Se vie paljon aikaa, jos sinun on lähetettävä useita henkilökohtaisia ​​sähköposteja manuaalisesti. Onneksi on Mail Merge – Google Sheet -lisäosa, jonka avulla voit lähettää mukautettuja sähköpostiviestejä nopeasti tietokannan avulla. Kun olet määrittänyt lisäosan Google-taulukoissasi, sinun tarvitsee vain valmistella sähköpostimalli paikkamerkkien kanssa, ja olet valmis.

Hyödynnä tätä ominaisuutta, jos sinun on lähetettävä joukko kohdistettuja sähköposteja, mutta et halua sitoutua automaattiseen markkinointiratkaisuun. Katso, kuinka yhdistäminen määritetään ja käytetään Google Sheetsissa.

Yhdistämisen käyttäminen Google Sheetsissa

Jaoimme yhdistämisen käyttämisen vaiheet Google Sheetsissä kolmeen osaan, joissa kullekin on useita vaiheita.

Seuraa alla olevia ohjeita huolellisesti ymmärtääksesi prosessin ja toteuttaaksesi sen onnistuneesti.

Osa 1: Asenna yhdistäminen

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä aloittaaksesi, on asentaa yhdistäminen.

Suuntaa vain Yhdistäminen Google Workspace Marketplacessa ja osui Asentaa -painiketta. Valitse Jatkaa vahvistuskehotteessa.

Valitse sitten haluamasi sähköpostitili ja napsauta Sallia varmistaaksesi, että lisäosalla on tarvittavat käyttöoikeudet. Kun asennus on valmis, määritä ominaisuus Google Sheetsissä.

Noudata alla olevia ohjeita jatkaaksesi sitä:

  1. Käynnistä Google Sheets ja napsauta Laajennukset-välilehti nauhavalikossa.
  2. Valita Yhdistäminenliitteiden kanssa kontekstivalikosta ja napsauta Ota yhdistäminen käyttöön.
  3. Kun laajennus on otettu käyttöön, siirry kohtaan Yhdistäminen liitteillä > Luo yhdistämistaulukko.
  4. Sinun pitäisi nyt nähdä yhdistämismalli, jossa on sarakkeita, kuten Etunimi, Sukunimi, Sähköpostiosoite, Aikataulutetut tiedot jne. laskentataulukossa. Voit aloittaa tiedot syöttämällä tiedot manuaalisesti sekä lisätä sarakkeita mieltymystesi mukaan.
  5. Jos haluat lisätä Google-yhteystietosi laskentataulukkoon, siirry osoitteeseen Yhdistäminen liitteillä Laajennukset-välilehdessä ja valitse Tuo Google-yhteystiedot.
  6. Valitse seuraavassa valintaikkunassa yhteystietoryhmä ja paina sitten TuontiYhteystiedot -painiketta.

Kun yhteystiedot on viety, voit aloittaa heti. Pidämme todella Yhdistäminen liitteiden kanssa -laajennuksessa, että voit ajoittaa sähköpostit mieltymystesi mukaan, kuten muistutusten lähettäminen maanantaina yhdelle erälle ja keskiviikkona toinen. Varmista kuitenkin, että käytät tässä osiossa päivämäärän ja kellonajan muotoa pp/kk/vvvv hh: kk virheiden välttämiseksi.

Toiseksi voit lisätä liitteitä linkkien muodossa tietyille käyttäjille. Siirry vain Google Driveen ja kopioi linkki tiedostoon, jonka haluat jakaa. Lisää linkki kohtaan Tiedoston liitteet välilehti, ja olet valmis. Kun olet siinä, voit myös käytä vaihtoehtoisia värejä Google Sheetsissa tai muuttaa koko teemaa herättääksesi asiakirjasi henkiin.

Vaihe 2: Luo malli

Kun olet valmistellut Google Sheetin, on aika luoda sähköpostimalli vastaanottajille.

Käytämme {{kentän nimi}} paikkamerkkinä tässä menetelmässä.

Tässä on kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä:

  1. Siirry Google Sheetsin Laajennus-välilehteen ja Yhdistäminen liitteillä > Määritä yhdistäminen.
  2. Valita Luo sähköpostimalli käytettävissä olevista vaihtoehdoista ja napsauta sitten Muokata -painiketta Käytä visuaalista editoria -vaihtoehdon vieressä.
  3. Kirjoita sähköpostin aihe Aihekenttä. Voit lisätä paikkamerkin, kuten {{Etunimi}}.
  4. Lisää sitten sähköpostin runko samalla menetelmällä. Jos lähetät sähköpostin useille vastaanottajille samaa tarkoitusta varten (kuten kokousmuistutuksena), voit myös liittää tiedostoja luonnokseen.
  5. Klikkaus Tallentaa käyttää tätä luonnosta tulevaisuudessa.

Vaihe 3: Testaa ominaisuutta

Kun laskentataulukko ja sähköpostiluonnos ovat valmiit, voit aloittaa sähköpostien lähettämisen. Mutta ennen kuin alat lähettää niitä oikeille ihmisille, voit käskeä yhdistämisen liitteineen lähettämään sinulle testisähköpostin.

Näin voit testata, toimiiko lisäosa hyvin:

  1. Laajenna Lähetä sähköpostikampanja aiemmin avaamasi kontekstivalikon osio.
  2. Klikkaa Lähetä testisähköposti vaihtoehto ja valitse Mennä.

Sinun pitäisi nyt saada testisähköposti Gmail-tilillesi, jolla rekisteröidyit. Jos kaikki on kunnossa, voit valita Suorita yhdistäminen seuraavan kerran jatkamaan.

Lähetä räätälöityjä sähköposteja Google Sheetsin ja Yhdistelmän avulla

Tähän mennessä sinun pitäisi pystyä määrittämään Yhdistelmälaajennus Google Sheetsiin ja käyttämään sitä tehokkaasti työssä, erityisesti markkinointitehtävissä. Aina kun haluat lopettaa tämän ominaisuuden käytön tulevaisuudessa, voit palata Yhdistelmän Google Marketplace -sivulle ja napsauttaa Poista-painiketta.