Kun yhä useammat organisaatiot ottavat käyttöön etätyön, ne tarvitsevat kaikki resurssit, joita he voivat kerätä tuottavien virtuaalisten kokousten järjestämiseen. Huolimatta markkinoilla olevista lukuisista virtuaalikokousohjelmistoista, jotkut yritystiimit eivät ole vielä löytäneet oikeita.
Microsoft Teams luo tasapuoliset toimintaedellytykset työryhmille, jotka voivat osallistua ja tehdä yhteistyötä virtuaalisesti ilman, että se rikkoo pankkia. Lue, kun keskustelemme siitä, kuinka voit parantaa tuottavuuttasi järjestelmän avulla.
1. Suunnittele kokous tarkasti
Ajoitus on ensimmäinen askel tapaamiseen Microsoft Teamsissa. Vaikka voit aloittaa kokouksen milloin tahansa, jos haluat muiden osallistuvan joukkoosi, sinun on ilmoitettava siitä heille etukäteen.
Kun määrität kokousta Microsoft Teamsissa, sinun tulee ottaa huomioon osallistujien aikavyöhykkeet. Jos olet isäntä, voit ajoittaa kokouksen aikavyöhykkeelläsi, jolloin osallistujien aikavyöhykkeet näkyvät automaattisesti heidän kojelaudoissaan.
Jos haluat lisätä kokouksen osallistumisprosenttia, ajoita se ajankohtaan, joka sopii useimmille osallistujille, ellei kaikille. Tapaamisen ajoittaminen parittomille tunteille voi estää tiimisi jäseniä saapumasta paikalle. Vaikka he ilmestyisivätkin, he eivät ehkä osallistu optimaalisesti, jos ajoitus on pois päältä.
2. Valitse moderaattori
Se, että isännöit kokousta Microsoft Teamsissa, ei tarkoita, että sinun on oltava kokouksen moderaattori. Yksi tapoja pitää etäryhmäkokous onnistuneesti on nimetä moderaattori, varsinkin jos sinulla on jo liikaa töitä.
Anna moderaattorillesi vastuu kokouksen asialistan ohjaamisesta ja osallistujien tehokkaasta sitouttamisesta. Moderaattorin tulee seurata tarkkaan osallistujien käyttäytymistä ja varmistaa, että kukaan ei häiritse kokouksen aikana. Anna moderaattorille riittävät käyttöoikeudet ja hallinta kokousasetuksiin, jotta he voivat tarvittaessa antaa komentoja.
3. Optimoi verkkokokemus
Verkkokokoukset ovat tuottavimpia oikeissa olosuhteissa. Ennen kuin aloitat kokouksen, etsi sopiva paikka ja istuma-asento. Varmista, että tietokoneesi kamera on hyvässä kunnossa, jotta kuvanlaatu on erinomainen. Sama koskee ääntä. Varaa mikrofoni, jolla on hyvä äänenlaatu. Testaa kamerasi ja mikrofonisi ennen kokouksen alkua, jotta vältyt ikäviltä yllätyksiltä.
Useimmat isännät haluavat istua mukavasti ja välittää viestinsä tyylikkäällä kuvauksella, kun taas toiset pitävät yhteyttä osallistujien kanssa jalustalla. Microsoft Teams tarjoaa useita mukautettuja taustoja verkkotilan kaunistamiseen.
4. Tee muistiinpanoja
Muistiinpanojen tekeminen on yksi niistä tapoja järjestää tuottava virtuaalinen kokous. Kun käsittelet paljon tietoa, sinulla on taipumus unohtaa joitakin olennaisia yksityiskohtia. Koska aivosi voivat säilyttää vain niin paljon, menetät tärkeitä tietoja, jos et tee muistiinpanoja. Siksi muistiinpanojen tekeminen on avainasemassa kokouksissa.
Et tarvitse kynää ja paperia muistiinpanojen tekemiseen, kun pidät kokouksen Microsoft Teamsissa. Työkalussa on muistilehtiö, johon voit kirjoittaa ja tallentaa kokouksen tietoja. Voit aina palata muistiinpanoihisi noutaaksesi kokouksen tärkeimmät esityslistat.
5. Mykistä ei-puhuvat osallistujat
Melu heikentää tuottavuutta työpaikalla. Jos et nappaa sitä heti alkuunsa, se voi haitata myös virtuaalikokoustasi. Vaikka yrität olla hiljaisessa paikassa kokouksen ajaksi, muut osallistujat eivät välttämättä tee samoin. Microsoft Teams auttaa sinua pääsemään eroon melusta mykistysominaisuuden avulla.
Kokouksen isäntänä voit mykistää paitsi itsesi myös muut kokouksen osallistujat Microsoft Teamsissa. Sääntönä on mykistää puhumattomat osallistujat aina. Tämä luo järjestystä ja tyylikkyyttä. Muut osallistujat ymmärtävät sanoman, jonka puhuva osallistuja välittää.
6. Käytä keskusteluikkunaa korostaaksesi
Virtuaalisten kokousten on oltava kiinnostavia, jotta osallistujat ovat kiinnostuneita. Ihmiset kyllästyvät helposti pitkiin keskusteluihin, joten sinun on käytettävä myös Microsoft Teamsin chat-ikkunaa pitääksesi heidän huomionsa.
Isäntänä voit luoda chat-ikkunan, jossa sinä ja muut osallistujat voitte kommentoida kokoukseen liittyviä asioita. Se on hyvä paikka kirjoittaa tärkeitä tietoja, jotka osallistujien tulisi olla tietoisia. Moderaattori voi myös pyytää osallistujia jättämään mahdolliset kysymykset chat-ikkunaan, jotta kaikki ymmärtävät kysymykset selkeästi.
7. Tallenna kokous
Yksi virtuaalisten kokousten isäntien virheistä on se, että he eivät pysty seuraamaan kaikkia toimintoja. Kun heidän täytyy palata johonkin aiheeseen, he eivät voi. Microsoft Teams on tehnyt tallennusprosessista helppoa ottamalla käyttöön tallennusominaisuuden, jonka avulla jokainen pienikin yksityiskohta on helppo ymmärtää.
Viittausten tekeminen on osa oppimisprosessia, ja jokaisen online-tapaamisen kirjaaminen on erittäin hyödyllistä. Kun tallennat kokouksesi Microsoft Teamsissa, sinulla on konkreettisia todisteita kokouksen tiedoista.
8. Sumenna taustasi
Aivan kuten meluisa ympäristö saattaa saada jonkun muun huomaamaan viestin, jonka puhuja välittää verkkokokouksessa, myös meluisa tausta voi aiheuttaa häiriötekijöitä. Esimerkiksi kaunis maalaus osallistujassa voi häiritä sinua siitä, mitä he sanovat. Saatat jopa unohtaa ajatuksesi.
Microsoft Teamsin avulla osallistujat voivat hämärtää taustansa, jotta he voivat keskittyä itseensä ja keskustelemaansa. Tämän ominaisuuden ansiosta sinun ei tarvitse huolehtia siitä, että sinulla on täydellinen tausta kokouksellesi.
9. Käytä valkotauluominaisuutta
Monet käyttäjät eivät hyödynnä Microsoft Teamsin valkotauluominaisuutta parhaalla mahdollisella tavalla. Se on online-kangas, jonka avulla voit tallentaa viestisi ja ideasi toiminnassa.
Microsoft Teams -taulu on kätevä, kun sinun täytyy selittää monimutkaisia ideoita tiimisi jäsenille kokouksen aikana. Se tarjoaa erilaisia luonnoselementtejä, joiden avulla voit ilmaista ajatuksesi selkeästi.
10. Aktivoi näytön jakaminen
Joskus ideoiden ja käsitteiden selittäminen tiimeille virtuaalisessa kokouksessa ei riitä. Sinun on näytettävä heille tiedot sellaisina kuin ne ovat tietokoneellasi. Microsoft Teams tekee tämän mahdolliseksi näytönjakoominaisuuden ansiosta.
Saat mahdollisuuden parantaa osallistujien sitoutumistasoa verkkokokouksessasi Microsoft Teamsin kanssa, kun aktivoit näytön jakamisen. Sen avulla voit näyttää muille ihmisille, mistä puhut ja miten se on järjestelmässäsi.
Tee virtuaalikokouksistasi kannattavia Microsoft Teamsin avulla
Virtuaalikokoukset ovat tulleet jäädäkseen. Työryhmät edistyvät suurilla harppauksilla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa syrjäisistä paikoistaan. Mutta jotta se tapahtuisi, sinun on oltava tarkoituksella hyödynnetty kokouksistasi mahdollisimman tehokkaasti hyödyntämällä Microsoft Teamsin monia ominaisuuksia.
Jos aiot isännöidä ihmisiä kokouksessa, tee siitä kannattava optimoimalla kokemus. Luo tilaa kaikille osallistua ja jakaa ideoita. Kun tiimisi jäsenet näkevät kokoustesi arvon, he ovat innokkaita liittymään mukaan aina, kun suunnittelet kokouksen.