Hybridityöstä on tullut suositumpaa 2000-luvulla, ja sillä on useita etuja. Tiimit voivat jatkaa henkilökohtaista yhteistyötä, kun taas työntekijät voivat säästää rahaa matkoissa ja kestää vähemmän aikaa työmatkaan. Oikeiden järjestelmien käyttöönotto on kuitenkin ratkaisevan tärkeää pitkällä aikavälillä menestymisen kannalta.
Monet ihmiset ympäri maailmaa käyttävät Google-kalenteria työpäiviensä hallintaan, ja sinulla on monia vaihtoehtoja, kun määrität sen hybridityötä varten. Tämä artikkeli näyttää, kuinka voit toimia tehokkaammin useissa paikoissa.
1. Työpaikan ja aukioloaikojen jakaminen
Yksi helpoimmista tavoista tehdä yhteistyötä hybridityössä Google-kalenterin kautta on jakaa työpaikkasi ja -ajat. Kun sinä ja tiimisi olette tehneet niin, sinun on helpompi järjestää kokouksia, ymmärtää, miksi ihmiset eivät ole vastanneet ja paljon muuta.
Jos haluat jakaa työajat, jolloin olet verkossa, voit lisätä vain huomautuksen Google-korttiisi. Täällä voit myös lisätä aikavyöhykkeesi. Voit myös jakaa työaikasi menemällä omaan Asetukset ja jakaminen > Työajat. Valitse Ota käyttöön työajat -ruutu ja mukauta työaikasi kullekin päivälle.
Toinen tapa jakaa aikavyöhyke Google-kalenterissa on valita kalenteri, jonka parissa sinä ja tiimisi työskentelet. Siirry Asetuksiin ja jakamiseen ennen kuin valitset sijaintisi Aikavyöhyke osio.
2. Tarkennusajan käyttäminen Google-kalenterissa
Jos käytät iPhonea, olet luultavasti tutustunut tarkennustiloihin. Lyhyesti sanottuna voit käyttää näitä rajoittamaan ilmoituksia ja muita asioita, jotka voivat saada sinut luisumaan työssäsi. Hybridityö voi johtaa siihen, että monet ihmiset yrittävät ottaa sinuun yhteyttä, kun sinun pitäisi keskittyä intensiivisesti johonkin tehtävään, ja Google-kalenterissa on työkalu, joka auttaa sinua ratkaisemaan tämän ongelman.
Google-kalenterin keskittymisaikaominaisuuden avulla voit varata aikaa työllesi, ja voit myös valita, haluatko sanoa ei automaattisesti kokouksille, joihin muut kutsuvat sinut. Huomaa, että vain jotkin suunnitelmat sallivat pääsyn tarkennusaikaominaisuuteen. Voit tarkistaa luomalla uuden tapahtuman ja katsomalla, huomaatko vaihtoehdon, jonka avulla voit tehdä niin.
3. Pidä kirjaa kaikkien kalentereista
Onko sinulla koskaan ollut joku kutsunut sinut johonkin tärkeään tapahtumaan, mutta kalenterissasi on jo jotain muuta? Jos näin on, tiedät kuinka ärsyttävää se voi olla. Hyvä uutinen on, että Google-kalenterin avulla voit rajoittaa tätä ongelmaa, kun työskentelet hybridimallin parissa.
Yksi tapa lopettaa tapaamisajan yhteenotot on tietää, milloin kaikki ovat käytettävissä. Kun luot uutta tapahtumaa, siirry kohtaan Tavata… -vaihtoehto vasemmalla puolella ja kirjoita niiden ihmisten nimet, jotka haluat kutsua.
Sinun pitäisi nähdä kutsumasi ihmisten kalenterit. Jotkut käyttäjät eivät kuitenkaan ole ehkä jakaneet omaansa – ja jos näin on, sinun tulee yrittää varmistaa, että he muuttavat sitä (sinun on ehkä myös päivitettävä heidän Google Workspace -tilaussuunnitelmansa).
4. Käytä kolmannen osapuolen integraatioita
Kun tiimisi ottaa käyttöön hybridityömallin, sinun tulee poistaa mahdollisimman monet yhteistyön esteet. Hyvä uutinen on, että Google-kalenterissa on useita kolmannen osapuolen integraatioita, ja niiden avulla voit käyttää enemmän suosikkisovelluksiasi yhdessä. Googlen avulla voit integroida viestintätyökaluja, kuten Zoom ja muita käteviä sovelluksia, kuten tapaamismuistutus.
Jos haluat integroida kolmannen osapuolen sovelluksia Google-kalenteriin, siirry kohtaan + -kuvaketta näytön oikealla puolella. Etsi tai valitse sitten sovellukset, joita haluat käyttää. Sitten voit valita Admin asennus tai Yksittäinen asennus, kumpi sopii tarpeisiisi.
5. Pidä muiden maiden yleiset vapaapäivät mielessä
Osana hybridimalliasi tiimisi jäsenet saattavat työskennellä eri maissa. Ja jos toimit eri rajojen yli, on tärkeää muistaa, että koko maailma ei kulje samalla aikataululla.
Jos yrität järjestää kokouksia, varmista, etteivät nämä tapahtumat ole ristiriidassa muiden juhlapäivien kanssa. Esimerkiksi vaikka Iso-Britannia ei pidä heinäkuun 4. päivää vapaata, Yhdysvallat tekee. Voit kysyä tiimisi jäseniltä, mutta löydät myös paljon paikkoja verkosta; tyyppi "[maan] yleiset vapaapäivät [vuosi]", ja sinun pitäisi pystyä löytämään luettelo.
6. Rajoita järjestämiesi kokousten määrää
Jos sinulla on joskus ollut 9–5 työpaikka pitkän aikaa, tiedät todennäköisesti kuinka turhaa monet tapaamiset ovat. Ja jos et lähde mukaan kunnollisella suunnitelmalla, voit nopeasti joutua ansaan, jossa tiimisi keskustelee viimeisestä tapaamisesta.
Ennen kuin varaat tapaamisen, kysy, onko se tarpeen järjestää. Suurimman osan ajasta, Voit lähettää viestin Slackin kautta tai lähetä sen sijaan sähköpostia tiimillesi. Jos sinun on pidettävä kokous, tee selkeä luettelo keskusteluaiheista ja pidä se mahdollisimman lyhyt.
7. Käytä Google-kalenterin tehtäväominaisuutta määräaikoja varten
Se, että ei ole jatkuvasti samassa huoneessa kollegojesi kanssa, voi olla siunaus. Voit esimerkiksi usein keskittyä sellaisten tehtävien suorittamiseen, jotka vaativat huomattavaa kognitiivista ponnistelua – huolehtimatta siitä, että muut häiritsevät sinua. Se voi kuitenkin myös aiheuttaa ongelmia.
Yksi ongelma on, että saatat unohtaa tärkeät määräajat. Voit kuitenkin käyttää Google-kalenteria ongelman lieventämiseen. Määräaikojen seuraaminen on helppoa; voit mennä Luo > Tehtävä ja syötä mitä haluat suorittaa. Kun olet tehnyt tämän, valitse päivämäärä, johon mennessä se on suoritettava.
Google-kalenterin lisäksi voit Käytä työkaluja, kuten Todoist ja Microsoft To Do vastaaviin tarkoituksiin.
8. Varaa aika, jolloin aiot työskennellä tärkeiden tehtävien parissa
Yksi hybridityön eduista on, että sinulla on enemmän joustavuutta aikataulusi suhteen. "Syvän työn" käsite on peräisin Cal Newportin aihetta käsittelevästä kirjasta, ja yksi keskeisistä osista on työskennellä vaikeiden tehtävien parissa joka päivä – ilman häiriötekijöitä.
Syvätyö ei ole jotain, mitä voit odottaa tekeväsi kahdeksan tunnin työpäivän aikana, mutta taskujen ajoittaminen intensiivisiin tehtäviin on hyvä idea. Voit mennä Luo > Tehtävä varata aikaa projektien loppuun saattamiseen, ja voit myös päättää, haluatko määrittää toistuvia tehtäviä.
Ajan estäminen on alussa vaikeaa ja suosittelemme tutustumaan tärkeimpiin ajanestovinkkeihimme auttamaan sinua.
Google-kalenteri: Kätevä kumppani hybridityössäsi
Hybridityö voi hyödyttää niin työnantajia kuin työntekijöitäkin. Oikein tehtynä voit luoda tiimin jäsenten ympäristön, joka voi tehdä yhteistyötä ja innovoida – ja samalla antaa ihmisille enemmän vapautta. Kun hallitset paremmin aikatauluaan, saatat huomata, että tiimin jäsenet ovat tuottavampia.
Google-kalenteri voi ratkaista monia hybridityömalleista johtuvia ongelmia, kuten rajoitetun läpinäkyvyyden ja viestinnän. Kokeile näitä vinkkejä ja katso, toimivatko ne sinulle.
