On vaikea selvittää, milloin useat osapuolet ovat yhtä aikaa vapaana kokoukseen, joko online- tai offline-tilassa. Näiden kokousaikataulusovellusten avulla on helppo löytää yhteinen aika tai jakaa vapaat ajat muiden sopiakseen.

Nykyään useimmat yritykset käytä Calendlya kokousten ajoittamiseen, jossa on linkkejä, joissa jokainen antaa haluamansa aikavälin. Mutta vaikka se sopii yrityksille, yksityishenkilöt ja pienet tiimit eivät halua maksaa tällaisesta ominaisuudesta. Onneksi Calendlylle on olemassa erinomaisia ​​ilmaisia ​​vaihtoehtoja, joiden avulla voit löytää parhaan mahdollisen ajan tapaamiseen kaikille.

1. ZCal (Web): Paras 100 % ilmainen Calendly-vaihtoehto

ZCalin tehtävänä näyttää olevan saada Calendly pois toiminnasta, koska se tarjoaa Calendlyn tärkeimmät ominaisuudet ilmaiseksi. Valmistajat ovat myös nimenomaisesti sanoneet, että se pysyy 100% ilmaisena ikuisesti, eivätkä he näytä mainoksia.

Sovellus toimii sekä Google-kalenterin että Outlook-kalenterin kanssa ja tuo aikataulusi useista kalentereista. Kun luot ZCal-kutsun, voit lisätä nimen, sijainnin (tai videoneuvottelulinkin), kuvauksen, kansikuvan ja tervetulovideon.

Voit tehdä rajattomasti 1-on-1-kutsuja, ryhmäkutsuja tai kokouskyselyitä. Kokousäänestyksellä saat selville, milloin kaikki ovat vapaita, pyytämällä heitä äänestämään aikaväleistä. Aseta käytettävissä oleva ajanjakso ja valitse sinulle sopivat puolen tunnin välein. Kun kaikki ovat äänestäneet, saat yksinkertaisen analyysin eniten äänestäneistä aikaväleistä, jotta voit korjata kokouksen.

ZCal antaa sinulle myös henkilökohtaisen profiilin luomisen yhteydessä, jossa on bio-kuvaus ja linkit LinkedIniin ja Twitteriin. Ajatuksena on tehdä siitä henkilökohtaisempi. Tämä on myös tervetulovideon, lyhyen viestin, jonka nauhoitat ZCaliin, takana ajatus houkutellaksesi osallistujia liittymään kokoukseen.

2. ZenCal (Web): Paras kokoussovellus yksityishenkilöille aikataulujensa jakamiseen

Jos olet henkilö, joka myy kursseja tai konsultti, joka myy tuntikohtaisia ​​istuntoja, tarvitset online-sivun, jossa asiakkaat voivat nähdä tavoitettavuussi ja valita tapaamisajan. ZenCal on tähän paras ilmainen sovellus, jossa on joukko tehokkaita ominaisuuksia. Ja kuten ZCal, ZenCalin valmistajat huomauttavat, että se on ikuisesti ilmainen yksilöille ja pienille ryhmille.

Kun rekisteröidyt ZenCaliin, voit tuoda rajattomasti kalentereita Google-kalenterista ja Outlookista ja luoda yleiskalenterin ZenCalissa. Voit myös asettaa säännölliset työajat, jotta asiakkaat tietävät käytettävissä olevat aikataulusi. Jos ajoitat tapahtuman muissa kalentereissasi työaikana, ZenCal ilmoittaa sinulle päivityksestä, jotta voit estää kyseisen paikan.

Lopulta saat ammattimaisen näköisen sivun, jossa asiakkaat voivat lukea lyhyen profiilin sinusta, kuvauksen tarjoamastasi istunnosta tai tapaamisesta ja varata ajan. ZenCal tarjoaa monia edistyneitä ominaisuuksia, kuten Stripen maksuintegroinnin, sähköposti- ja tekstimuistutukset ja paljon muuta.

Tämän lisäksi ZenCal toimii myös loistavana työkaluna yhteisten kokouspaikkojen löytämiseen tiimisi kanssa. Voit lisätä useita tiimitovereiden kalentereita, tarkastella kalenterin peittokuvia nopeaa aikataulua varten sekä siirtää ja ajoittaa kokouksia.

3. StrawPoll (Web): Tee nopeasti yksityiskohtainen kysely halutuista ajoista

StrawPoll on rekisteröitymätön maksu useisiin kyselyihin, mutta valmistajat ylpeilevät erityisesti kyvystään ajoittaa kokoukset nopeasti ja tehokkaasti. Testeissämme StrawPoll toimi saumattomasti, joten se saa peukkua nopeana online-kokouksen ajoittajana, etenkin suurelle ihmisjoukolle.

Napsauta "Ajoita kokous" -vaihtoehtoa StrawPollissa, ja olet valmis aloittamaan. Lisää kokouksen otsikko, valinnainen sijainti ja kuvaus. Lisäasetuksissa voit tehdä kyselystä yksityisen niille, joilla on suora linkki, sallia useita vaihtoehtoja osallistujien (ja rajoittaa myös vaihtoehtojen määrää), salli "tarvittaessa" vastaukset ja piilota osallistujat jokaiselta muu. Voit myös asettaa päättymispäivän ja valita, kuka saa tarvittaessa muokata ääniä.

Valitse sitten päivämäärä ja aseta kullekin useita aikaväliä. StrawPollissa on kätevä malli, jonka avulla voit täyttää useita paikkoja yhdellä napsautuksella. Jaa lopuksi linkki osallistujille tai luo QR-koodi, jos haluat tulostaa tulosteen yhteiselle alueelle.

Lopputulos on helppo tulkita kenelle tahansa ja näyttää tulokset yksinkertaisessa taulukossa. Voit nähdä a StrawPollsin demo henkilökunta valitsee, milloin juhlitaan. Mielestämme se on yksi niistä parhaat sivustot online-kyselyjen tekemiseen.

4. Ralli (Web): Paras mobiiliystävällisten kokouskyselyiden luoja

Kaikista yllä luetelluista kokousaikataulusovelluksista ja useista muista, joita kokeilimme, Rallly oli vaikuttavin käytettäväksi puhelimissa sekä luojana että vastaanottajana. Tämän lisäksi Rally on avoimen lähdekoodin, ilmainen ja ilman mainoksia. Jos olet huolissasi yksityisyydestä, voit käyttää sitä myös palvelimellasi.

Sovellus ei vaadi rekisteröitymistä aloittaaksesi, joten voit luoda uuden tapahtuman nopeasti. Lisää tiedot, kuten kokouksen nimi, sijainti ja kuvaus, ja valitse sitten päivämäärät. Voit myös lisätä aikavälit kyseisille päivämäärille, jos haluat (paras käyttää viikkonäkymässä) tai säilyttää ne koko päivän (paras käyttää kuukausinäkymässä). Lisää nimesi ja sähköpostiosoitteesi saadaksesi järjestelmänvalvojan kirjautumistiedot sähköpostiisi, ja olet valmis jakamaan linkin muiden kanssa.

Vastaanottajat saavat kolme vastausvaihtoehtoa: Kyllä (vihreä), Tarvittaessa (keltainen) ja Ei (harmaa). Kun kaikki ovat vastanneet, näet tulokset yksinkertaisessa taulukossa. Osallistujat voivat myös kommentoida kyselyäsi ja lisätä nimensä, jotta voit tunnistaa heidät. Mutta jälleen kerran, tämä ei vaadi rekisteröitymistä.

Rally antaa myös järjestelmänvalvojan tai tekijän muuttaa kyselyä puolivälissä. Voit päivittää kyselyyn uusilla tiedoilla tai vaihtoehdoilla, jotta ihmiset voivat äänestää uudelleen ja tehdä päätökset ilman uutta linkkiä. Ja hienosti sovelluksen avulla voit viedä kaikki tietosi CSV-tiedostona, jotta voit purkaa numeroita laskentataulukossa, jos sinulla on useita osallistujia vastaamassa.

Jos kalenterisi on Google-kalenteri ja postilaatikkosi on Gmail, voit pysyä Googlen ekosysteemissä tämän kätevän työkalun avulla löytääksesi parhaat kokousajat. Gmailin kokousaikataulu muodostaa yhteyden Google-kalenterisi, joten voit jakaa käytettävissä olevat ajat Gmailin kirjoitusruudusta.

Kun olet asentanut laajennuksen, ensimmäinen asia on määrittää yleiset saatavuusajat, jotka ovat oletusasetukset kaikille kutsuille. Näet ponnahdusikkunan, jossa voit määrittää tiedot, kun napsautat Kokousaikataulu-painiketta. Sitten voit lisätä kokouksen nimen, paikan (linkki painikkeena), keston ja jopa GIF-tiedoston. Lista saatavuuspäiväsi viimeisessä vaiheessa.

Gmailin kokousaikataulu tarkistaa päivämäärät, tavoitettavuusajat ja kalenterisi aikataulun luodakseen luettelon aikaväleistä, joissa olet tavoitettavissa. Sitten kun vastaanottaja saa sähköpostisi, hän voi napsauttaa linkkiä siirtyäkseen sivulle, joka näyttää nämä käytettävissä olevat paikat. Kun he ovat valinneet haluamansa ajan, kokous ajoitetaan automaattisesti Google-kalenterissasi, ja sinä ja vastaanottaja vahvistetaan osallistujiksi. Se on kätevää ja nopeaa!

Nyt sinun pitäisi tietää, että jotkut parhaat Gmail-laajennukset tarjoavat tämän ominaisuuden parannetuissa sviiteissään. Mutta yleisesti ottaen tämä vaatii maksullisen tilauksen tehokkaille Gmail-lisäosille, tai saat laajennuksia, jotka tekevät monia muita asioita, joita et halua. Meeting Scheduler for Gmail tekee juuri tämän, on täysin ilmainen, ja sitä tukee riittävän suuri kehittäjä pysyäkseen aktiivisena pitkään.

Ladata: Gmailin kokousaikataulu Kromi (Vapaa)

Ajattele vastaanottajia, älä itseäsi

Toivottavasti on niin monia eri tapoja löytää yhteinen aika, joka sopii kaikille, joten sinun pitäisi toivottavasti olla helpompi järjestää kokous, johon kaikki osallistuvat. Mutta kaikkien näiden työkalujen avulla voit kysyä itseltäsi, kumpaa vastaanottajasi pitävät parhaiten käytettävänä.

Jotkut ihmiset eivät ole taipuvaisia ​​rekisteröitymään palveluihin vain klikatakseen käytettävissä olevia paikkoja. Toiset elävät kalentereidensa mukaan, joten he arvostavat sovelluksen lisäominaisuuksia. Joten on yhtä tärkeää tietää vastaanottajan tarpeet, kun valitset sinulle oikean sovelluksen.