Jos lähetät usein saman sähköpostin ja olet kyllästynyt kirjoittamaan samaa viestiä toistuvasti, sinun on ilo tietää, että sinulla on Outlook-työkalu, joka auttaa sinua tässä: sähköpostimallit. Voit käyttää näitä viestejä uudelleen yhdellä napsautuksella säästääksesi aikaa ja vaivaa.
Ne on myös nopea ja helppo tehdä joko Outlookin verkko- tai työpöytäsovelluksessa. Joten käydään läpi, kuinka voit luoda sähköpostimallin ja käyttää sitä päivittäisessä kirjeenvaihdossasi.
Kuinka luoda Outlook-sähköpostimalli
Jos et halua käyttää Microsoftin perusmalleja, sinun on luotava tarpeisiisi sopiva mukautettu malli. Näin voit tehdä sen.
Sähköpostimallin luominen Outlook Web Appissa
Sähköpostimallit voivat olla yksi niistä edistyneitä Microsoft Outlook -vinkkejä, mutta tekee sellaisen Outlookin verkkosovellus on itse asiassa suhteellisen helppoa.
o luo sähköpostimalli verkkosovelluksessa, sinun on ensin kirjauduttava sisään sivustolle, jos et ole vielä kirjautunut. Valitse sitten
Uusi posti -painiketta näytön vasemmassa yläkulmassa.Napsauta vieressä olevaa kolmea vaakasuuntaista pistettä Lähettää ja Hävitä -painikkeet uuden sähköpostin muokkauslaatikon alareunassa. Valita Omat mallit avattavasta valikosta.
Luettelo valmiista malleista tulee näkyviin näytön oikeaan reunaan. Tästä, klikkaa + Malli. Kirjoita mallillesi otsikko ja kirjoita sitten viestisi. Kun olet valmis, valitse Tallentaa.
Sähköpostimallin luominen Outlook Desktop -sovelluksessa
Sähköpostimallin luominen Outlook-työpöytäsovelluksessa ei ole yhtä yksinkertaista kuin verkkosovelluksessa. Näin voit tehdä sellaisen:
- Käynnistä Outlook-sovellus tietokoneellasi.
- Valitse uusi sähköposti -painiketta vasemmassa yläkulmassa.
- Kirjoita sähköpostisi uudessa ikkunassa tavalliseen tapaan, mutta ilman vastaanottajia (ei sähköpostiosoitteita Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kentissä). Voit myös lisätä aiheen, mutta tämä on valinnaista.
- Kun sähköpostisi on valmis, valitse Tiedosto välilehti nauhan yläosassa.
- Klikkaa Tallenna nimellä.
- Kirjoita mallillesi otsikko Tiedoston nimi ala.
- Sisään Tallenna tyyppinä, valitse Outlook-malli avattavasta valikosta.
- Osuma Tallentaa.
- Sulje ja hylkää alkuperäinen sähköposti.
Outlook-sähköpostimallin käyttäminen
Kun olet tehnyt tarvitsemasi mallit, voit helposti lisätä ne sähköpostiisi. Näin:
Sähköpostimallien lisääminen Outlook Web App -sovellukseen
Löydät sähköpostimallisi helposti verkkosovelluksesta. Mene sivustolle ja luo uusi sähköposti tai vastaa siihen. Jos Microsoftin sähköpostipalvelu ei lataudu selaimeesi, tarkista joitain helppoja korjauksia, jos Outlook ei lataudu Google Chromeen.
Kun olet kirjautunut sisään, napsauta kolmea vaakasuuntaista pistettä alareunassa ja valitse Omat mallit. Napsauta malliluettelosta mallia, jota haluat käyttää, ja se tulee automaattisesti näkyviin vastauksena. Voit silti muokata viestiä haluamallasi tavalla, ja jos olet kirjoittamassa uutta sähköpostia, lisää myös aiherivi ja vastaanottajat.
Kun olet valmis, paina Lähettää saadaksesi sähköpostisi vastaanottajalle.
Sähköpostimallien käyttäminen Outlook Desktop Appissa
Toisin kuin Outlook-verkkosovelluksessa, ei ole selvää tapaa käyttää mukautettuja sähköpostimallejasi työpöytäsovelluksessa. Seuraavia ohjeita sähköpostimallien käyttämiseksi:
- Avaa työpöytäsovellus.
- Valitse vasemmasta yläkulmasta Uudet kohteet > Lisää kohteita > Valitse lomake.
- Vuonna Katso sisään avattavasta valikosta, valitse Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä.
- Valitse haluamasi malli.
- Klikkaa Avata -painiketta.
- Muokkaa viestiä tarpeen mukaan.
- Lisää vastaanottajat.
- Kun olet valmis, napsauta Lähettää -painiketta.
Sinun on pidettävä mielessä rajoitus, kun käytät sähköpostimalleja Outlook-työpöytäsovelluksessa. Voit käyttää niitä vain luodessasi uutta sähköpostia, et vastaaessasi siihen.
Hyödynnä Outlook-mallien teho
Outlookin sähköpostipohjien avulla voit sanoa hyvästit ikävälle sähköpostien kirjoittamis- ja uudelleenkirjoitusprosessille ja tervehtiä lisääntynyttä tuottavuutta ja enemmän tehtyä työtä. Vaikka sähköpostimallin tekeminen kaikille lähettämillesi toistuville viesteille saattaa kestää hetken, säästät silti paljon aikaa pitkällä aikavälillä.