Nykyään, kun vietät niin suuren osan ajasta verkossa, digitaaliset tilat ovat helposti sotkuisia. Tämä digitaalinen roska täyttää tallennustilasi, luo sotkun näytöllesi ja hidastaa laitteitasi. Digitaalinen sotku pirstoi myös keskittymiskykyäsi ja heikentää tuottavuuttasi.
Fyysisten työtilojesi siivoamisen tapaan digitaalisten tilojesi tyhjentäminen vaikuttaa merkittävästi hyvinvointiisi ja tuottavuuteen. Tässä käsittelemme digitaalisia tiloja, jotka voisivat vaatia siivoamista.
1. Siivoa tietokoneesi työpöytä
Aloitetaan digitaalisesta tilasta, jossa todennäköisesti vietät eniten aikaa – tietokoneen työpöydällä. Tämä on ensimmäinen tila, jonka näet käynnistäessäsi tietokonettasi, ja siinä on myös tärkeät työtiedostot, kuvakaappaukset, pelit, työsovellukset ja kaikki siltä väliltä.
Sekava työpöytä vaikeuttaa etsimäsi löytämistä, joten varaa aikaa hallita ja järjestää tietokonetiedostojasi. Voit aloittaa seuraamalla näitä vinkkejä:
- Vältä tekemästä työpöytääsi latauskohteena, sillä se täyttää sen ja luo sotkun. Luo sen sijaan omat kansiot kullekin tiedostotyypille Lataukset kansio.
- Poista tai poista kaikki käyttämättömät tai useat samojen ohjelmien, tiedostojen, kuvien ja asiakirjojen versiot työpöydältäsi. Kopioi kaikki tärkeät tiedostot, joita et käytä usein ulkoiseen asemaan tai pilvitallennustilaan vapauttaaksesi tilaa.
- Järjestä työpöydällä olevat tiedostot kansioihin ja anna kullekin kansiolle merkityksellinen nimi, kuten "Työprojektit" tai "Kuvat".
- Lisää usein käytetyt ohjelmat tehtäväpalkkiin näytön alareunassa.
- Lisää minimalistinen työpöydän taustakuva saadaksesi puhtaan ja sotkuttoman ilmeen.
Tietokoneesi työpöytä luo työpäiväsi sävyn, joten varmista, että se on siisti ja järjestetty.
2. Järjestä verkkoselaimesi
Verkkoselaimesi on toinen digitaalinen tila, joka voi nopeasti tulla sotkuiseksi, kun avaat useita välilehtiä. Tämä vie huomattavan osan RAM-muistista ja voi saada tietokoneesi hidastumaan tai kaatumaan, puhumattakaan siitä, että se on hyvin häiritsevää.
Vaikka haluat kehittää tapana keskittyä yhteen välilehteen kerrallaan, se ei ole aina helppoa. On kuitenkin muitakin tapoja järjestää selaimesi välilehtiä ja parantaa tuottavuuttasi, mukaan lukien:
- Sivujen ja sivujen lisääminen kirjanmerkkeihin, jotta voit käyttää niitä tulevaisuudessa. Voit myös tarkistaa kirjanmerkkisi ajoittain ja poistaa tarpeettomat.
- Käyttämällä laajennusta, kuten OneTab joka kokoaa kaikki avoimet välilehdet yhdeksi välilehdeksi säästää muistia ja estää häiriötekijöitä.
- Vipuvaikutus Google Chromen välilehtiryhmät luodaksesi luokkia eri välilehdille ja vaihtaaksesi niiden välillä nopeasti.
- Selainta hidastavien käyttämättömien selainlaajennusten poistaminen.
Kun pidät selaimesi järjestyksessä ja vapaana häiriötekijöistä, voit työskennellä tehokkaammin samalla kun estät sitä kaatumasta tai hidastumasta.
3. Tyhjennä sähköpostisi
Miksi saat edelleen sähköposteja palveluista, joiden käytön lopetit vuosikymmen sitten? Jos sähköpostisi näyttää loputtomalta listalta avaamattomia sähköposteja, on aika ryhtyä toimiin. Sähköpostilaatikkosi ei ole tallennuspaikka ostotarjouksille tai ärsyttäville uutiskirjeille, joten on tärkeää tyhjentää ja järjestä sähköpostisi tuottavuuden parantamiseksi.
Tämä auttaa sinua pysymään ajan tasalla tärkeistä sähköpostiviesteistä ja vähentämään stressiä. Tässä on muutamia vinkkejä sähköpostilaatikon tyhjentämiseen:
- Peruuta uutiskirjeiden tai muiden tarpeettomien sähköpostien tilaus. Ota tapana peruuttaa uutiskirjeiden ja sähköpostien tilaaminen, kun et aio lukea niitä saapuessaan.
- Luo toinen sähköpostitili tarpeettomia sähköposteja varten. Voit käyttää tätä sähköpostitiliä online-palvelujen, mainossähköpostien ja uutiskirjeiden tilaamiseen.
- Jos olet Gmail-käyttäjä, voit lajittele Gmail-postilaatikkosi lähettäjän, aiheen ja tunnisteen mukaan löytääksesi sähköpostit nopeasti.
- Mukauta sähköposti-ilmoituksia ja estä sähköpostiin liittyvien toimintojen aika häiriötekijöiden välttämiseksi.
Liian pitkän ajan viettäminen sähköpostilaatikossa tuntuu usein tuottavalta yritykseltä, mutta se ei välttämättä pidä paikkaansa. Tyhjentämällä postilaatikkosi voit keskittyä tärkeämpiin tehtäviin ja pysyä järjestyksessä.
4. Puhdista älypuhelimesi
Älypuhelimesi on jokapäiväinen kumppanisi, joten se on helposti täynnä sovelluksia, tiedostoja, kuvia ja ilmoituksia. Lisäksi, jos olet etätyöntekijä, luotat todennäköisesti enemmän älypuhelimeesi työssäsi. On kuitenkin elintärkeää puhdistaa ja järjestää älypuhelimesi, jotta se pysyy tuottavana. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit saavuttaa tämän:
- Poista käyttämättömät sovellukset aloitusnäytöltä. Lisäksi, jos älypuhelimesi sosiaalisen median sovellukset usein häiritsevät sinua, harkitse niiden poistamista ja niiden verkkopohjaisten versioiden käyttöä. Tämä lisää ylimääräisen vaiheen, mikä vaikeuttaa niiden käyttöä.
- Järjestä samankaltaiset sovellukset kansioihin ja anna kullekin kansiolle merkityksellinen nimi. Sinulla voi olla tuottavuus-, viihde- ja viestintäsovelluksia eri kansioissa.
- Käytä pilvitallennusratkaisuja tärkeiden tiedostojen ja asiakirjojen varmuuskopiointiin. Tämä vapauttaa tallennustilaa laitteellesi ja helpottaa tiedostojen käyttöä mistä tahansa.
- Mukauta ilmoituksesi vastaamaan työaikaasi ja vältä häiriötekijöitä. Et esimerkiksi halua saada TikTok- tai Instagram-ilmoituksia työaikana, koska se häiritsee sinua ja sotkee ilmoituskeskuksesi.
Jos selaat yhteystietoluetteloasi, et todennäköisesti tunnista useimpia yhteystietoja. Tämä luettelo saattaa olla täynnä yhteystietoja, jotka olet ehkä lisännyt vuosia sitten, mutta sinun ei välttämättä tarvitse pitää yhteyttä nyt, tai äskettäin olevilla yhteystiedoilla, joita et ole tallentanut oikein. Yhteystietojen pitäminen järjestyksessä auttaa sinua löytämään oikeat ihmiset nopeasti ja välttämään kiusallisia tilanteita. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit järjestää yhteystietoluettelosi:
- Varmuuskopioi yhteystietosi iCloud- tai Google-tililläsi. Tämä varmistaa, että yhteystietosi ovat aina turvassa ja että niitä voi käyttää miltä tahansa laitteelta.
- Nimeä yhteystietosi suhteesi kontekstin perusteella. Jos olet esimerkiksi yhteydessä johonkin verkkotapahtumassa, lisää hänen nimensä ja sen jälkeen "Verkkotapahtuma".
- Lisää muita tietoja, kuten sähköpostiosoitteita, yhteystietoihisi.
- Yhdistä päällekkäiset yhteystiedot ja poista yhteystiedot, joita et enää tarvitse.
- Lisää usein käytetyt yhteystiedot omaan Suosikit lista. Tämä auttaa sinua löytämään ne nopeasti tarvittaessa.
Sosiaalisesta mediasta voi tulla ajan- ja tuottavuuden tappaja, kun selaat loputtomia epäolennaisen sisällön syötteitä. Tämä ei ole yritys käydä sotaa sosiaalista mediaa vastaan, vaan pikemminkin yrittää häivyttää syötteesi, jotta voit olla yhteydessä ihmisiin ja brändeihin, joista aidosti välität.
Tämän digitaalisen tilan tyhjentäminen auttaa poistamaan melua, pitämään sinut keskittyneenä olennaiseen ja ylläpitämään positiivista mielenterveyttä. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit purkaa sosiaalisen median syötteitä:
- Lopeta sellaisten ihmisten ja tuotemerkkien seuraaminen, jotka eivät enää kiinnosta sinua.
- Seuraa läheisiä ystäviä, perheenjäseniä ja ihmisiä, jotka jakavat asiaankuuluvaa sisältöä.
- Tykkää, kommentoi ja jaa julkaisuja, jotka vastaavat kiinnostuksen kohteitasi. Tämä auttaa algoritmeja näyttämään osuvampaa sisältöä.
- Mykistä tilit, jotka julkaisevat liian usein tai jotka eivät ole sinulle tärkeitä.
- Poista tuottavuuttasi häiritsevät triggerit. Jos esimerkiksi sovelluskuvakkeiden ilmoitusmerkit häiritsevät sinua, poista ne käytöstä.
7. Asenna ja järjestä tehtävienhallintajärjestelmäsi
Tämä on toinen tärkeä digitaalinen tila, joka vaatii erityistä huomiota. Paras tapa saavuttaa tavoitteesi ja pysyä tuottavana on suunnitella ja organisoida työsi mahdollisimman tehokkaasti. Sekava tehtävälista voi olla ylivoimainen ja vaikeuttaa keskittymistä. Tässä on muutamia vinkkejä, joiden avulla pääset alkuun:
- Käytä tehtävienhallintasovelluksia tehtävien luetteloimiseen ja järjestämiseen. Voit käyttää sovelluksia, kuten Trello tai Asana pitääksesi tehtäväsi järjestyksessä.
- Priorisoi tehtävät tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Voit saavuttaa tämän käyttämällä laatia tehtäväluettelosi Eisenhower-matriisin avulla.
- Jaa suuremmat tehtävät pienempiin osiin.
- Tarkista tehtäväluettelosi säännöllisesti ja tyhjennä suoritetut tehtävät.
- Aseta määräajat ja varmista, että pidät niistä kiinni.
Pura ja järjestä digitaaliset tilat pysyäksesi tuottavana
Digitaalisten tilojesi tyhjentäminen helpottaa tuottavuuden pysymistä. Kun käytät jonkin aikaa digitaalisten tilojesi siivoamiseen ja järjestämiseen, voit keskittyä olennaiseen ja poistaa häiriötekijöitä. Kun teet tämän säännöllisesti, voit hallita aikaasi tehokkaammin ja edistyä paremmin kohti tavoitteitasi.
