Google-dokumentit on melkein perustyökalu asiakirjojen luomiseen ja muokkaamiseen. Se on tehokas työkalu, jonka avulla voit jakaa pääsyn kenelle tahansa, jolla on sähköpostiosoite. Se myös luo automaattisesti versiohistorian, joten kaikki tekemäsi muutokset tai yhteistyökumppanit pysyvät näkyvissä, kunnes tiedosto poistetaan pysyvästi.
Yhteistyö on hienoa, mutta entä jos haluat siirtää Google Docs -dokumentin omistajuuden toiselle henkilölle? Google Docs -asiakirjan omistajuuden siirtäminen on yksinkertaista, mutta muutamia vaiheita on harkittava.
Alla kerromme omistajuuden siirtoprosessista ja muista muista asioista.
Siirrä asiakirjojen omistusoikeus Google-dokumenteissa
Asiakirjaa koskevan yhteistyön olosuhteet voivat muuttua, ja sinun on ehkä tehtävä joku muu omistaja. Yhteistyössä sinun tulee tietää kaikki käyttöoikeudet hallussasi. Koska Google-dokumentit on saatavilla verkkosovelluksena, alla selitetty menetelmä toimii sekä Windowsissa että macOS: ssä.
- Aloita avaamalla asiakirja, jonka omistajuuden haluat siirtää Google-dokumenteissa.
- Klikkaa Jaa -painiketta oikeassa yläkulmassa.
- Kirjoita uuden omistajan sähköpostiosoite yläreunassa olevaan tekstikenttään, valitse henkilö luettelosta ja napsauta Lähettää to jaa Google Docs -dokumentti.
- Napsauta seuraavaksi henkilön nimen vieressä olevaa pudotusvalikkoa ja valitse Siirrä omistajuus.
- Klikkaa Lähetä kutsu siirtääksesi tiedoston omistajuuden.
Siirrä asiakirjojen omistajuus Google Drivessa
Jos haluat siirtää useiden tiedostojen omistajuuden kerralla, voit käyttää Google Drivea, jos tiedostot ovat samassa kansiossa.
- Kirjaudu Google Driveen ja siirry kansioon, joka sisältää Google Docs -asiakirjat.
- Valitse asiakirjat ja napsauta hiiren kakkospainikkeella. Valitse Jaa.
- Näet luettelon ihmisistä, joilla on käyttöoikeus. Jos uutta omistajaa ei ole luettelossa, lisää hänet hänen sähköpostiosoitteensa avulla. Kuten aina, kirjoita sähköposti yläreunassa olevaan kenttään, valitse henkilö luettelosta ja lisää hänet napsauttamalla Lähettää.
- Kun henkilö on lisätty, napsauta hänen nimensä vieressä olevaa pudotusvalikkoa ja valitse Siirrä omistajuus.
- Klikkaa Lähetä kutsu vahvistaa.
Nämä tekniikat toimivat myös muiden Google Suite -sovellusten, kuten Google Sheetsin ja Slidesin, kanssa.
Tässä vaiheessa olet edelleen asiakirjan omistaja. Kuten seuraavassa osiossa selitetään, sinun on kuitenkin odotettava, että uusi omistaja hyväksyy omistajuuden ennen kuin omistusoikeus siirtyy.
Kolme kultaista sääntöä asiakirjan omistusoikeuden siirtämiseen
Tässä on joitain varoituksia, jotka sinun tulee pitää mielessä:
1. Uuden omistajan on hyväksyttävä omistusoikeus
Kun lisäät toisen henkilön omistajaksi, uusi omistaja saa sähköposti-ilmoituksen, jossa pyydetään hyväksyntää. Omistusoikeus siirtyy vasta, kun uusi omistaja hyväksyy asiakirjan.
- Hyväksy omistajuus napsauttamalla Vastata -painiketta sähköposti-ilmoituksessa.
- Päädyt näytölle, joka sisältää asiakirjat.
- Valitse asiakirjat, joiden omistajuuden haluat hyväksyä, ja napsauta Jaa.
- Klikkaa Hyväksytäänkö omistajuus?.
- Näet kehotteen, jossa ilmoitetaan asiakirjojen koko. Kun sinusta tulee asiakirjan omistaja, asiakirjat siirretään Google Drive -tilillesi, ja siksi sinun kannattaa tarkistaa asiakirjojen vaatima tallennustila nopeasti.
- Klikkaus Hyväksyä ottaa nämä asiakirjat omistukseensa.
2. Voitko siirtää Google Docs -asiakirjan omistusoikeuden matkapuhelimella?
Ei, et voi siirtää asiakirjan omistajuutta käyttämällä Google-dokumentteja mobiililaitteella, koska omistajuutta ei voi siirtää. Sinun on siis käytettävä tietokonetta omistajuuden siirtämiseen Google-dokumenteissa.
3. Tiedoston omistusoikeus voidaan siirtää vain toiselle käyttäjälle samassa organisaatiossa kuin nykyinen omistaja
Jos olet osa organisaatiota, voit siirtää tiedostojen omistajuuden vain muille käyttäjille samassa organisaatiossa. Oletetaan esimerkiksi, että sähköpostisi verkkotunnuksesi on @gmail.com ja siirrät Google-dokumentin omistajuuden jollekulle, joka on toisen organisaation jäsen, jolla on toinen verkkotunnus. Siinä tapauksessa saat virheilmoituksen, joka estää sinua tekemästä tätä.
Hallinnoi Google Docs -asiakirjojen omistajuutta
Toivottavasti voit nyt hallita tehokkaammin asiakirjojen omistajuutta Google-dokumenteissa. Huomaa, että kun uusi omistaja hyväksyy omistajuuden, siirryt Editoriin. Uusi omistaja voi myös poistaa sinut asiakirjasta, mikä tarkoittaa, että menetät käyttöoikeuden.
Asiakirjojen omistajuuden hallinnan lisäksi voit myös käyttää Google-dokumentteja yrityksille lisäosien avulla, jotka auttavat sinua saamaan asiat valmiiksi paljon nopeammin.