Jos olet koskaan tyhjentänyt vaatekaappia, tiedät kuinka helppoa on löytää tavarasi sen jälkeen. Ei vain siksi, että läpikäymistä on vähemmän, vaan koska olet poistanut kaiken, mitä et enää käytä tai joka ei kuulu.
Sama koskee projektinhallintatyökalujasi. Käytät niitä pysyäksesi tehtäviesi päällä, mutta joskus niiden seulominen tai niiden välillä voi olla haitallista.
Kun harjoitat minimalismia tavaroidesi kanssa, sinua ympäröi vain arvokkain ja suosikkiomaisuutesi. Joten miksi sinun pitäisi ottaa minimalistinen lähestymistapa projektinhallintatyökaluihisi? Lue lisää saadaksesi selville.
Kuvittele tämä: Sinä ja työtoverisi käytät ClickUpia luovan työnkulkusi hallintaan, Asanaa projektipyyntöjen lähettämiseen ja Notionia kaikkeen muuhun. Vaikka tiedät, mistä löytää tai laittaa kaiken, sinun on vaihdettava työkalujen välillä päästäksesi perille. Sitten on aikoja, jolloin tehtävä jää väliin. Et voi sijoittaa sitä kumpaankaan ohjelmistoon, joten valitset yhden ja sinun on muistutettava itseäsi, missä se on.
Kun käytät yhtä ohjelmistoa kaikkiin projekteihin, säästät aikaa. Ajattele, kuinka usein kirjaudut sisään tai ulos tai vaihdat useiden välillä. Puhumattakaan selaamisesta saadaksesi selville vain tarvitsemasi tiedot muualta.
Ensi silmäyksellä saatat ajatella, että yksittäinen ohjelmisto ei pysty käsittelemään kaikkia tarpeitasi, mutta ohjelmistot, kuten Notion, ClickUp ja monday.com, ovat erittäin muokattavissa. Ensimmäinen askel sisään minkä tahansa projektinhallintaohjelmiston käytön aloittaminen määrittää, miten haluat käyttää sitä. Sieltä voit yhdistää suunnittelun ja luovuuden hahmotellaksesi työnkulkujasi ja projektitaulujasi.
Sinä ja tiimisi naulaatte sen. Luettelet huolellisesti jokaisen tehtävän ja varmistat, että sisällytät siihen tiedot. Mutta napsautat usein väärää tehtävää, ja sivusi ovat niin pitkiä, että olet kärsimätön vierittäessäsi.
Jos projektitaulusi ovat mielestäsi liian pitkiä tai sekavia, siihen on yksinkertainen ratkaisu. Riippumatta siitä, ovatko jokainen vastuussa omista tehtävistään tai valitsetko jonkun siivoamaan asioita, haluat varmistaa, että pysyt kunnossapidon kärjessä. Tämä tarkoittaa:
- Valmiiden tehtävien arkistointi.
- Päällekkäisten tehtävien poistaminen.
- Listaa vain asiaankuuluvat tiedot.
- Pysyä nykyisissä kohteissa.
- Varmista, että tiedot ja muistiinpanot ovat ajan tasalla.
Säännöllisesti käymällä läpi ja siivoamalla tarvitsemasi löytäminen on helppoa.
3. Vähemmän ominaisuuksia tarkoittaa vähemmän hallittavia kohteita
Vastaanottaja välttää ominaisuuksien väsymistä projektinhallintaohjelmistoa käytettäessä, on tärkeää ymmärtää vahvasti, mitä haluat tehdä sillä sen sijaan, että annat ohjelman kellojen ja pillien tehdä sen puolestasi. Widgetistä tai integraatiosta, joka näyttää nyt hyödylliseltä, voi yksinkertaisesti tulla lisävaihe prosessissasi.
Tarkastelemalla, miten jo määrität ja hallitset tehtäviä, voit määrittää, mitkä ominaisuudet ovat hyödyllisimpiä ja mitkä vain melua. Perusominaisuuksien, kuten ohjelmiston luetteloiden, viestintätyökalujen ja muistutusten, käyttäminen saattaa olla tarpeeksi hyödyllistä.
Kun käytät vain hyödyllisimpiä ominaisuuksia, taulusi tai työnkulkusi asettelu on myös selkeämpi ja helpompi navigoida.
Vähemmän tarkoittaa enemmän tuottavuutta ja keskittymistä
Minimalistinen lähestymistapa projektinhallintatyökaluihisi auttaa sinua säästämään aikaa tarvitsemasi paikantamiseen, ja sinulla on edessäsi olennaisimmat ja ajantasaisimmat tiedot. Lisäksi näet yhdellä silmäyksellä missä sinä ja aikasi olet.
Tämä tarkoittaa käyttämiesi työkalujen määrän rajoittamista, ajantasaisten tietojen pitämistä siistinä ja vain sinua hyödyttävien ominaisuuksien käyttöä.