Useimmat ihmiset käyttävät taulukkolaskentaohjelmistoa tietojen keräämiseen tai tietojen esittämiseen kaavioiden ja kaavioiden avulla. Kuitenkin, kun ajatellaan laatikon ulkopuolella, Google Sheetsillä on useita käyttötarkoituksia. Yksi kätevimmistä vaihtoehtoisista käyttötavoista on aikataulun luominen.
Ja sinun ei tarvitse edes aloittaa tyhjästä. Mallikirjastossa on valmiiksi valmis taulukko. Lue, kun kerromme yksityiskohtaisesti, kuinka voit luoda ja muotoilla aikataulun oikein ja miksi sinun tulisi harkita taulukoiden käyttöä ajoituksessa.
Aikataulun luominen Google Sheetsissä
Vaikka voit luoda aikataulun tyhjästä Google Sheetsissa, suosittelemme mallin käyttöä, varsinkin jos sinulla on kiire etkä tarvitse paljon mukauttamista.
Voit etsiä valmiiksi rakennetun taulukon Google Sheetsin malligalleriasta. Aloita siirtymällä Google Sheetsiin ja luomalla tili. Jos sinulla on jo Google-tili, voit kirjautua sisään sen avulla. Tässä ovat vaiheet, joita sinun on noudatettava luodaksesi aikataulu Google Sheetsin malligallerian avulla:
- Siirry Google Sheetsin pääsivulle.
- Klikkaa Malli galleria hakupalkin alla. Tämä avaa uuden sivun, joka sisältää useita malleja, joista voit valita.
- Tulemme käyttämään Ajoittaa tämän opetusohjelman malli, joten napsauta sitä. Tämä avaa uuden laskentataulukon, jossa on jo käytetty malli.
Google Sheets -mallissa on jo rivit ja sarakkeet asetettu siten, että tuntijaot ovat koko päivän ajan. Voit asettaa viikon alkamispäivän solussa C2. Päivämäärä määritetään 3. riville automaattisesti riippuen solun C2 syötteestä. Neljännellä rivillä on kaava, joka muuttaa päivämäärän automaattisesti viikonpäiväksi.
Aikataulun alareunassa on muistiinpanoosio, johon voit jättää viestejä joukkueelle. Oikealla puolella on myös tehtävä-osio, jossa voit määrittää tiettyjä tehtäviä tiimillesi.
Ehdollisen muotoilun käyttö aikataulussasi
Voit käyttää laskentataulukon ehdollista muotoilua tarkistaaksesi, onko laskentataulukossa tietty sana. Määritetty toimenpide suoritetaan, jos tämä ehto täyttyy.
Esittelyä varten lisätään ehdollinen muotoilu tarkistaaksesi, onko solussa sana "kokous". Jos näin käy, solun pitäisi muuttua punaiseksi. Tässä ovat vaiheet, jotka sinun on noudatettava tehdäksesi tämän:
- Valitse laskentataulukosta alue, jossa haluat käyttää ehdollista muotoilua.
- Klikkaa Muoto näytön päätyökalurivillä.
- Siellä, napsauta Ehdollinen muotoilu. Tämä avaa sivupalkin näytön oikealle puolelle.
- Alue lisätään automaattisesti, jos valitset sen ensimmäisessä vaiheessa. Jos et, kirjoita alue kohtaan Käytä alueeseen tekstilaatikko.
- Vuonna Muotoile solut, jos -osiossa voit valita muotoilusäännöt. Valitsimme Teksti sisältää vaihtoehto ja lisäsi avainsanan "kokous".
- Valitse nyt tehosteet, joita käytetään solun sisältöön. Tässä tapauksessa valitsimme soluun käytettävän punaisen värin.
- Klikkaa Tehty tallentaaksesi muutokset.
Kuten näet, tehoste lisätään mihin tahansa soluun, joka sisältää määritetyn avainsanan. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, kun haluat värikoodata tulevia tehtäviä, kuten kokouksia ja määräaikoja. Voit myös lisätä useita sääntöjä, mikä tarkoittaa, että sinulla voi olla täysin värikoodattu aikataulu.
Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse värikoodata jokaista solua manuaalisesti aina, kun aikatauluasi muutetaan.
Sheetsissä aikataulun luomisen hyvät ja huonot puolet
Vaikka luomisessa on useita etuja tuottava työaikataulu Google Sheetsin kanssa se on kaukana täydellisestä. Keskustellaan Google Sheetsin aikataulun luomisen eduista ja haitoista:
Pro: Ilmainen käyttö
Vaikka markkinoilla on useita aikataulujen luontiohjelmistoja, suurin osa niistä on maksullisia. Toisaalta Google Sheets voi olla hyödyllinen aikataulua luotaessa, koska se on ilmainen yksityishenkilöille ja pienille yrityksille. Se on yksinkertainen tapa varmuuskopioi aikataulusi ilmaiseksi ilman manuaalisia tallennuksia.
Pro: Helppo jakaa
Parasta Google Sheetsin käyttämisessä muihin taulukkolaskentaohjelmiin verrattuna on, että sen avulla voit jakaa laskentataulukkosi vain muutamalla napsautuksella. Voit myös määrittää käyttöoikeudet niin, että vain harvat ihmiset voivat muokata laskentataulukkoa, kun taas muut voivat vain tarkastella sitä. Tästä voi olla suuri apu, jos tehdä etätyöaikataulu jakaaksesi yhteistyökumppaneidesi kanssa.
Con: Ei ilmoituksia käyttäjille, joilla ei ole muokkausoikeuksia
Google Sheetsin etuna on reaaliaikainen jakaminen, mikä tarkoittaa, että tiedostoon tehdyt muutokset näkevät katsojat reaaliajassa. Jos sinulla on kuitenkin vain katseluoikeudet, Sheets ei ilmoita sinulle laskentataulukkoon tehdyistä muutoksista.
Vain ihmiset, joilla on muokkausoikeudet, voivat ottaa sähköposti-ilmoitukset käyttöön. Voit käyttää lisäosia, jotka lähettävät push-ilmoituksia ongelman poistamiseksi, mutta se on kaukana ihanteellisesta.
Miinus: Automaation puute
Oman ohjelmiston käyttäminen aikataulun luomiseen ei edellytä kaikkien yksityiskohtien syöttämistä manuaalisesti. Muut osat päivitetään automaattisesti, jos muutat yhtä aikataulun osaa.
Edistyksellinen ohjelmisto ilmoittaa sinulle myös, jos siirryt yli laidan tai teet mahdollisen virheen. Jos olet asiantuntija, voit tehdä automatisoinnin Sheetsissä. Useimmilla ihmisillä ei kuitenkaan ole aikaa tai kehittynyttä teknistä tietämystä tämän tekemiseen.
Con: vie enemmän aikaa
Kun käytät laskentataulukkoa, sinun on syötettävä useimmat asiat manuaalisesti tai luotava avattavia luetteloita. Kehittyneet ohjelmistot säästävät paljon manuaalista muokkausta, koska niissä on vedä ja pudota -aikataulun rakentajia. He voivat myös lähettää automaattisia sähköposteja aina, kun aikataulu muuttuu.
Huono: Ei ole nykyaikaisia ominaisuuksia
Google Sheetsistä puuttuu ominaisuuksia, kuten GPS-seuranta, vuorojen vaihto ja voimanoton hallinta. Näitä ominaisuuksia ei tarvita, mutta ne voivat helpottaa elämääsi paljon tietyissä tilanteissa.
Suunnittele elämäsi tehokkaasti
Google Sheets on vain yksi monista tavoista aikatauluttaa elämäsi ja työsi. Vaikka siinä on muutamia haittoja, se, että se on ilmainen ja helppokäyttöinen, tekee siitä varteenotettavan vaihtoehdon, varsinkin kun yhdistät sen muihin Google Suite -sovelluksiin, kuten Google-kalenteriin.
