Aika-arvioinnissa ja freelance-projektinhallinnassa tärkeintä on työtuntien tarkka seuranta. On tärkeää, että tunnet projektisi hyvin, jotta voit luotettavasti antaa asiakkaillesi realistisen arvion siitä, kuinka kauan tietty tehtävä kestää.

Loppujen lopuksi et halua löytää itsesi yli- tai aliveloittamisesta asiakkaitasi. Katsotaanpa joitain vihjeitä, jotka sinun tulee pitää mielessä tehdessäsi niin.

1. Määritä projektisi laajuus

Ensimmäinen askel on varmistaa, että sinulla on vakaa käsitys siitä, mitä projekti sisältää. Selvitä tarkalleen, mitä tehtäviä, määräaikoja ja budjetteja käsittelet. Konkreettinen käsitys laajuudesta ja tehtävistä auttaa sinua välttämään tarpeettomat kulut.

Varo mittausalueen hiipumista. Jos et ole varovainen, projektisi kestää todennäköisesti kauemmin kuin alun perin odotit. Paras tapa välttää tämä on ottaa a Työn jakautumisrakenne (WBS) kartoittaaksesi kaikki tehtävät yksityiskohtaisesti ja virtaviivaistaaksesi työnkulkuasi asiakkaasi kanssa tehokkaasti. Voit käyttää tähän tarkoitukseen myös projektin laajuuden mallia.

instagram viewer

Ladata:Smartsheet (Saatavilla Excel-tiedostona)

2. Käytä oikeaa ajanarviointitekniikkaa

Kaikin keinoin sinun tulee yrittää välttää ali- ja yliarviointia. Monet freelancerit ilmoittavat tuntihintansa määrittäessään tehdyn työn arvoa, mutta tämä voi joko johtaa paisutettuihin laskuihin. tai jopa aliveloittamasta aikaasi – varsinkin jos et ole ottanut huomioon satunnaisia ​​tapahtumia, resurssirajoituksia ja muita tekijät. Tässä on joitain menetelmiä arvioida projektitunnit tarkasti:

  • Asiantuntijan tuomio: Tämä on tarpeen tapauksissa, joissa tietoja on vaikea tai mahdoton mitata tai kun yksityiskohtaisia ​​määrityksiä ei ole tarkalleen saatavilla. Tämän tekniikan käytön avain on hankkia mahdollisimman paljon tietoa ja analyyseja ennen päätöksen tekemistä. Käytä tätä menetelmää osatehtävien ja niiden keston tunnistamiseen ponnistelujen arviointi- ja aikaennustevaiheessa.
  • Analoginen arvio: Analoginen estimointi on yleinen käytäntö, jossa arviosi perustana käytetään projekteja, joilla on samanlaiset ominaisuudet. Voit käyttää aiempaa kokemusta, alan keskiarvoja tai muita resursseja auttaaksesi sinua tässä prosessissa. Pohjimmiltaan analogisessa arvioinnissa käytetään historiallisia tietoja vastaavista projekteista arvion tekemiseen.
  • Kolmen pisteen arvio: Tässä menetelmässä määritetään kaikki mahdolliset skenaariot (optimistiset, pessimistiset ja todennäköisimmin) sekä niiden toteutumistodennäköisyydet ja sitten laaditaan lopullinen arvio. Se lasketaan yleensä käyttämällä kolmiojakaumatekniikkaa tai PERT-beetaestimaatiota.

Kun käytät kolmiojakaumamenetelmää, voit ottaa seuraavien arvioiden keskiarvon – optimistinen estimaatti (O), pessimistinen arvio (P) ja todennäköisin estimaatti (M). Joten kolmiojakaumayhtälö näyttää tältä:

E = (O+P+M)/3

PERT tulee sanoista "Program Evaluation and Review Technique". Se on päätöksentekomalli, joka auttaa ryhmiä priorisoimaan työnsä määrittämällä, kuinka paljon aikaa he tarvitsevat eri tehtävien suorittamiseen.

PERT-beta-jakelumenetelmä on enemmän painotettu keskiarvo. Se antaa enemmän painoa todennäköisimmälle tulokselle ja vähemmän painoa muille tuloksille. Projektipäälliköt käyttävät yleensä tätä menetelmää arvioidakseen projektin valmistumispäivämääriä, koska se on yleensä tarkempi.

PERT Beta -yhtälö voidaan arvioida seuraavalla tavalla:

PERT Beta -jakauma = (P + O + 4 ml ) / 6

Noudattaen yllä olevaa esimerkkiämme, sanotaan, että jos freelancerina työskentelee tehtävässä A (mikä tapahtuu olla sosiaalisen median kampanja) optimistisin arvio on kaksi viikkoa ja pahin skenaario yhdeksän viikkoa. Todennäköisin arvio on neljä viikkoa.

PERT-beetayhtälöä soveltaen likimääräiseksi aika-arvioksi muodostuisi 4,5 viikkoa. Tällä menetelmällä voimme ottaa huomioon myös keskihajonnan, jotta voimme tarjota asiakkaillemme laajemman valmistumisajan. Tehtävän A osalta voimme ilmaista sen seuraavasti:

Standardipoikkeama = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Tämä toimii esimerkissämme arvoon 1,75. Näin ollen voimme antaa todennäköiseksi valmistumisikkunaksi 6,25 viikkoa 4,5 viikon sijaan.

  • Alhaalta ylös -arvio: Yksinkertaisin (ja tarkin) menetelmä freelance-projektituntien laskemiseen on alhaalta ylös -estimointi. Tämä lähestymistapa ehdottaa, että aloitat työnjakorakenteen pohjalta, lasket kaikki kulut ja lisäät sitten tarvittaessa.

Tällä lähestymistavalla voit luoda tarkkoja arvioita aloittamalla alhaalta ja jatkamalla projektisi laajuuden kunkin kustannusten läpi. Se auttaa sinua kattamaan kaikki kustannukset yhdellä kertaa.

3. Laske fudge-suhde

Koska kaikki freelancerit eivät työskentele samalla tavalla, voi olla vaikea mitata, kuinka paljon aikaa he käyttävät projektin parissa. Tällaisissa tapauksissa fudge-suhdelaskimen käyttö voi auttaa sinua laskemaan tarkkoja arvioita. Se auttaa sinua näkemään yli-/aliarvioidun ajan osuuden, jotta voit optimoida laskutettavat tuntiasi.

Jos esimerkiksi arvioit, että projektin loppuun saattaminen kestää neljä päivää, mutta vain kaksi päivää, fudge-suhde on 2:1. Fudge-suhteen tavoitteena on määrittää, kuinka nopeasti voit siirtyä projektisi tehtävien läpi ja kuinka paljon aikataulussasi on löysää.

4. Ota huomioon joutoaika ja tauot

Saatat ajatella, että voit yksinkertaisesti laskea yhteen käyttämäsi tunnit, mutta se ei todellakaan toimi. Lomapäivät ja poissaoloajat tulee huomioida työtuntien kokonaismäärässä, jonka suunnittelet.

Jos et pidä taukoja, palat loppuun odotettua nopeammin. Jos käytät yhteistyötyökaluja, kuten Slackia tai Todoistia, on tärkeää määrittää a loma tai poissa toimistosta vapaata otettaessa.

Jos otat vapaapäivän, sinun tulee ottaa se huomioon laskettaessasi työtunteja viikossa. Jos sinulla on pidentynyt joutoaika tai tauko töissä, se kannattaa myös huomioida – lisää vain tunti tai kaksi viikoittain tehtyyn työtunteihin.

Ladata: Vertex 42 (Saatavilla Excel-tiedostona)

5. Tekijä suunnittelussa, ennakoimattomissa tapauksissa ja tarkistuksissa

Yksi freelancerien yleisimmistä virheistä on se, että suunnitteluaikaa ei oteta huomioon. Samoin valmiusarvioita tarvitaan, jotta voidaan ottaa huomioon odottamattomat olosuhteet, joita voi syntyä projektin aikana, esimerkiksi resurssirajoitukset.

  • Suunnittelu: Tarvitset aikaa työsi suunnitteluun ja varmistamiseen, että saat asiakkailta kaiken tarvitsemasi tiedon. Tämä on erityisen tärkeää, kun työskentelet sellaisten asiakkaiden kanssa, jotka ovat uusia alallasi tai jotka eivät ole koskaan työskennelleet kanssasi.
  • Hallinto: Tarvitset aikaa hallinnollisiin tehtäviin, kuten laskujen lähettämiseen tai sosiaalisen median tilien luomiseen. Saatat tarvita myös aikaa asiakasseurantaan projektien päätyttyä.
  • Varaukset/muutokset: Jos projekti kestää odotettua kauemmin tai jos projektissa menee pieleen, saatat tarvita lisäaikaa hallinnollisiin tehtäviin tai lisäyksien tai korjausten tekemiseen.

Ajan seuranta on loistava tapa saada parempi käsitys siitä, kuinka paljon aikaa käytät kuhunkin projektiin. Voit käyttää työkaluja, kuten projektin aikajanamalleja tai työaikalomakkeen mallit ja ajanseurantasovellukset varmistaaksesi, että saat oikeat tiedot siitä, kuinka kauan tehtävien suorittaminen kestää.

Huomaat myös, että määrität ajan seurantajärjestelmän, kuten Pomodoro-tekniikka, auttaa sinua lisäämään tuottavuutta, seuraamaan edistymistäsi ja varmistamaan, että noudatat määräaikoja.

7. Tarkista lopulliset arviosi

Olet tehnyt arviosi, ja nyt on aika tehdä lopullinen luku. Yksi asia, joka sinun on tehtävä tässä, on tarkistaa arviosi. Tarkista, onko arvioista jätetty pois tehtäviä. Jos näin on, lisää nämä ylimääräiset tunnit takaisin lopulliseen arvioon. Käyttämällä erilaisia projektinhallintamallit saattaa auttaa.

Jos sinulla on asiakkaaltasi arvio, tarkista se varmistaaksesi, että luvut ovat järkeviä. Jos arviosi välillä on ristiriita, pyydä heiltä lisätietoja siitä, mitä he haluavat ja miten he haluavat sen tehtävän.

Arvioi ja hallitse laskutettavia tuntejasi tarkasti

Projektituntien aihe on freelance-työntekijöille kiistanalainen, sillä jokaisella on oma hinnoittelunsa (kokemukseen, aineosaamiseen, asiakkaan vaatimuksiin jne. perustuva) ja ongelmanratkaisumetodologia.

Jos aiot laskea freelance-laskutettavat tunnit, näiden vinkkien ja temppujen tunteminen on korvaamatonta. Toivottavasti ne säästävät aikaa ja rahaa seuraavassa projektissasi ja tekevät koko prosessista paljon vähemmän stressaavaa.