Projektipäälliköt arvioivat projektejaan nähdäkseen, vastaavatko projektit yrityksen ja tiimin tavoitteita ja tavoitteita. Projektien arvioiminen valmistumisen jälkeen voi auttaa sinua ymmärtämään paremmin vaikutuksia ja tunnistamaan alueita, jotka kaipaavat parantamista.
Projektien arviointi on elintärkeää kaikissa projekteissa, koska se voi tarjota oivalluksia ja oppia tulevia projekteja varten. Kun olet suorittanut projektin arviointiprosessin, havaintosi jakaminen sidosryhmien ja tiimisi jäsenten kanssa on välttämätöntä. Vaikka projektin arvioimiseen on monia menetelmiä, tässä on perusvaiheet, jotka sinun on suoritettava valitsemastasi tavasta riippumatta.
1. Kehitä arviointisuunnitelma
Kun luot projektia, sinun tulee harkita tavoitteita ja päämääriä, jotka haluat saavuttaa, ja jakaa ne tiimisi kanssa, jotta he voivat tarjota selkeän polun eteenpäin. Määrittämäsi tavoitteet ja tavoitteet voivat auttaa sinua valitsemaan projektin arviointimenetelmän, jota haluat käyttää.
Jos projektin tavoitteena on esimerkiksi lisätä ryhmän tuottavuutta, saatat haluta tarkastella tehtävien suorittamista koskevia tietoja työkaluna tuottavuusasteiden arvioinnissa. Saatat olla kiinnostunut oppimisesta
kuinka asettaa projektin virstanpylväitä tuottavuuden lisäämiseksi.2. Valitse arvioinnin lähde ja valmistaudu käyttöönottoon
Ensimmäinen askel on valita, kuinka haluat kerätä tiedot arviointia varten. Voit päättää käyttää haastatteluja, kohderyhmiä, kyselyjä, tapaustutkimuksia tai havainnointia. Valitse arviointityökalu, joka sopii ihmisille, joilta haluat saada tietoa, mikä tarkoittaa, että tunnistat ihmiset, jotka haluat sisällyttää.
Aiot sitten haastatella tai kyselyn ihmisiä, sinun on valmisteltava kysymykset etukäteen. Jos käytät kohderyhmää, sinun on lähetettävä kutsut, valittava päivämäärä ja lueteltava kysymyksiä.
Kun olet valinnut arviointilähteesi ja olet valmis käyttöönottoon, sinun tulee jakaa yksityiskohtainen aikataulu ja delegoida tehtävät, jotta tiimisi on valmis seuraavaan vaiheeseen. Jos olet epävarma siitä, kuka tekee mitä, saatat olla kiinnostunut oppimaan parhaat vinkit tiimiroolien ja vastuiden määrittelemiseen.
3. Toteuta hankkeen arviointi
Kun projekti on käynnissä, kaikkien osien seuranta on erittäin tärkeää, jotta varmistetaan, että se on budjetissa ja etenee aikataulussa. On hyödyllistä luoda tilaraportteja, jotka jaat tiimin kanssa, jotta kaikki ovat selvillä projektin tilasta.
Toteutusprosessi vaihtelee valitsemiesi arviointityökalujen ja -menetelmien mukaan. Auttaisi, jos keskittyisit:
- Projektin ennakkoarviointi: Tässä voit kehittää projektin tavoitteita ja tavoitteita, joiden avulla määrität projektin elinkelpoisuuden.
- Jatkuva arviointi: Tarkkaile yksityiskohtia, kuten budjettia, työn laatua ja aikataulua.
- Projektin jälkeinen arviointi: Mittaa hankkeen menestystä tulosten ja vaikutusten perusteella.
4. Tarkista tiedot
Kun olet kerännyt tiedot arviointia varten, on aika analysoida sen heikkoudet, vahvuudet ja suuntaukset. Se tarjoaa myös mahdollisuuden varmistaa, että projekti oli lähellä alussa asetettuja tavoitteita ja päämääriä. Voit käyttää ryhmän tavoitteita ja tavoitteita kääntääksesi saamasi tiedot seuraavaa vaihetta varten.
5. Luo raportti tiimillesi
Kun olet suorittanut data-analyysin, on tarpeen tehdä yhteenveto arvioinnin tuloksista. Sinun tulee valita muoto, joka vastaa lukijan tarpeita, jotka ovat sidosryhmäsi ja tiimisi jäsenet.
Jokaisen projektin päätyttyä raportin antaminen projektin arvioinnista on arvokas tapa. Se voi kiinnittää huomiota alueisiin, jotka kaipaavat parantamista, sisältävät tahallisia ja tahattomia vaikutuksia ja määrittää, saavuttiko tiimi tavoitteensa vai ei. Ennen kuin kirjoitat raportin, saatat olla kiinnostunut oppimaan parhaat projektinhallintaraportit, jotka sinun pitäisi tietää.
6. Keskustele seuraavista vaiheista
Hankkeen arviointiprosessin viimeinen vaihe on keskustelua seuraavista vaiheista tulosten perusteella. On välttämätöntä käynnistää keskustelu arvioinnin tuloksista.
Keskustelu voi herättää innovatiivisia ideoita tiimin parantamiseksi, vahvistaa viestintää ja saada ehdotuksia tulevien projektien parantamiseksi. Jos haluat, että raportti erottuu sidosryhmien silmissä ja kiinnittää tiimisi huomion, saatat haluta nähdä, kuinka voit sisällyttää parhaat vinkit projektiraporttisi erottumiseen.
Seuraavat ovat työkaluja, joita voit käyttää projektin arvioinnissa. Saatat huomata, että jotkut sopivat paremmin projektiisi kuin toiset.
1. Kyselyt
Kyselyt ovat arviointityökalu, jonka avulla voit määrittää, miltä ryhmästä tuntuu ennen projektin alkamista, ja tutkia heitä sen jälkeen. Tämä arviointiprosessi voi mitata erilaisia asioita, mukaan lukien itsetunto, mieltymykset, saavutukset ja asenteet.
Olisi parasta, jos tutkisit kohdeyleisösi jäseniä. Näet, muuttuvatko ihmisten tunteet positiivisesti projektin valmistumisen jälkeen, ja jos se oli projektin tavoite, tiedät saavuttavasi sen. Voit tehdä kyselyitä monilla tavoilla, mukaan lukien puhelimitse, paperilla tai sähköisesti.
2. Havainto
Havainnoinnin avulla voit arvioida tai seurata tilannetta tai prosessia samalla kun dokumentoidaan, mitä tarkkailija näkee ja kuulee. Käyttäytymisen ja toiminnan näkeminen luonnollisessa kontekstissa voi antaa käsityksen ja ymmärryksen arvioimastasi kohteesta. Havainnointia käytettäessä on tärkeää käyttää johdonmukaista ja järjestelmällistä lähestymistapaa kerättäessä tietoja.
3. Tapaustutkimuksia
Tapaustutkimukset voivat tarjota enemmän syvyyttä kuin muut arviointityökalut. Kun teet tapaustutkimuksen, keskityt tiettyyn ryhmään yhteisössä, kylässä, henkilössä tai laajemman ryhmän osajoukossa. Voit käyttää tapaustutkimuksia havainnollistaaksesi suuntauksia tai näyttää jyrkkiä eroja.
Tapaustutkimusanalyysi edellyttää kriittisten teemojen ja tulosten keräämistä, jotta voidaan ennustaa tulevaisuuden trendejä, korostaa piiloongelmia tai tarjota selkeämpi käsitys olennaisesta asiasta.
4. Haastattelut
Haastattelut voivat olla laadullinen tai määrällinen arviointityökalu riippuen siitä, kuinka käytät niitä. Prosessi sisältää keskustelun haastattelijan ja kysymyksiin vastaajan välillä.
Haastattelujen avulla voit kerätä kertovaa tietoa ja dataa ymmärtääksesi paremmin vastaajan ainutlaatuista maailmankuvaa, näkökulmia ja mielipiteitä. Haastattelutekniikoita ja lähestymistapoja on erilaisia, mukaan lukien:
- Strukturoidut haastattelut: Nämä ovat kvantitatiivisia tutkimuksia, usein kyselypohjaisia tutkimuksia, joissa on standardoituja kysymyksiä kyselylomakkeessa. Vastaukset ovat yleensä monivalintaluettelon rakenteessa, eivätkä ne ole avoimia.
- Puolirakenteinen: Kuten nimestä voi päätellä, tämä on sekoitettu kehys yleisistä teemoista ja ennalta laadituista kysymyksistä, jotka voidaan mukauttaa haastatteluistunnon kontekstiin. Haastattelija voi vapaasti jättää kysymyksiä pois ja leikkiä esittämiensä kysymysten järjestyksessä, ja kysymykset ovat erilaisia avoimia ja suljettuja.
- Strukturoimaton: Tämä muoto on epävirallinen tai keskustelullinen, jossa kaikki kysymykset ovat avoimia.
5. Kohderyhmät
Kohderyhmät ovat ryhmähaastatteluja, jotka suunnittelet tutkiaksesi ihmisten asenteita tietystä aiheesta. Ne ovat erinomainen tapa löytää ryhmän tai yhteisön yleisimmät ongelmat, kun tietoa on rajoitetusti.
Tehdäksesi kohderyhmän, sinun on varmistettava, että sinulla on pätevä ohjaaja ja että olet suunnitellut sen hyvin. Kohderyhmät voivat tarjota yksityiskohtaista tietoa asioista, jotka koskevat yhteisöä tai tiettyä väestörakennetta.
Oletko valmis seuraavaan projektiesi arviointiin?
Arvioinnit ovat olennainen osa kaikkia projekteja, ja ne auttavat sinua varmistamaan, oletko saavuttanut projektisi tavoitteet ja tavoitteet, ja voivat auttaa sinua luomaan parhaat käytännöt tulevia projekteja varten. Jos et tarkista jokaisen projektin jälkeen, mikä toimii ja mikä ei, jätät itsesi avoimeksi toistamaan kalliita virheitä.
Jos etsit tapaa virtaviivaistaa tulevia projektejasi, voit harkita projektinhallintaohjelmiston käyttöä, jos et jo tee niin. Saatat haluta lukea tietoja siitä, miten pääset alkuun, jos uuden ohjelmiston kokeileminen tuntuu pelottavalta.
