Hyvä tuottavuusjärjestelmä on välttämätön, varsinkin jos työhön liittyy paljon aikaa tietokoneen ääressä. Ilman sitä on liian helppoa saada huomiosi imeytymään useille alueille – etkä etene saavuttamasi tavoitteet.
Jos olet kiinnostunut tuottavuuden optimoinnista, olet melkein varmasti kuullut Apple-kalenterista aiemmin. Notion on toinen sovellus, joka on saanut merkittävää vetovoimaa viime vuosina, ja Ali Abdaalin ja Thomas Frankin kaltaiset ovat erityisen vahvoja puolestapuhujia.
Mutta mikä sovellus on parempi päivittäiseen suunnitteluun, ja mitä kukin voi tarjota sinulle tässä suhteessa? Pitäisikö sinun harkita niiden käyttöä yhdessä sen sijaan, että valitset yhden tai toisen? Otetaan selvää.
1. Kokousten järjestäminen
Kalenteri on parempi vaihtoehto tapaamisten ja muiden tapahtumien järjestämiseen. Voit helposti valita, kestävätkö tapahtumasi koko päivän vai tietyn ajan, ja ihmisten kutsuminen on helppoa. Lisäksi voit lisätä liitteitä, huomautuksia tai linkkejä hyödyllisiin resursseihin. Kun käytät kalenterisovellusta, sinun on myös helppo hyväksyä kaikki tapahtumat, joihin sinut on kutsuttu.
Käsitystä ei kuitenkaan kannata jättää kokonaan huomiotta. Voit käyttää malleja kalentereiden luomiseen, jolloin saat täydellisen yleiskuvan tulevista velvoitteistasi.
2. Aikasi estäminen
Monille ihmisille ajanesto on tehokas tapa varmistaa, että käytät tarpeeksi aikaa mielekkäisiin tehtäviin. Jos et suunnittele aikaasi, päiväsi saattaa pirstoutua. Lisäksi et ehkä edisty niin paljon suurissa projekteissasi ja tavoitteissasi kuin haluaisit.
Tapahtumien järjestämisen lisäksi voit myös käyttää kalenteria estämään ajan tärkeistä töistä. Voit käyttää samoja edellisessä osiossa mainittuja työkaluja saavuttaaksesi tämän, kuten valita, kuinka paljon aikaa haluat varata. Jos olet kokeilla Pomodoro-tekniikkaa, esimerkiksi tarpeesi voivat poiketa jonkun muun tarpeista.
Voit tehdä Notionissa mallin, jonka avulla voit suunnitella päiväsi, mutta kalenterin käyttö on helpompaa. Jos sinulla ei ole Apple-laitetta, voit kokeilla lisää tuottavuuttasi Google-kalenterin avulla.
3. Lisäominaisuudet päivittäiseen suunnitteluun
Jokaisen tuottavuusjärjestelmäsi sovelluksen pitäisi täyttää jokin tarpeistasi, mutta on aina mukavaa, kun sinulla on lisäominaisuuksia käytettäväksi. Kalenteri nousi ykköseksi kahdessa edellisessä kategoriassa, mutta Notion voittaa tässä osiossa.
Notionissa on useita ominaisuuksia, joiden avulla voit suunnitella päiväsi paremmin. Voit esimerkiksi tehdä yhteenvedon tärkeimmistä tehtävistäsi jokaiselle viikonpäivälle ja lisätä ne samalle sivulle. Kun käytät Notion, voit myös ladata malleja, joiden avulla voit kartoittaa tavoitteesi ja seurata edistymistäsi niiden saavuttamisessa.
Voit kuitenkin myös muokata pari asiaa kalenterissa. Voit esimerkiksi päättää, haluatko tarkastella aikatauluasi koko kuukauden tai vuoden, päivän tai viikon perusteella.
4. Laitteet, joissa voit käyttää näitä sovelluksia
Käsite ja kalenteri eroavat melko merkittävästi eri laitteiden toimivuudesta. Kuten muidenkin Applen kehittämien sovellusten kanssa, voit käyttää Apple-kalenteria vain mainitussa ekosysteemissä. Jos et käytä Apple-laitteita, sinun on etsittävä vaihtoehto.
Kuten Apple Calendar, myös Notion on saatavilla Applen laitteille. Voit ladata virallisen sovelluksen iOS: lle ja iPadille App Storesta, ja Macille on ladattavissa Notion-verkkosivustolta. Jos et halua ladata sovellusta Mac-tietokoneellesi, voit myös käyttää Notion-sovellusta selaimessasi.
Apple-laitteiden lisäksi voit käyttää Notionia myös Androidissa. Lisäksi yhtiöllä on Windows-sovellus.
5. Toistuvien tehtävien määrittäminen
Monien meistä on suoritettava samanlaisia tehtäviä useita kertoja viikossa; sähköpostien tarkistaminen on yksi esimerkki. Kyllä, voimme lisätä ne kalentereihimme joka kerta – mutta sen tekeminen on yhtä lailla yksitoikkoista ja aikaavievää.
Apple-kalenterin avulla voit määrittää toistuvia tehtäviä helposti. Voit valita, haluatko sen toistuvan joka päivä, viikko, kuukausi vai vuosi. Vaihtoehtoisesti voit päättää mukautetun aikataulun.
Jos haluat luoda toistuvia tehtäviä Notionissa, voit yrittää luoda päivittäisiä tehtäväluetteloita ja poistaa niiden valinnan joka kerta. Toiminnoissa, jotka eivät ole aikaherkkiä, saatat huomata sen toistuvien tehtävien määrittäminen Todoistilla on parempi vaihtoehto.
6. Tehtäväluetteloiden luominen
Jos haluat luoda perustehtäväluetteloita, Notion on parempi valinta kuin Apple Calendar. Sinun tarvitsee vain luoda uusi sivu ja kirjoittaa / näppäimistöllä ennen valintaa Tehtävälista alkaen Peruslohkot osio. Löydät lukuisia malleja, joiden avulla voit tehdä tehtäväluetteloita, ja voit myös luoda omia.
7. Räätälöintiasetukset
Tuottavuussovellusten ensisijainen tehtävä on auttaa sinua hallitsemaan työnkulkuasi. Mutta samalla on mukavaa, jos voit muokata kaiken näyttämään haluamallasi tavalla. Apple Calendar ja Notion eroavat vaihtoehdoistaan tällä alueella, mutta sinulla on vaihtoehtoja molemmille.
Apple Calendar antaa sinun muuttaa jokaisen sovellukseen lisäämäsi kalenterin värejä. Voit valita valmiista valikoimasta, mutta sinulla on myös mahdollisuus valita omasi, jos se on sinulle helpompaa. Apple-kalenterin avulla voit myös päättää, mitkä kalenterit haluat näyttää – ja ne, jotka mieluummin piilotat näkymästäsi.
Notionissa sinulla on useita mukautusvaihtoehtoja. Voit esimerkiksi lisätä emojit jokaiselle sivulle. Tämän lisäksi voit valita kolmesta eri fontista kirjoitettavaksi sivullesi. Käsite mahdollistaa myös sivun leveyden ja tekstin koon hallinnan.
8. Muiden kutsuminen yhteistyöhön
Yhteistyö on tärkeä osa tuottavuuden pysymistä, varsinkin jos työskentelet etänä tai osana hybridimallia. Ja käsitteestä ja kalenterista löydät valikoiman vaihtoehtoja. Apple Calendarissa voit jakaa joitain kalentereitasi muiden kanssa linkin kautta. Voit myös päättää, haluatko näiden olevan julkisia vai et.
Käsitteen avulla voit kutsua muita käyttäjiä työtilaan. Yhteen tilaan lisättävien ihmisten määrä riippuu kuitenkin jäsenyydestäsi. Ilmaisen version avulla voit kutsua jopa 10 vierasta; maksullisissa suunnitelmissa määrä ylittää 100.
Käsitteen ja kalenterin tulisi olla osa tuottavuuden ekosysteemiäsi
Sen sijaan, että katsoisit "Käsittely vs. Kalenteri”, on paljon viisaampi tapa ajatella, kuinka voit käyttää kahta sovellusta yhdessä. Molemmat täydentävät toisiaan, ja sinulla on paljon monipuolisempi tuottavuusjärjestelmä pelaamalla heidän vahvuuksiensa mukaan.
Kalenteri on loistava työkalu tiettyjen päivän tapahtumien suunnitteluun, mutta voit käyttää Notion-ohjelmaa kokonaiskuvan hahmottamiseen. Lisäksi se on kätevä yksinkertaisten tehtäväluetteloiden luomiseen.
