Nykyään sähköpostit ovat välttämättömiä tuottavalle elämälle. Niiden avulla voit kommunikoida, rekisteröityä palveluihin, pitää tilit turvassa ja paljon muuta. Tämä tarkoittaa myös sitä, että postilaatikostasi voi tulla helposti ylikuormittava, mikä on ongelma, kun käytät sähköposteja työhön.
Gmailissa on erityisen paljon ominaisuuksia ja häiriötekijöitä, mutta on olemassa tapoja hallita tiliäsi ja itseäsi, jotta et joudu tekemään uudelleen moniajoja. Mahdollisuus keskittyä yhteen työhön kerrallaan on organisointi- ja kurinalaisuutta. Tutkitaan, mitä tämä tarkalleen tarkoittaa.
1. Järjestä sähköpostisi
Ensinnäkin voit napsauttaa tähti tai etiketti -kuvaketta minkä tahansa sähköpostin vieressä merkitäksesi sen tähdellä merkitty tai Tärkeä. Tämä lähettää sen vastaavaan kansioon sivupaneelissasi ja lisää samalla todennäköisyyttä, että Gmail ilmoittaa automaattisesti tärkeät sähköpostit tulevaisuudessa.
Voit mennä pidemmällekin värikoodattujen tarrojen luominen Gmailissa ja arkistoida sähköpostit loogisessa järjestyksessä sen sijaan, että joutuisit käymään läpi sekalaisia sähköposteja, joista osa kiinnostaa ja toiset roskapostia.
Joten kun uusi erä sähköposteja tulee, selaa ne läpi ja merkitse ne vastaavasti. Sitten voit esimerkiksi keskittyä sähköposteihin Tärkeä kansio ensin ja jätä ne, jotka merkitsit "Henkilökohtaisiksi" myöhempää käyttöä varten.
2. Käytä Torkku-ominaisuutta sähköposteissa, jotka voivat odottaa
Toinen työkalu, joka voi auttaa sinua priorisoimaan, mihin sähköposteihin sinun kannattaa keskittyä, on nimeltään Torkku.
Valitse sähköposti tai vie hiiri sen päälle, niin näet kellolta näyttävän kuvakkeen. Napsauta sitä ja voit valita sen pituuden Torkku.
Oli valintasi mikä tahansa, sähköposti katoaa postilaatikostasi ja tulee takaisin sovittuna aikana. Voit käyttää sitä ennen sitä kuitenkin avaamalla Torkutettu kansio.
3. Muuta Saapuneet-kansion tyyppiä
On monia tapoja muokata Gmail-hallintapaneelia niin, että se estää sinua tekemästä moniajoa. Sinun Pika-asetukset tarjoavat erittäin helpon ja kätevän menetelmän.
Klikkaa vaihde -kuvaketta sivun yläreunassa avataksesi asetukset valikosta. Etsi Saapuneet-kansion tyyppi -osio ja katso vaihtoehtojasi:
- Oletus
- Tärkeää ensin
- Lukematon ensin
- Ensin tähdellä
- Tärkeät postit
- Useita postilaatikoita
Jokainen tyyppi rakentaa postilaatikkosi eri tavalla. Löydät tämän ominaisuuden myös täältä Pika-asetukset > Näytä kaikki asetukset > Saapuneet.
Voit muokata Gmailin asettelua lisää yhdistämällä tuottavimman asettelun suodattimet, jotka lajittelevat Gmail-postilaatikkosi. Huolellisella suunnittelulla voit varmistaa, että huomiosi kohdistuu aina sinulle tärkeimpiin sähköposteihin.
4. Muuta Saapuneet-kansiosi tiheyttä
Tee postilaatikostasi mahdollisimman helppoa silmille, ja tärkeiden sähköpostien havaitseminen on helpompaa. Et myöskään väsy liian nopeasti Gmailin parissa työskentelemisen aikana.
Toinen ominaisuus sinun Pika-asetukset voi auttaa sinua saavuttamaan tämän. Alla Tiheys, on kolme vaihtoehtoa sille, kuinka lähellä sähköpostisi tulisi olla:
- Oletus
- Mukava
- Kompakti
Katso, kumman avulla voit selata postilaatikkoasi nopeasti ja helposti.
5. Muuta Gmail-tilisi sivun enimmäiskokoa
Gmail antaa sinulle paremman hallinnan postilaatikkosi asettelulle, mukaan lukien kuinka monta sähköpostiviestiä sivulla tulisi näkyä. Löydät tämän ominaisuuden siirtymällä osoitteeseen Pika-asetukset > Näytä kaikki asetukset > Yleiset.
Tämä välilehti on sinun Sivun enimmäiskoko -osio, jossa voit valita kullakin sivulla näytettävien keskustelujen määrän. Esiasetetut vaihtoehdot vaihtelevat välillä 10–100, joten voit todella levittää sähköpostisi tai niputtaa ne yhteen.
Päätä, mikä asettelu auttaa sinua keskittymään tehtäviin eniten, samalla kun käytät suodatustyökalujasi hyvään käyttöön.
6. Jaa lukuruutusi
Voit lopettaa moniajon ja kiinnittää huomiosi yhteen sähköpostiin kerrallaan toisella Gmail-toiminnolla. Sähköpostisi yläpuolella on Vaihda jaetun ruudun tila kuvake.
Jos napsautat sitä, kun kojelautasi on jakamattomassa vakiomuodossa, Pystysuuntainen jako aktivoituu, mikä tarkoittaa, että sähköpostisi saavat viereen paneelin, joka näyttää jokaisen valitsemasi keskustelun sisällön. Näin näet, mitä sähköpostisi sisältää ilman, että sinun tarvitsee avata niitä kokonaan. Tämän jälkeen pääset postilaatikkosi läpi nopeammin.
Jos napsautat vieressä olevaa nuolta Vaihda jaetun ruudun tila -kuvaketta, löydät sen Vaakasuora jako vaihtoehto myös.
Kaikki tämä on myös saatavilla Pika-asetukset > Näytä kaikki asetukset > Saapuneet.
Mutta voit tehdä paljon muuta muokkaamalla Gmail-asetuksiasi, kuten toistuvan lomavastaavan perustaminen. Tutki, mitä muuta voi hyötyä monotehtävästäsi.
7. Aloita uusien sähköpostien lukeminen alhaalta
Kun kyse on henkilökohtaisista tavoista, jotka voivat ohjata sinut pois moniajosta, yksi varma tapa on lukea sähköpostisi tarkoituksella tai loogisessa järjestyksessä.
Esimerkiksi tavallisessa sähköpostiluettelossa uusimmat ovat ylimpänä, joten on järkevää aloittaa lukemattomien keskustelujen alhaalta ja käsitellä vanhimpia ensin.
Heillä voi olla määräaikoja tai tärkeitä tietoja, jotka liittyvät myöhempien sähköpostien suhteen. Jos haluat vain olla varmuuden vuoksi ja pysyä keskittyneenä, nosta sähköpostisi tasoa.
8. Tyhjennä ensin helpoimmat sähköpostit
Gmailin jaetun paneelin avulla voit nopeasti tunnistaa sähköpostit, jotka eivät kiinnosta sinua tai jotka voidaan käsitellä nopeasti. Käy postilaatikkosi läpi ja suorita ensin helpoimmat tehtävät ja poista ne tieltä. Sitten voit priorisoida monimutkaisemmat sähköpostit.
Se on yksinkertainen strategia, mutta se tyhjentää postilaatikkosi nopeasti ja rakentavasti ilman, että sinua kuormitetaan.
Gmail-tililläsi on sisäänrakennettu kaksi hyödyllistä ominaisuutta tehtävien asettamiseen ja muistiinpanojen tekemiseen.
Aloitetaan Google Tasks, merkitty tarkistaa -kuvaketta sivupalkissasi. Napsauta sitä ja sitten Lisää tehtävä, jos sinulla ei vielä ole niitä. Voit antaa jokaiselle tehtävälle otsikon, kuvauksen, päivämäärän ja alatehtävän. Koristele niitä niin paljon kuin on tarpeen pitääksesi itsesi järjestyksessä.
Suoraan yläpuolella Tehtävät On Google Keepinhehkulamppu -kuvaketta, joka avaa paneelin, jossa näkyvät kaikki olemassa olevat Keep-merkinnät Ottaa muistiin -painiketta. Käytä sitä esimerkiksi kirjoittaessasi itsellesi muistiinpanoja tietyn asiakkaan sähköposteista tai vietäksesi minuutteja Google Meet -istuntojen aikana.
Molemmat työkalut voivat muistuttaa sinua tärkeistä tehtävistä, jotka sinun on suoritettava, ja samalla ne tarjoavat tapoja olla tuottavampia jokaisessa keskittymässäsi tehtävässä.
10. Käytä selainlaajennuksia
Jos pidät kätevien työkalujen tuesta, tutustu selaimen lisäosiin, jotka lisäävät tehokkuuttasi jäsentämällä työnkulkusi tai jakamalla sen osiin, joita voit käsitellä helpommin.
Tutustua kuinka Todoist voi parantaa tuottavuuttasiesimerkiksi älykkään tehtävienhallinnan ansiosta. Voit synkronoida sen Gmail-tilisi kanssa ja virtaviivaistaa jokaista tärkeää työtä.
Sitten sinulla on Lajittele Gmail-postilaatikko, laajennus, joka lisää suodattimia Gmailin vakioasetuksiin. Voit lajitella sähköpostisi yhteystietojen, yritysten, liitteiden ja muiden mukaan.
Jos käytät Google Sheetsia sähköpostien kanssa, harkitse Rivin korostus, joka tekee juuri sen, mitä nimi ehdottaa: se korostaa laskentataulukoiden rivit, jotta voit lukea niitä nopeammin.
Jopa jotain sellaista Monotab voi olla korvaamaton online-työntekijöille. Se on laajennus, joka tallentaa linkit yhdelle välilehdelle, jotta et päädy useisiin auki ja hidastaa selaintasi.
Viime kädessä tarvitset organisaatiotyökaluja sekä kurinalaisuutta, jotta keskittymiskykysi ei hajoa useisiin eri suuntiin ja sotkee tuottavuuttasi.
Yllä olevat vinkit ja työkalut voivat laittaa sähköpostisi ja kaiken muun Gmailissa tekemäsi työsi loogiseen ja jopa miellyttävään järjestykseen. Pystyt omistautumaan haluamillesi tehtäville ja lopettamaan poikkeamisen.
Kuten jo mainittiin, itsehillinnälläsi on suuri osa monien tekemisen estämisessä, mutta paljon digitaalista tukea on myös paljon. Joten tarkista, mitä muuta Google voi tarjota alustoillaan Gmail-tilistäsi Chrome-selaimeen.
