Kun lähetät tiedostoa, on parempi lähettää se vähintään kahdessa muodossa varmistaaksesi, että vastaanottaja voi avata sen. Jos olet luonut Excel-laskentataulukon, sinun tulee lisätä tähän sähköpostiin PDF-tiedosto, koska se on yksi yleisimmistä tiedostomuodoista.
Excelin sisäänrakennettujen työkalujen avulla voit tallentaa laskentataulukon PDF-tiedostona tai jopa jakaa sen sähköpostitse. Voit myös muuntaa Excel-tiedostosi PDF-muotoon online-työkalun avulla. Tässä artikkelissa tarkastelemme tarkasti kutakin menetelmää.
Valmistele laskentataulukko
Kun muunnat Excel-tiedoston PDF-tiedostoksi, saatat päätyä puuttuviin tietoihin, tarpeettomiin tyhjiin soluihin tai oudolta näyttäviin taulukoihin. Voit välttää sen käyttämällä Sivun asettelu työkalut tulostusalueen asettamiseen, sivun suunnan valitsemiseen tai sivunvaihtojen lisäämiseen.
Jos aiot lähettää tiedoston työtoverille, saattaa olla sen arvoista käyttää aikaa ja järjestää Excel-laskentataulukot, joten sinulla on siistin näköisiä PDF-tiedostoja.
1. Tallenna tiedosto PDF-muodossa
Jos haluat muuntaa Excel-tiedoston PDF-tiedostoksi, tämä on helpoin tapa, jota voit käyttää. Avaa Excelissä Tiedosto valikko, napsauta Tallenna nimelläja valitse sijainti. Avaa pudotusvalikko ja valitse PDF(*.pdf) vaihtoehto. Napsauta sitten Tallentaa.
Napsauta Tallenna nimellä -ikkunassa Vaihtoehdot -painiketta. Voit valita, haluatko tallentaa vain aktiivisen arkin vai koko työkirjan, sivualueen ja mitkä tiedot Excelin tulee sisällyttää tiedostoa tallennettaessa.
merkintä: Ennen tiedoston tallentamista, poista kaikki tyhjät rivit Excel-laskentataulukosta, koska se voi pilata PDF-tiedoston yleisilmeen.
2. Vie laskentataulukko PDF-tiedostona
Tämä vaihtoehto on samanlainen kuin ensimmäinen, koska voit viedä tiedoston PDF-muodossa Excel-työkaluilla. Avaa työkalupalkista Tiedosto -välilehti. Valitse sitten Viedä ja napsauta Luo PDF/XPS-asiakirja. Kun olet valinnut tiedoston sijainnin, napsauta Julkaista, ja Excel muuttaa laskentataulukon PDF-tiedostoksi.
Jos sinun on usein tallennettava Excel-laskentataulukoita PDF-muodossa, voit lisätä Julkaise PDF- tai XPS-muodossa komento työkalupalkkiin. Näin voit tehdä sen:
- Mene Tiedosto > Asetukset.
- Valitse vasemmasta ruudusta Mukauta pikatyökaluriviä.
- Aseta Valitse komento to Kaikki komennot.
- Valitse komentoluettelosta Julkaise PDF- tai XPS-muodossa ja napsauta Lisätä.
- Klikkaus OK lisätäksesi komennon.
3. Jaa tiedosto PDF-muodossa
Excelin avulla voit myös jakaa laskentataulukon PDF-tiedostona ilman, että sitä tarvitsee tallentaa tietokoneellesi. Valitse Tiedosto -välilehteä ja napsauta Jaa.
Lataa tiedosto OneDrive-tilillesi napsauttamalla Jaa ihmisten kanssa. Niin kauan kuin olet määrittänyt OneDrive-tilisi, etkä ole tallennustila on vähissä, sinulla ei pitäisi olla ongelmia tiedoston jakamisessa. Jos haluat lähettää sen sähköpostitse, napsauta Sähköposti -painiketta ja valitse Lähetä PDF-muodossa.
Muista, että voit käyttää Lähetä PDF-muodossa vaihtoehto, jos olet yhdistänyt Outlook-tilisi.
4. Käytä online-muunninta
Jos käytät tietokonetta, johon ei ole asennettu Office-pakettia, voit muuntaa Excel-laskentataulukon PDF-tiedostoksi online-työkalun avulla. Suosittelemme käyttöä Cleverpdf.com.
Voit muuntaa tiedoston napsauttamalla Excel PDF: ksi laatta, lataa laskentataulukko ja napsauta Aloita muuntaminen. Kun se on valmis, voit ladata PDF-tiedoston tietokoneellesi.
Parasta Cleverpdf: ssä on, että voit käyttää sitä paljon enemmän, sillä siinä on yli 40 siististi järjestettyä ilmaista muuntajaa.
Muunna Excel-tiedostot PDF-muotoon nopeasti
Nyt tiedät kuinka voit muuntaa Excel-tiedostoja PDF-muotoon. Vaikka oppiminen ei ole vaikeaa, se muuttuu paljon vaikeammaksi, kun joku työkavereistasi pyytää PDF-tiedostoa, ja sinun on löydettävä nopeasti tarkat ohjeet verkosta.
Jos haluat parantaa Excel-tietojesi tasoa, on olemassa useita ilmaisia verkkosivustoja ja kursseja, joiden avulla voit tulla laskentataulukon mestariksi.