Olitpa kokousten fani tai et, et voi kiistää, kuinka tärkeitä ne ovat joukkueen menestykselle. Kokousten pitäminen pitää johtajat ajan tasalla alaistensa edistymisestä ja kamppailuista ja auttaa tiimin jäseniä tuntemaan olonsa osallisiksi ja kuulluiksi.
Yksi parhaista työkaluista tapaamisten ajoittamiseen on Microsoft Teams. Tässä viestissä kerromme, kuinka voit tehdä sen käyttämällä Microsoft Teamsin työpöytä-/verkko- ja mobiilisovelluksia.
Tapaamisen ajoittaminen Microsoft Teamsissa työpöydällä tai verkkosovelluksessa
Ennen kuin aloitat sen, varmista ennen kaikkea, että olet valmis Microsoft Teamsin asentaminen Windows 10:een/11 tai Mac-laitteellasi. Voit myös kirjautua Teams-verkkosovellukseen selaimestasi. Kun olet valmis, ajoita kokous tietokoneeltasi jollakin kolmesta menetelmästä.
Kalenterin kautta
Siirry sovelluksen vasemmasta paneelista kohtaan Kalenteri. Valitse Uusi kokous -painiketta, joka sijaitsee oikeassa yläkulmassa. Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa mitä tahansa päivämäärää ja aikaa kalenterissasi. Tämä avaa Uusi kokous -lomakkeen. Täytä tarvittavat kohdat:
- Kokouksen otsikko
- Pakolliset osallistujat
- Päivämäärä ja aika (napsauttamalla päivämäärää ja kellonaikaa kalenterissa esitäyttää nämä tiedot)
Voit myös lisätä kokouksesta lisätietoja sivun alareunassa olevaan muokkausruutuun. Kun olet valmis, valitse yksinkertaisesti Tallentaa -painiketta oikeassa yläkulmassa. Osallistujasi saavat automaattisesti sähköpostin suunnitellusta kokouksesta.
Kanavan kautta
Jos käytät maksullista tilausta Teamsissa, voit ajoittaa kokouksen kanavalta, johon kuulut. Näin kaikki kanavan jäsenet pääsevät kokoukseen ja osallistuvat siihen. Voit tehdä tämän noudattamalla alla olevia ohjeita:
- Siirry kohtaan Joukkueet -välilehti vasemmassa paneelissa.
- Valitse, mille tiimille haluat ajoittaa kokouksen.
- Mene tiimisi sisällä osoitteeseen Kenraali kanava tai jos sinulla on useita kanavia, valitse yksi.
- Napsauta avattavan valikon nuolta oikeassa yläkulmassa vieressä Tavata -painiketta.
- Valita Sopia kokouksen ajankohta.
- Täytä vaaditut tiedot Uusi kokous -lomakkeeseen.
- Osuma Lähettää.
Chat-keskustelun kautta
Jos haluat ajoittaa kahdenkeskisen tapaamisen, voit tehdä sen chatista. Mene vain chat-ruutuun ja napsauta keskustelua, jonka kanssa haluat järjestää kokouksen. Valitse sitten Ajoita kokouskuvake viestin tekstikentän alla. Tämä avaa uuden kokouksen lomakkeen, jossa vaaditut osallistujat on esitäytetty.
Huomaa, että tämä menetelmä toimii vain maksullisessa tilauksessa ja organisaatiosi sisällä. Kun olet varannut kokouksesi, voit sitten Liity Microsoft Teams -kokoukseen puhelimen tai työpöydän kautta asetettuna päivänä.
Tapaamisen ajoittaminen Microsoft Teams Mobile -sovelluksessa
Käytätpä Teamsin ilmaista tai maksullista versiota, voit ajoittaa kokouksen mobiilisovelluksellasi Android tai iOS laite. Tässä on ohjeet sen tekemiseen:
- Käynnistä sovellus ja siirry kohtaan Kalenteri -välilehti näytön alareunassa.
- Valitse + kuvake avataksesi Uusi kokous -lomakkeen.
- Luo kokouksellesi otsikko.
- Näpäytä Lisää osallistujia lisätäksesi tarvittavat osallistujat.
- Aseta päivämäärä ja aika.
- (Valinnainen) Kirjoita kokouksen paikka Sijainti-tekstikenttään ja muita lisätietoja Kuvaustekstikenttään.
- Napauta valintamerkki oikeassa yläkulmassa lopettaaksesi.
Voinko kutsua ulkopuolisia osallistujia Teams-kokoukseen?
Lyhyt vastaus on kyllä, organisaatiosi ulkopuolisia ihmisiä voidaan kutsua Microsoft Teams -kokoukseen. Sinun tarvitsee vain lisätä heidän sähköpostiosoitteensa osallistujaluetteloon, niin he saavat sähköpostin kokouksen yksityiskohdista.
Helppo tapa koota tiimisi
Kokouksen ajoittaminen on vain yksi Microsoft Teamsin monista toiminnoista. Se on kätevä sovellus, jolla voit pitää yhteyttä työtovereihisi, jakaa tiedostoja heidän kanssaan ja luoda ryhmiä. Etätyön yleistyessä Microsoft Teams on yksi tärkeimmistä käytettävissä olevista työkaluista.