Tiedostojen jakaminen on yleinen käytäntö ryhmätyössä. Mutta se on haitallista, kun jakamasi tiedostot ovat hajanaisia ja roskaavat järjestelmän. On vain niin paljon työtä, mitä voit tehdä sotkun keskellä.
Jaettujen tiedostojen järjestäminen on avainasemassa työnkulun virtaviivaistamisessa. Jos et tee tätä, voit menettää tärkeitä tiedostoja tai sekoittaa ne työn aikana. Katso tehokkaita tapoja järjestää jaetut tiedostot tuottavuuden lisäämiseksi.
1. Tarkista olemassa olevat tiedostot
Olemassa olevien tiedostojen säännöllinen tarkistaminen on välttämätöntä, jotta järjestelmäsi pysyy hyvin järjestettynä. On suuri mahdollisuus, että järjestelmässäsi on tiedostoja, joita et enää käytä tai tarvitse. Nämä tiedostot voivat jäädä sinne ja viedä tilaa tietämättäsi.
Varaa aina aikaa tiedostojesi tarkistamiseen, jotta voit poistaa tarpeettomat tiedostot ja päivittää vanhentuneet tiedostot saadaksesi niistä parhaan hyödyn. Pelkästään tiedostojen tarkistaminen voi olla vaikeaa pysyä ajan tasalla. Kouluta ja opeta tiimisi jäseniä tai työntekijöitä olemassa olevien tiedostojen tarkistamisen tärkeydestä. Tämä yksinkertainen tehtävä luo puhtaan työtilan tehokkuuden parantamiseksi.
2. Luo ja nimeä kansiosi yksityiskohtaisesti
Mikään ei ole hämmentävämpää kuin se, että joudut viettämään suurimman osan työajasta etsimään tiedostoja järjestelmästäsi. Säästä itsesi vaivalta luomalla tiedostoillesi erilaisia kansioita niiden luokkien mukaan.
Masterointi kuinka järjestää kansiosi yksityiskohtaisesti säästää aikaa ja lisää tuottavuutta. Voit nopeasti selata tiedostojasi tai kansioita avaamatta niitä tunnistaaksesi tai käyttääksesi niitä. Samoin kansioiden luominen ja nimeäminen auttaa tiimisi jäseniä tunnistamaan, mitkä tiedostot kuuluvat heille pääsyä varten ja mitkä sisältävät arkaluonteisia tietoja.
Kun annat kansiollesi nimeä, yritä mahdollisimman paljon välttää pitkien ja monimutkaisten nimien käyttöä, koska niitä on vaikea muistaa. Vältä myös erikoismerkkien ja symbolien käyttöä, koska ne eivät vain näy, vaan ne ovat myös merkityksettömiä. Lopuksi, jos sinun on käytettävä välilyöntejä sanojen erottamiseen, käytä sen sijaan alaviivoja tai väliviivoja.
3. Rajoita kansioitasi
Vaikka kansioiden luominen ja nimeäminen on hyvä käytäntö jaettujen tiedostojen järjestämisessä, älä liioittele sitä. Yksi kansio jokaista tiedostoa varten luo sotkua. Sinulla on liian monta tiedostoa järjestelmissäsi, ja se voi olla ylivoimaista.
Joten sen sijaan, että luot kansion jokaiselle tiedostolle, yhdistä tiedosto kansioon, jolla on samanlainen sisältö. Tiedät tarkalleen, mistä etsiä, kun etsit samaan kategoriaan kuuluvia tiedostoja.
4. Ohita paikallinen varastointi
Paikallinen tallennus oli aiemmin tärkeä asia, mutta digitalisoinnin myötä on olemassa käyttökelpoisempia vaihtoehtoja. Joten jos käytät edelleen paikallista tallennustilaa tiedostojesi tallentamiseen, olet jumissa menneisyydessä. Sen lisäksi, että paikallinen tallennustila on kallista ylläpitää suuremman kaistanleveyden ostamisen vuoksi, se aiheuttaa turvallisuusriskin. Jos joku peukaloi tallennuslaitettasi, voit menettää kaikki siinä olevat tiedot.
Joten valitse paikallisen tallennustilan sijaan pilvitallennus. Pilvitallennustilan avulla voit käyttää tiedostojasi etänä, sinulla on enemmän tallennustilaa ja parantaa suojausta. Tutustu halvimmat pilvitallennuspalveluntarjoajat säästääkseen kustannuksia.
5. Ota käyttöön ohjelmisto versionhallinnan avulla
On suuri mahdollisuus, että joudut muokkaamaan tiedostojasi niiden luomisen jälkeen. Versionhallinta auttaa sinua seuraamaan tiedostoon tai tiedostokokoelmaan tehtyjä muutoksia. Muutosten manuaalinen seuraaminen on pelottavaa ja saattaa hämmentää sinua.
Aivan kuten voit käyttää versionhallintasovelluksia tuottavuuden parantamiseksi, voit käyttää tiedostojen järjestämisohjelmistoa versionhallinnan kanssa seurataksesi tiedostoon tekemiäsi muutoksia, jotta et sekoita niitä.
Versionhallintajärjestelmän tehtävänä on pitää kaikki tiimin jäsenet samalla sivulla. Mikä tärkeintä, se varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet tekevät yhteistyötä ja työskentelevät saman projektin parissa samalla, kun he kaikki käyttävät tiedoston uusinta versiota.
6. Luo pikakuvakkeita ja suosikkeja
Jos sinulla on budjetti tai tarvitset nopeaa toimintaa, on parasta luoda pikakuvakkeita ja suosikkeja. Pikakuvake on viittaus kiintolevytiedostoon. Ohjelma, tiedosto tai kansio voidaan määrittää sen osoittimella.
Koska se sisältää tietoja alkuperäisen tiedoston sijainnista, pikakuvake on pieni tiedosto, joka käyttää hyvin vähän tallennustilaa. Kaksoiskappale ei täsmälleen vastaa alkuperäistä tiedostoa. Alkuperäinen tiedosto on siis edelleen ehjä, kun poistat pikakuvakkeen.
Pikanäppäinten avulla voit sijoittaa useimmin käytetyt ohjelmat ja kansion pikakuvakkeet helposti saavutettaviin paikkoihin, kuten työkojelautaan tai pikakäynnistyspalkkiin.
7. Esiluo kansiomalleja
Toinen tapa järjestää jaetut tiedostot on luoda valmiiksi väliaikainen malli. Voit luoda valmiiksi kansiomalleja, jos et ole varma, mitä mallia haluat käyttää tällä hetkellä.
Kansiomallin esiluominen auttaa sinua säilyttämään joitain tiedostoja kansiossa sen sijaan, että jättäisit niitä mihinkään järjestelmääsi. Se myös estää avaruuden sienikasvua. Jos päätät vihdoin kantasi noihin valmiiksi luotuihin kansioihin, voit siirtää ne pysyvään tallennustilaan tai olla siirtämättä niitä.
8. Hyödynnä automatisoitua järjestämisohjelmistoa
Yksi tehokkaimmista tavoista järjestää jaetut tiedostot on sisällyttää järjestelmääsi automaattinen järjestämisohjelmisto. Tiedostojen järjestäminen manuaalisesti ei ole vain työlästä, vaan myös aikaa vievää. Eri tiedostojen siirtäminen tiettyihin paikkoihin vaatii huomiota yksityiskohtiin.
Silti asioilla on taipumus luisua halkeamien läpi. Mutta se on erilainen pallopeli, kun automatisoit prosessin järjestämisohjelmistolla. Tehokas järjestelyohjelmisto sijoittaa jaetut tiedostot oikeisiin paikkoihin ilman valvontaa tai vain vähän. Sinulla ja tiimilläsi on enemmän aikaa keskittyä tärkeämpiin tehtäviin tuottavuuden lisäämiseksi.
9. Poista vanhentuneet tiedostot
Vanhentuneista tiedostoista ei ole sinulle hyötyä. Ellet aio päivittää niitä, niillä ei ole liiketoimintaa järjestelmässäsi. Jos arvioit tiedostojasi, saatat huomata, että tiedostot, joita et enää käytä, vievät paljon tallennustilaa. Niiden poistaminen antaisi sinulle enemmän tilaa asiaankuuluvien tiedostojen luomiseen ja tallentamiseen.
Myös vanhentuneiden tiedostojen jättäminen järjestelmätiedostoihin voi vahingossa sulautua uudempiin tai nykyisiin tiedostoihin, mikä aiheuttaa sekaannusta. Tämä skenaario voi tapahtua, kun nämä tiedostot ovat uusien tai kokemattomien työntekijöiden käsissä. Tämän prosessin automatisoimiseksi voit valita tiedostojen poistoohjelmiston, kuten PrivaZer, Tiedostosilppuri, ja Glary Utilities, muiden joukossa.
Jaettujen tiedostojen järjestäminen tuottavuuden lisäämiseksi
Puhdas työtila lisää tuottavuutta. Pääset helposti käsiksi mihin tahansa tarvitsemaasi asiakirjaan ja siirrät asioita ilman esteitä. Jaettujen tiedostojesi järjestäminen ei vain lisää tuottavuuttasi, vaan tekee sinusta myös tehokkaamman, koska keskityt enemmän käsillä oleviin tehtäviin.
Mielenkiintoista, sinun ei tarvitse tehdä kaikkea itse. Voit hyödyntää automaattisia työkaluja nostamiseen ja asettamiseen, jotta voit tehdä muita huomiota vaativia tehtäviä.