Google-dokumenttien avulla asiakirjojen jakaminen ja yhteiskäyttö on helppoa. Mutta jos työskentelet useiden erilaisten kanssa, tarvitset useita tapoja jakaa linkkejäsi ja säätää käyttöoikeuksia.

Nämä asetukset on helppo kytkeä pois päältä, jotta kaikki linkin saaneet voivat nopeasti käyttää tiedostoa ja ryhtyä töihin. Mutta joskus se voi tarkoittaa ylijakamista tai ihmisten sallimista muokata niitä, joita et halua tehdä. Tässä artikkelissa voit lukea eri tavoista jakaa linkkejä Google-dokumentteihin ja miten ne toimivat.

1. Jaa Google-dokumentit Share-asetusten avulla

Ellet työskentele jaetulla Drivella, Google määrittää luomasi asiakirjat Rajoitettu oletuksena. Tämä tarkoittaa, että sinun on säädettävä jakoasetuksia, ennen kuin muut voivat tarkastella sitä linkin avulla. Muussa tapauksessa katsojasi tulevat sivulle, joka kehottaa heitä pyytämään käyttöoikeutta, mikä voi tarkoittaa sinulle paljon ylimääräistä työtä ja ilmoituksia sekä odottamista.

Voit muokata tiedostosi käyttöoikeusasetuksia napsauttamalla

Jaa näytön oikeassa yläkulmassa, jolloin saat esiin jakamisasetukset. Tässä valikossa näet nopean yleiskatsauksen siitä, kenellä on pääsy asiakirjaan. Voit myös myöntää käyttöoikeuden muille. Näin kukin tämän valikon osio toimii.

Lisää ihmisiä ja ryhmiä

Jos haluat rajoittaa, ketkä voivat käyttää Google-dokumenttejasi, voit lisätä tiettyjä ihmisiä käyttämällä tätä valikon yläreunassa olevaa kenttää. Kirjoita heidän sähköpostiosoitteensa tähän. Seuraava vaihe on määrittää heidän roolinsa, valita, haluatko ilmoittaa heille, ja lisätä valinnainen viesti.

He saavat sähköpostin, jossa kerrotaan, että olet jakanut sen heidän kanssaan, sekä linkin, joka ohjaa heidät siihen. He voivat löytää sen myös myöhemmin uudelleen Jaettu kanssani -välilehti omassa Google Drivessaan.

Ihmiset, joilla on pääsy

Alla Ihmiset, joilla on pääsy otsikosta näet, kenellä on pääsy asiakirjaan. Voit myös säätää heidän rooliaan napsauttamalla sen vieressä olevaa nuolta – nämä ovat:

  • Katsoja– nämä ihmiset voivat nähdä asiakirjan, ladata, tulostaa tai kopioida sen.
  • Kommentoija– he voivat jakaa ja käyttää kommentteja tai ehdotuksia kommunikoidakseen kanssasi.
  • Toimittaja-heillä on toiseksi eniten valvontaa Omistaja (sinä, jos loit asiakirjan). He voivat muuttaa sitä, käsitellä muiden ehdotuksia ja jopa jakaa tiedoston muiden ihmisten kanssa ja säätää sen käyttöoikeuksia.

Lisäksi voit käyttää tätä valikkoa Siirrä tiedoston omistajuus tai Poista käyttöoikeus.

Voit tehdä lisäsäätöjä jakamisasetuksiin napsauttamalla paneelin vasemmassa yläkulmassa olevaa rataskuvaketta. Täällä voit poistaa käytöstä editorien mahdollisuuden jakaa tai muuttaa asiakirjan käyttöoikeuksia. Voit myös estää katsojia ja kommentoijia lataamasta, tulostamasta tai kopioimasta asiakirjaa.

Yleinen pääsy

Sisällä Yleinen pääsy, voit päättää, haluatko pitää asiakirjan rajoitettuna vai haluatko myöntää käyttöoikeuden Kaikki, joilla on linkki. Voit tehdä tämän napsauttamalla vieressä olevaa lentovalikkoa Rajoitettu ja tee vaihto.

Kun vaihdat, voit muokata asetuksia, jotta linkin saaneet voivat tarkastella, kommentoida tai muokata. Muista, että jos sinulla on tiedostosi auki niille, joilla on linkki, et voi estää muita jakamasta linkkiä.

Kun olet valmis, voit napsauttaa linkin nopeasti napsauttamalla Kopioi linkki paneelin vasemmassa alakulmassa. Nyt voit liittää sen minne haluat. Nopea pääsy, voit visuaalisesti kirjanmerkki ja linkkien järjestäminen ohjelmistossa, kuten Notion, jotta voit löytää ja jakaa ne myöhemmin.

Lisäksi voit kopioida linkin suoraan osoitepalkista. Korosta kaikki pitkän numero- ja kirjainjonon jälkeen vinoviivaan asti.

Sinä pystyt julkaise Google-dokumentit kuka tahansa voi katsella klikkaamalla Tiedosto ruudun vasemmassa yläkulmassa viemällä hiiri sen päälle Jaa, ja valitsemalla Julkaise verkossa. Sieltä sinun tarvitsee vain napsauttaa Julkaista -painiketta.

Tämä saattaa tuntua samalta kuin jakamisasetusten asettaminen Kaikki, joilla on linkki. Se on, paitsi että tiedot ovat vain katseltavissa ja dokumenttiin tekemäsi muutokset eivät ole käytössä. Joten kun tiedostosi on valmis katseltavaksi, voit painaa julkaisupainiketta ja myöntää muille käyttöoikeudet.

Mutta jos sinun on jatkettava asiakirjan käsittelyä, voit säätää asetusta niin, että kukaan ei näe muutoksiasi, ennen kuin painat Julkaista uudelleen. Voit tehdä tämän napsauttamalla vieressä olevaa lentovalikkoa Julkaistu sisältö ja asetukset kun teet sen julkiseksi, ja poista valinta Julkaise automaattisesti uudelleen, kun muutoksia tehdään.

Kun olet julkaissut sen, voit jakaa linkin tai upottaa sen muihin asiakirjoihin tai verkkosivuille. Jos haluat poistaa tiedoston, sinun tarvitsee vain palata samaan valikkoon ja valita Lopeta julkaiseminen. Tämä on loistava tapa jakaa tietoja rakentamatta verkkosivustoa tai huolehtimatta verkkotunnuksesta ja isännöinnistä.

Kirjanmerkin luominen Google-dokumentteihin tuo lukijasi tiettyyn paikkaan sivulla. Tehdä niin:

  1. Aseta kohdistin kohtaan, jossa haluat kirjanmerkin näkyvän.
  2. Mene Lisää ja Kirjanmerkki.
  3. Kun valitset Kirjanmerkki, symboli näkyy asiakirjassasi.
  4. Napsauta symbolia kopioidaksesi tai poistaaksesi linkin.

Muista, että ne, joille jaat kirjanmerkkilinkin, tarvitsevat pääsyn myös muuhun asiakirjaan. Tämä tarkoittaa myös sitä, että he voivat nähdä koko asian.

Voit jakaa Google-dokumenttien linkit useilla tavoilla:

  • Jakoasetusten avulla voit pitää sen yksinoikeudella tai tehdä siitä laajalti katsojien, kommentoijien tai muokkaajien saatavilla.
  • Julkaisemisen avulla voit jakaa työsi julkisessa muodossa.
  • Kirjanmerkkien avulla saat tarkempia tietoja.

Valitset itse ja sen asiakirjatyypin, johon haluat linkittää. Muista tarkistaa asiakirjat uudelleen ennen jakamista.