Oikean tuottavuussovelluksen varustaminen voi olla avain siihen, että saat enemmän aikaan lyhyemmässä ajassa. Ja kun yrität löytää täydellisen sovelluksen, kohtaat todennäköisesti loputtoman valikoiman vaihtoehtoja.
Ennen kuin kiirehdit lataamaan ensimmäistä sovellusta, joka lupaa tehdä sinusta tuottavuuden voimanpesän, harkitse seuraavien valintaruutujen valitsemista varmistaaksesi, että saat oikean vaihtoehdon. Käsittelemme joitakin olennaisia asioita, joiden avulla voit valita parhaan tuottavuussovelluksen, joka sopii tarpeisiisi.
1. Harkitse tuottavuussovelluksen erityistarpeitasi
Kun valitset seuraavaa tuottavuussovellusta, arvioi ensin tarpeesi, työtottumuksesi, mieltymyksesi ja tavoitteesi. Haun aloittaminen tarkoituksella auttaa sinua rajaamaan vaihtoehdot työkaluihin, jotka vastaavat erityisvaatimuksiasi tai joita voit mukauttaa niin. Tämä auttaa myös välttämään laitteesi täyttämistä sovelluksilla, joita et ehkä koskaan käytä.
Joten, mihin tarvitset tätä tuottavuussovellusta? Tarvitsetko työkalun, jonka avulla voit järjestää tehtäväsi, seurata edistymistäsi tai tehdä yhteistyötä muiden kanssa?
Entä työtyylisi? Oletko moniajo tai haluatko keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan? Haluatko mieluummin kanban-tyylisen työkalun, joka auttaa sinua visualisoimaan tehtäväsi nopeasti, vai perinteisemmän lineaarisen projektien hallintamenetelmän?
Kaikkiin näihin kysymyksiin vastaaminen ennen haun aloittamista auttaa sinua löytämään juuri sinun tarpeisiisi sopivan sovelluksen.
2. Sovelluksen käyttöliittymä ja oppimiskäyrä
Intuitiivisella käyttöliittymällä varustetun sovelluksen valitseminen on elintärkeää nopean käynnistymisen kannalta. Kun olet tunnistanut sovelluksen tarpeet, sinun kannattaa mieluiten kulkea vähiten vastustuksen tiellä valitsemalla sovellus, jossa on intuitiivinen navigointi, selkeät kuvakkeet ja selkeä asettelu. Hyvän käyttöliittymän avulla pääset myös käsiksi tehtäviin ja voit tehdä työsi vähimmällä napsautusmäärällä.
Oppimiskäyrä on myös olennainen huomioitava näkökohta, sillä se määrittää, kuinka nopeasti voit tutustua sovelluksen ominaisuuksiin ja saada työt tehtyä. Tasaisella oppimiskäyrällä varustettu tuottavuussovellus on kätevä käyttäjille, jotka haluavat hypätä mukaan ja saada asiat tehtyä ilman suurta vaivaa, koska se on helppo oppia ja käyttää.
Jos olet esimerkiksi opiskelija ja tarvitset vain jotain tehtävien, kokeiden ja eräpäivien seuraamiseen, haluat jotain yksinkertaista, kuten parhaat opintojen suunnittelusovellukset olemme koonneet.
Toisaalta, jos tarvitset jotain, joka tarjoaa edistyneitä ominaisuuksia, voimakasta räätälöintiä ja paljon integraatioita, etsimäsi tuottavuussovelluksella on yleensä jyrkkä oppimiskäyrä. Siitä huolimatta sen ymmärtäminen on vaivan arvoista, sillä voit varmistaa, että valitsemasi sovellus sopii työnkulkuusi kuin hansikas.
Mutta hankitpa sitten yksinkertaisen työkalun tai jotain, jolla voit tehdä melkein kaiken, tärkeintä on, että sovellus vastaa tarpeitasi ja sopii työtyyliisi.
3. Integrointi muiden tuottavuussovellusten kanssa
Useiden tuottavuussovellusten käyttämisessä tiettyihin käyttötapauksiin voi olla etuja, mutta näiden työkalujen välillä jongleerailu voi myös johtaa kontekstin vaihtaminen, joka sabotoi tuottavuuttasi. Esimerkiksi etätyöntekijänä saatat usein joutua vaihtamaan projektinhallintasovelluksen ja viestintätyökalun välillä.
Onneksi jotkin tuottavuussovellukset tarjoavat integraatioita muihin työkaluihin, joiden avulla ne voivat kommunikoida ja jakaa tietoja, jolloin pääset käsiksi kaikkiin tarvitsemasi tietoihin yhdestä paikasta. Tällä tavalla sinun ei tarvitse hypätä useiden sovellusten välillä, mikä voi olla häiritsevää ja aikaa vievää.
Esimerkiksi tehtävienhallintasovelluksen ja kalenterin integroiminen antaa sinun synkronoida tehtäväsi aikataulusi kanssa organisoidumman työnkulun aikaansaamiseksi.
4. Yhteensopivuus laitteidesi kanssa
Seuraava asia, joka on otettava huomioon valittaessa seuraavaa tuottavuussovellusta, on yhteensopivuus käyttämiesi laitteiden kanssa. Jotkut sovellukset saattavat olla saatavilla vain tietyillä alustoilla, joten kannattaa ennen ostamista tarkistaa, tukeeko laitteesi sovellusta.
Ihannetapauksessa haluat sovelluksen, joka toimii kaikilla laitteillasi, jotta voit käyttää sitä milloin ja missä tahansa. Tämä varmistaa myös, että et menetä tietojasi, jos sinun on joskus vaihdettava käyttöjärjestelmästä toiseen. Sinulla ei kuitenkaan välttämättä ole paljon valinnanvaraa, jos tarvitset tietylle alustalle suunnitellun työkalun.
5. Työnkulun automaatio
Lyön vetoa, että käytät huomattavan osan työpäivästäsi arkipäiväisiin tehtäviin, jotka pitävät sinut poissa arvokkaasta työstä. Saadaksesi osan arvokkaasta ajasta takaisin, sinun kannattaa etsiä tuottavuustyökalu, jossa on työnkulun automatisointiominaisuudet. Onneksi useita Tekoälyllä toimivat tuottavuustyökalut voi auttaa virtaviivaistamaan työnkulkuasi ja lisäämään tuottavuuttasi.
Voit esimerkiksi käyttää Notion AI: tä muistiinpanosovelluksena ja automatisoida tehtäviä, kuten muistiinpanojen tekeminen, kirjoittamisen parantaminen, selitysten pyytäminen ja paljon muuta. Jos olet etätyöntekijä, joka viettää paljon aikaa virtuaalisissa kokouksissa, AI-pohjainen kokousavustaja, kuten Otter, voi auttaa tekemään kokousmuistiinpanoja puolestasi.
6. Varo "Shiny New Toy -syndroomaa"
Älä joudu "kiiltävä uusi lelu" -oireyhtymän uhriksi, kun valitset seuraavaa tuottavuussovellusta. Vaikka uusimpien sovellusten lataaminen kellojen ja pillien kanssa voi olla houkuttelevaa, ne eivät välttämättä sovi sinulle parhaiten.
Tosin todennäköisesti nautit väliaikaisesta tuottavuuden lisäyksestä, kun nautit uuden työkalun löytämisen ilahduttavasta tunteesta. Tuottavuutesi kuitenkin laskee vähitellen uutuuden loppuessa ja kun huomaat, että sovellus ei täytä tarpeitasi.
Joten arvioi nykyinen työkalupakki uusimpien tuottavuussovellusten lataamisen sijaan. Ellet äskettäin ryhtynyt uusiin tehtäviin, jotka vaativat monimutkaisempia työkaluja, sinulla saattaa jo olla tuottavuussovelluksia, jotka sopivat parhaiten tarpeisiisi. Tässä tapauksessa, et tarvitse lisää tuottavuussovelluksia, koska ne aiheuttavat enemmän häiriötekijöitä.
7. Tarkista arvostelut ja arviot
Ennen kuin lataat tai ostat tuottavuussovelluksen, kannattaa tutustua muiden käyttäjien arvosteluihin ja arvioihin. Tämä auttaa sinua saamaan arvokasta tietoa sovelluksen tehokkuudesta, käytettävyydestä ja haitoista.
Parhaat paikat tähän ovat yleensä viralliset sovelluskaupat. Löydät käyttäjien arvosteluja ja arvioita, jotka antavat sinulle käsityksen siitä, mitä voit odottaa sovellukselta. Käyttäjät esimerkiksi mainitsevat usein, onko sovellus bugiinen, hidas tai kaatuu säännöllisesti.
Lopuksi sinun tulee myös harkita sellaisten sovellusten valitsemista, jotka tarjoavat ilmaisia kokeilujaksoja, jotta voit testata sovellusta itse ennen ostoksen tekemistä. Näin voit selvittää, sopiiko sovellus työnkulkuusi ja tarjoaako se tarpeeksi vastinetta rahoillesi.
Valitse nämä ruudut päästäksesi lähemmäksi oikeaa tuottavuussovellusta
Monet tuottavuussovellukset lupaavat viedä tuottavuutesi uudelle tasolle. Vaikka saatat tuntea houkutusta kiirehtiä sisään ja ladata uusin kiiltävä lelu, on välttämätöntä ottaa askel taaksepäin ja arvioida ensin tarpeitasi. Tämä auttaa sinua tekemään tietoisen päätöksen ja varmistamaan, että valitset oikean sovelluksen tarpeisiisi.