Google Sheets on loistava vaihtoehto, jos et halua maksaa Microsoft Excelistä. Google Sheets on taulukkolaskentaohjelma, joka tulee ilmaiseksi Google Docs Editor -ohjelmiston mukana. Toisin kuin Excel, Google Sheets on myös pilvipohjainen, joten voit jakaa laskentataulukosi kenen tahansa kanssa ja työstää niitä yhdessä samanaikaisesti.
Yksi Google Sheetsin suosituimmista käyttötavoista on projektinhallintatyökalu, mutta Google Sheetsillä ei ole mahdollisuutta luoda Gantt-kaaviota kaavioeditorissaan. Tästä huolimatta on olemassa kiertotapoja, joiden avulla voit seurata projektejasi. Näytämme sinulle kuinka.
Milloin Gantt-kaaviota kannattaa käyttää
Gantt-kaavioita käyttävät projektipäälliköt käytännössä kaikissa suosituimpia projektinhallintamenetelmiä. Vaikka Gantt-kaaviot ovat pohjimmiltaan vaakasuuntaisia pylväskaavioita, ne ovat loistava tapa visualisoida edistymistä, ja niitä käytetään tyypillisesti jakaa suuret projektit paremmin hallittaviin osiin.
Gantt-kaaviot ovat hyödyllisiä myös, jos projekti edellyttää raportointia tietyissä virstanpylväissä tai jos projektiisi osallistuu paljon ihmisiä.
Gantt-kaavion tekeminen Google Sheetsissa
Valitettavasti Google Sheetsissä ei ole painiketta, jota voit painaa ja joka tekisi Gantt-kaavion puolestasi, mutta sen ei pitäisi estää sinua tekemästä toimivan projektinhallintapaneelin rakentaminen Google Sheetsiin. Jos haluat tehdä Gantt-kaavion Sheetsissa, voit tehdä sen kahdella tavalla.
1. Helppo tapa luoda Gantt-kaavio taulukoissa – malleja
Helpoin tapa tehdä Gantt-kaavio Google Sheetsissa on valmiin mallin avulla. Mallit tekevät suurimman osan kovasta työstä puolestasi, joten voit keskittyä Gantt-kaavion hiomiseen sen sijaan, että rakennat sitä tyhjästä.
Löydät Gantt-kaaviomallin Google Drivesta luomalla uuden Google Sheetin mallista. Voit tehdä tämän avaamalla Google Drivesi ja valitsemalla + Uusija valitse sitten Google Sheetja valitse sitten Mallista.
Tämä avaa Malli galleria. Sisällä Malli galleria, vieritä alas otsikkoon Projektinhallinta, ja löydät mallin nimeltä Smartsheetin Gantt-kaavio.
Jos yllä oleva Smartsheet-malli ei näy sinulle tai se näyttää hieman ylivoimaiselta, anna tämä ilmainen Forbes Advisorin Gantt-kaaviomalli yritys. Se on paljon yksinkertaisempaa, mutta säästää paljon aikaa.
2. Gantt-kaavion tekeminen tyhjästä Google Sheetsissä
Jos et halua käyttää mallia Gantt-kaavion luomiseen Google Sheetsissä, voit tehdä sellaisen alusta alkaen. Näin luot Gantt-kaavion käyttämällä pinottua pylväskaaviota Google Sheetsissa.
Kirjoita projektisi tiedot uuteen Google Sheetsiin. Tämän tulee sisältää kunkin tehtävän nimi sekä aloitus- ja lopetuspäivämäärä.
Seuraavaksi sinun on selvitettävä kunkin tehtävän kesto. Käytä Google Sheetin peruskaavaa helpottaaksesi kunkin tehtävän keston laskemista. Kaava varmistaa myös, että tehtäviesi alkamis- ja lopetuspäiviin tehdyt muutokset näkyvät valmiissa Gantt-kaaviossasi.
Käytä tätä kaavaa laskeaksesi kunkin tehtävän keston: Päättymispäivä – Aloituspäivä = Kesto.
Jos aloituspäiväsi on esimerkiksi sarakkeen B rivillä kolme ja lopetuspäivämäärä on sarakkeen C rivillä kolme, käytä kaavaa: =summa (C3-B3). Sinun tarvitsee kirjoittaa tämä kaava vain kerran, ja voit sitten vetää sen kulmassa olevan pienen sinisen laatikon avulla. Tämä soveltaa kaavaa kaikkiin valittuihin tietoihin.
Jos kamppailet Google-taulukoiden perusteet, katso muita opetusohjelmiamme.
Seuraavaksi sinun on tehtävä pinottu pylväsdiagrammi. Tätä varten on hyödyllistä luoda toinen taulukko, jossa on tehtävien nimet, aloituspäivä ja kesto.
Korosta toinen taulukkosi, jossa on tehtävien nimet, aloituspäivä ja kesto, ja valitse sitten Lisää, ja sitten Kartoittaa. Jos Google Sheets ei ole automaattisesti valinnut pinottua pylväskaaviota, voit muuttaa kaavion tyyppiä manuaalisesti.
Tällä hetkellä sinulla on pinottu pylväskaavio, mutta kuten näet, se ei näytä Gantt-kaaviolta. Jotta tämä pylväskaavio näyttää ja tuntuisi enemmän Gantt-kaaviolta, sinun on tehtävä joitain muutoksia kaavion asetuksiin.
Ensin sinun on poistettava pinottujen palkkien sininen osa, joka edustaa kunkin tehtävän aloituspäivää. Tehdä tämä, tuplaklikkaus kaavio avataksesi Kaavion editori ja napsauta sitten kaavion sinistä osaa.
Tämä avaa Sarjan asetukset. Et voi poistaa sinisiä palkkeja kokonaan, mutta voit tehdä niistä näkymättömiä muuttamalla niiden peittävyyttä 100 %:sta 0 %:iin.
Nyt et näe niitä, mutta ne säilyttävät silti pylväskaaviosi tärkeät punaiset osat siellä, missä niiden on oltava.
Seuraavaksi sinun on poistettava selite kaaviostasi. Napsauta kaavion yläosassa olevia tunnisteita ja muuta niiden sijaintia ylhäältä ei mitään. Voit myös poistaa selitteen napauttamalla poistaa näppäimistön painiketta.
Anna lopuksi Gantt-kaaviollesi otsikko kaksoisnapsauttamalla olemassa oleva otsikko ja tekemäsi muutokset. Voit myös poistaa akselin otsikon napsauttamalla sitä ja sitten napauttamalla poistaa näppäimistölläsi.
Jos et ole punaisen ystävä, muuta punaisten palkkien väriä napsauttamalla yksi niistä ja valitse sitten uusi Täyttöväri.
Nyt sinulla on Gantt-kaavio, joka päivittyy automaattisesti, kun muutat tietyn tehtävän aloitus- tai lopetuspäivää.
Projektien hallinta Google Sheetsissä
Tiedät nyt kuinka luoda Gantt-kaavio Google Sheetsissa. Halusitpa sitten käyttää mallia tai tehdä Gantt-kaavion tyhjästä, olet nyt valmis hallitsemaan projektia Sheetsin avulla.
Projektinhallintatyökalut, kuten Asana, voivat tehdä Gantt-kaavioita puolestasi, mutta ne ovat myös maksullisia ohjelmia. Google Sheets on täysin ilmainen, joten kannattaa opetella hallitsemaan projekteja Google Drivessa, jos sinulla ei ole suurta budjettia projektinhallintaohjelmistoon.
