etäpääsyn dataan ja tiedostoihin keskuspääkonttorin järjestelmästä tai tietokannasta.
On olemassa laajalle levinneitä, uskottavia VPN-verkkoja, kuten ExpressVPN, CyberGhost, Torguard VPN, NordVPN ja monia muita. Lisäksi, jos käytät tiedostojenjakoratkaisua tai palvelua, kuten DropBox, sinun ei tarvitse ostaa ulkoista VPN-palvelua, koska ne tarjoavat vaihtoehtoisen VPN-palvelun. Tämä tekee siitä kustannustehokkaan.
Toinen yksinkertainen mutta erittäin tehokas tiedostojen jakamisen suojauskäytäntö on aina tarkistaa linkit ennen kuin napsautat niitä. Niin yksinkertaiselta kuin tämä saattaakin näyttää, sen laiminlyöminen voi aiheuttaa valtavia tietojen menettämisen seurauksia.
Kehitä liiketoimintaetikettiä ja kouluta työtovereitasi ja työntekijöitäsi tämän yksinkertaisen liiketoiminnan tärkeydestä. Linkkien tarkempi tarkastus ennen niiden napsauttamista estää verkon kaappauksen ja hakkeroinnin. Usein hakkerit peittävät linkit epäilyttävillä linkeillä, jotka voivat välittömästi hallita yritystiedostojasi tai jopa kirjautumistietojasi.
Estä kyberhyökkäykset turvallisilla tiedostojenjakokäytännöillä
Tiedostojen jakaminen on väistämätöntä yhteistyölle. Niin kauan kuin kaksi tai useampi työskentelee yhdessä, heidän on jaettava tiedostoja, varsinkin kun ne ovat eri paikoissa. Heidän vastuullaan on kuitenkin suojata tiedostonsa.
Turvallisten tiedostojen jakamiskäytäntöjen kehittäminen on varma tapa välttää joutumasta liian innokkaiden kyberrikollisten uhriksi, jotka odottavat pienintäkään mahdollisuutta hyökätä.
