Henkilöstösuunnittelu (HR) on kriittinen tekijä yrityksen menestymisen kannalta. HR-suunnitelma voi auttaa sinua ymmärtämään, missä henkilöstösi on tällä hetkellä ja onko sinulla tarpeeksi henkilöstöä tulevien tarpeiden hoitamiseen. Voit tunnistaa koulutuksen, jota henkilöstö saattaa tulevaisuudessa tarvita lisätäkseen tuottavuuttaan tai mukautuakseen uusiin teknologioihin.
HR-suunnitelman tulee olla linjassa organisaation yleisstrategian kanssa. Sinun on tiedettävä, mitä projekteja yritys on suunnitellut tulevaisuudelle ymmärtääksesi ihmistä resurssit, joita organisaatio tarvitsee saavuttaakseen ne kustannustehokkaalla, tuottavalla ja tehokas tapa.
1. Tarkista organisaatiosi nykyinen henkilöstön osaaminen
Jotta voit määrittää, kuinka suunnitelmasi toimii, sinun on määritettävä nykyisen tilanteen perustuottavuus. Sinun on tarkistettava nykyiset urakoitsijat ja työntekijät ja määritettävä koulutus, kokemus, taidot, kustannukset ja tuottavuus.
Arvioinnit voivat paljastaa kriittisiä parannuskohteita työpaikalla ja niiden syyn, mikä auttaa johtajia keskittymään alueisiin, joilla on tarvetta. Prosessi voi auttaa sinua löytämään odottamattomia mahdollisuuksia ja vahvuuksia, mukaan lukien tunnistamaan työntekijät, jotka voivat hyötyä jatkokoulutuksesta tai ylennyksestä.
Säännölliset arvioinnit voivat olla arvokas työkalu organisaation heikkouksien ja vahvuuksien ymmärtämiseen ja toteutettujen muutosten onnistumisen seuraamiseen. Sen avulla voit myös reagoida virheisiin nopeammin ja hyödyntää menestystä, jos ratkaisut toimivat odotettua paremmin. Kun tarkastelet nykyistä henkilökuntaasi, kiinnitä huomiota suoritustasoihin, työntekijöiden määrään, etuihin, tehtäviin, taitoihin ja pätevyyteen.
2. Ennusta nykyisen henkilöstön tulevia muutoksia
Käyttämällä organisaatiosi strategista suunnitelmaa referenssinä teet ennusteita tulevista henkilöstötarpeista. Organisaation nykyisen aseman arvioiminen tulevien tarpeiden arvioon verrattuna on ratkaisevan tärkeää oikean henkilöstösuunnitelman laatimisessa.
Sinun on tunnistettava työvoimatarjontasi, luokiteltava ne tyypin mukaan ja verrattava sitä organisaation tulevaan kysyntään. Tavoitteena on hyödyntää työvoiman tarjontaa, jotta pystyt vastaamaan organisaation kysyntään sitä ylittämättä.
Voi olla haastavaa ennustaa odottamattomia tapahtumia, kuten pandemiaa, luonnonkatastrofeja tai teknologisia edistysaskeleita, jotka voivat vaikuttaa markkinoihin. Jotkut organisaatiot vähentävät riskiä ennustamalla kysyntää kuukausittain sen lisäksi, että ne ennakoivat kysyntää useita vuosia etukäteen.
Mitä kauempana ennusteet ovat, sitä suuremman riskin otat toimiessasi niiden mukaan. Kääntöpuolena on, että jos pitkän aikavälin ennustuksesi pitävät paikkansa, organisaatio hyötyy toimista ennen kilpailua.
3. Tee aukkoanalyysi määrittääksesi henkilöstötarpeet
Kun olet suorittanut vaiheet 1 ja 2, voit tunnistaa, onko merkittäviä aukkoja. Kuiluanalyysillä voidaan määrittää erityistarpeita, jotka voivat kaventaa organisaation nykyisen työvoiman tarjonnan ja odotetun tulevan kysynnän välistä kuilua. Jos jokin aiheista on ilmapiiri, saatat olla kiinnostunut oppimisesta kuinka luoda työntekijöille tuottava työympäristö.
Joitakin kysymyksiä, jotka sinun tulee kysyä itseltäsi, kun teet eroanalyysiäsi, ovat:
- Toimivatko kaikki työntekijät vahvuuksiensa mukaan nykyisissä tehtävissään?
- Pitäisikö työntekijöiden oppia lisää taitoja?
- Tarvitseeko organisaatio lisää johtajia?
4. Yhdistä HR-suunnitelma suuremmaksi organisaatiostrategiaksi
Kun olet suorittanut kolme ensimmäistä vaihetta, voit aloittaa organisaatiomuutosten toteuttamisen. On tärkeää kommunikoida suunnitelma organisaation osastojen johtajien kanssa, mikä voi sisältää mahdollisia koulutusohjelmia ja lisävarojen lobbausta ylemmältä johdolta. Sinun on tarkistettava ja mukautettava suunnitelmaa organisaation tavoitteiden muutoksien mukaan.
Tapoja henkilöstösuunnitelman kehittämiseen ja toteuttamiseen
Henkilöstöalan ammattilaiset käyttävät teknisiä työkaluja auttaakseen heitä luomaan, suunnittelemaan ja seuraamaan henkilöstöstrategiansa edistymistä. Tässä on joitain työkaluja, joita he käyttävät:
Kyselyt
Henkilöstön kysely on erinomainen tapa oppia tietystä HR-aiheesta ja tehdä tarvittavia muutoksia. Voit käyttää SurveyMonkey tai Google Forms luodaksesi henkilöstökyselysi, ja saatat olla kiinnostunut oppimisesta kuinka luoda etätyöntekijäkysely Paperformilla.
Voit käyttää kyselylomakkeita oppiaksesi:
- Miten johto suhtautuu henkilöstön osaamistasoon ja tuottavuuteen
- Koulutusohjelmatyypit, joista henkilökunta on kiinnostunut
- Jos työntekijät ovat tyytyväisiä organisaation tarjoamiin etuihin ja palkitsemisohjelmiin
- Miltä työntekijät suhtautuvat yrityskulttuuriin ja kokevatko he olevansa yhteydessä työympäristöön
- Niiden työntekijöiden määrä, jotka tuntevat organisaation arvostavan heitä
- Jos työntekijät kokevat, että organisaatiossa on edistymismahdollisuuksia
- Heikkoudet, jotka voivat johtaa tuottavuuden laskuun tai korkeaan liikevaihdon
HR-hallintapaneelit
Organisaatiot voivat kehittää mukautetun HR-hallintapaneelin tai ostaa sellaisen. Ohjelmisto kuten BambooHR ja Paycor Perform tukee suunnitteluprosessia, koska ne keräävät ja näyttävät arvokasta tietoa. Lukeminen aiheesta parhaat työntekijöiden läsnäolon seurantatyökalut työpaikallesi voi olla apua.
Joitakin asioita, joita voit seurata HR-hallintapaneelien avulla, ovat:
- Liikevaihto
- Henkilökunnan tyytyväisyys
- Henkilökunnan tuottavuuskapasiteetti
- Työntekijöiden taitotasot
- Sisäiset promootiot
- Sitoutumista työnhakijoiden taholta
Suorituskyvyn hallintajärjestelmät
Ohjelmisto kuten WorkForceHub ja WorkZoom voi auttaa arvioimaan työntekijöitä ja heidän suorituskykyään. Voit antaa ja seurata suoritusarvioita ajan mittaan ja seurata työntekijöiden parannuksia.
Suorituskyvynhallintajärjestelmät ovat hyödyllisiä HR-suunnitteluprosessissa, koska niiden avulla voit nähdä minkä tyyppinen menestys organisaatio voi saavuttaa tarjoamalla koulutusta tai tekemällä muutoksia henkilöstöön roolit. Saatat olla kiinnostunut oppimaan aiheesta parhaat työntekijöiden tunnistussovellukset ja integraatiot.
Human Resource Information Systems (HRIS)
maanantai.com ja Hyppyinen ovat esimerkkejä HRIS-ohjelmistoista, jotka yhdistävät erilaisia HR-toimintoja ja tekevät yhteenvedon muun muassa palkkaamisesta, ilmoittautumisesta, rekrytoinnista, henkilöstön vaihtumisesta, tuottavuudesta ja tyytyväisyydestä. HRIS: n avulla voit automatisoida tiettyjä toimintoja, kuten työntekijöiden tuntien kirjaamisen ja työpaikkakyselyjen lajittelun. Järjestelmän avulla voit muuttaa henkilöstösuunnitelmaasi tai mitata jo tehtyjen muutosten edistymistä.
Korvausten ja etujen analysointiohjelmisto
Voit käyttää ohjelmistoja, kuten Zenefits tai Dayforce HCM vertailla palkkoja ja etuja suosittuihin etuihin ja taloudellisiin trendeihin. Ohjelmiston käyttäminen voi auttaa suunnitteluprosessissa varmistamaan, saavatko työntekijät palkkoja ja etuja, jotka vastaavat laajempia alan trendejä. Työkalun avulla voit myös parantaa henkilöstön tyytyväisyyttä, vähentää vaihtuvuutta ja parantaa tuotantokapasiteettia.
Saatavilla on lukuisia työkaluja, joiden avulla voit suunnitella ja hallita HR-vastuusi. Työskenteletpä sitten suuressa yrityksessä tai pienessä yrityksessä, voit löytää ratkaisuja budjettiisi. Yhden arvokkaimmista resursseistasi, henkilöstöstäsi, onnistunut hallinta on tekijä, joka voi vaikuttaa organisaation menestykseen tai rikkoa sen.
Työskenteleepä organisaation henkilökunta etänä tai toimistossa, on olemassa työkaluja, joiden avulla työntekijät voivat antaa selkeän kuvan siitä, mitä he ajattelevat organisaatiosta ja tulevaisuudestaan siinä. Tunnetko Google Workspacen sovellukset, jotka voivat auttaa henkilöstöhallintoasi?
