Mistä Canva Docsissa on kyse? Tässä on kaikki, mitä sinun tulee tietää tästä yhteiskäyttöisestä asiakirjaeditorista.

Tarvitsemmeko todella toisen asiakirjankäsittelysovelluksen, kun meillä on jo tehokkaat työkalut, kuten Microsoft Word ja Google Docs? Lisäksi monissa tuottavuusjärjestelmissä, kuten Notion, Coda, ClickUp, Monday ja Asana, on sisäänrakennetut asiakirjan muokkausominaisuudet.

Kysymys kuuluu edelleen: miksi kenenkään pitäisi vaivautua Canva Docsiin? Katsotaanpa, mitä Canva Docs on, mikä erottaa sen muista ja miksi sitä kannattaa kokeilla.

Mikä on Canva Docs?

Aluksi, Canva on graafisen suunnittelun alusta, joka on suosittu freelancerien ja pienyritysten keskuudessa, jotka käyttävät sitä digitaalisen omaisuuden luomiseen brändiensä kasvattamiseksi. Jotkut näistä varoista sisältävät digitaalisten suunnittelijoiden luominen, sähköpostin allekirjoitusten suunnittelu, ja käyntikortteja.

Viime aikoina Canva on laajentunut työtilaksi lisäämällä ominaisuuksia, kuten esityksiä, videoeditointia ja tauluja. Asiakirjojen käsittely on lohkon uusin ominaisuus.

Canva Docs on visuaalisesti ensimmäinen asiakirjojen luoja, joka yhdistää keskeiset asiakirjankäsittelyominaisuudet interaktiivisiin visuaalisiin elementteihin, kuten kuviin, grafiikkaan, kaavioihin ja videoihin.

Canva Docsin 10 parasta ominaisuutta

Ensi silmäyksellä Canva Docs näyttää hyvin yksinkertaiselta. Tulet kuitenkin yllättymään, kun sen liian yksinkertaisen käyttöliittymän alle on pakattu tehokkaita ominaisuuksia. Sukellaan syvään ja tutkitaan Canva Docsin sisältämiä ominaisuuksia.

1. Asiakirja-mallit

Todellinen Canva-tyyli, Canva Docsin mukana tulee malleja, jotka auttavat sinua pääsemään alkuun.

Tällä hetkellä on yli 100 esteettistä asiakirjamallia, jotka kattavat erilaisia ​​käyttötapauksia, mukaan lukien:

  • Liiketoimintaehdotuksia
  • Sosiaalisen median strategia
  • Kokouksen pöytäkirja
  • Tuntisuunnitelmat

2. Magic Write

Magic Write on Canva Docsin tekoälykirjoitusavustaja, jonka avulla voit muuttaa ideasi ensimmäiseksi luonnokseksi sekunneissa.

Voit käyttää sitä:

  • Uusien ideoiden ideointi (esim. blogipostausideat).
  • Luodaan ääriviivoja jäsennellyille sisällöille.
  • Luoda lyhytmuotoista (esim. sosiaalisen median kopio) ja pitkämuotoista tekstiä (esim. blogitekstejä, esseitä).

3. Taulukot ja kaaviot

Voit helposti lisätä asiakirjaan taulukoita ja kaavioita.

Aluksi Canvan pöydät näyttävät hyvin yksinkertaisilta, mutta voit muokata niitä helposti makusi mukaan. Voit lisätä kaavion asiakirjaasi syöttämällä tiedot manuaalisesti taulukkoon tai tuomalla tiedot CSV-tiedostosta tai Google Sheetsista.

Yksi ainutlaatuinen ominaisuus, joka erottaa Canva Docsin kilpailijoistaan, on pääsy korkealaatuisiin mediatiedostoihin.

Kuten Canvan graafisen suunnittelun käyttöliittymässä, sinulla on pääsy kuviin, videoihin, GIF-tiedostoihin ja graafisiin elementteihin suoraan Canva Docsissa.

5. Design

Voit luoda ja lisätä uusia malleja Canva Docsiisi.

Tämä ominaisuus avaa ponnahdusikkunan suunnittelutilan, jossa voit luoda uusia malleja tyhjästä tai valita valmiiden mallien kirjastosta. Nämä mallit ovat enemmän bannereita kiinteän suorakaiteen muotoisen muotonsa vuoksi.

6. Upottaa

Upotusominaisuuden avulla voit upottaa verkkosivustolinkkejä, YouTube-videoita, sosiaalisen median viestejä jne. suoraan Canva Docsiin.

Lisäksi voit upottaa minkä tahansa aiemmista Canva-projekteistasi (graafiset suunnittelut, diat, videot, taulut) upotuslinkin kautta tai yksinkertaisesti vetämällä ja pudottamalla ne vasemmalla olevasta Projektit-välilehdestä valikosta.

7. Maagiset komennot

Kaikki edellä mainitut ominaisuudet, jotka liittyvät dokumentin luomiseen ja muokkaamiseen, ovat käytettävissä komentoruudun taikakomentojen avulla. Sinun tarvitsee vain napsauttaa plus-kuvaketta asiakirjassa tai painaa vinoviivanäppäintä (/) näppäimistölläsi.

Voit kirjoittaa haluamasi komennon, selata vaihtoehtoja nuolinäppäimillä ja painaa Enter. Tämä tarkoittaa, että voit helposti lisätä mitä tahansa sisältöä Canva Docsiin nostamatta sormea ​​näppäimistöltä.

8. Yhteistyö

Voit kutsua tiettyjä ihmisiä yhteistyöhön dokumentin parissa tai jakaa julkisia linkkejä dokumenttiisi.

Jokaiselle vaihtoehdolle voit määrittää katselu-, kommentointi- tai muokkausoikeudet. Lisäksi vasemmassa alakulmassa on ajastinominaisuus, joka seuraa yhteiskäyttöistuntojen aikana käytettyä aikaa. Voit käyttää sitä myös, jos työskentelet yksin ja haluat seurata asiakirjan parissa työskentelemiseen käytettyä aikaa.

9. Näkemyksiä

Tämä ominaisuus antaa sinulle yleiskuvan asiakirjastasi: sanojen määrä, merkkien määrä ja lukuaika.

Jos jaat linkkejä dokumenttiin, voit tarkastella sen analytiikkaa myös tässä osiossa. Sinulla on pääsy tärkeimpiin mittareihin, kuten näyttökerrat, katsojamäärä, kommenttien kokonaismäärä ja paljon muuta.

10. Esittely

Jos yleensä luot diapapereita asiakirjoistasi, tämä ominaisuus säästää paljon aikaa ja päänsärkyä. Sen avulla voit muuttaa asiakirjasi diaksi yhdellä napin painalluksella.

Canva ei ainoastaan ​​siirrä sisältöäsi dekkiin, vaan se hoitaa myös organisaation, suunnittelun ja muotoilun. Sinulla on myös mahdollisuus muokata automaattisesti luodun diasarjan sisältöä ja suunnittelua.

Canva Docsin rajoitukset

Canvan sivuasetukset ovat voimakkaasti rajoitettuja. Kun avaat Canvan ensimmäisen kerran, huomaat heti, että se on sivuton asiakirja ilman mahdollisuutta luoda erillisiä sivuja tai asettaa asiakirjan kokoa (esim. Letter, A4 jne.).

Tämä tarkoittaa, että dokumenttia muokattaessa ei voi tietää, mitkä sisällön osat sopivat eri sivuille. Tähän liittyy muita rajoituksia, kuten:

  • Ei sivunvaihtoja
  • Ei sivun suunta-asetuksia
  • Ei sivunumeroita
  • Ei ylä- ja alatunnisteita
  • Ei marginaalimuutoksia

Toinen huomioitava rajoitus on, että et voi jakaa sisältöäsi erillisiin sarakkeisiin. Et esimerkiksi voi sijoittaa kuvia vasemmalle tai oikealle, jolloin teksti virtaa niiden ympärillä. Lisäksi voit viedä asiakirjan vain PDF-tiedostona seuraavilla kokovaihtoehdoilla: A3, A4, Letter ja Legal.

Kenen pitäisi käyttää Canva Docsia?

Nykyisten asiakirjojen käsittelytyökalujen tapaan Canva Docsilla on ainutlaatuiset vahvuutensa ja heikkoutensa. Tämän seurauksena et voi täysin luottaa siihen luodessasi kaikentyyppisiä asiakirjoja. Joten missä tapauksissa sinun pitäisi harkita Canva Docsin käyttöä?

Käytä Canva Docsia, jos:

  • Käytät jo Canvaa digitaalisen omaisuuden suunnitteluun.
  • Haluat käyttää yksinkertaista vedä ja pudota asiakirjankäsittelytyökalua.
  • Olet luova ja haluat luoda erittäin visuaalisia ja interaktiivisia asiakirjoja.
  • Haluat, että laadukkaat arkistokuvat, videot ja graafiset elementit ovat käden ulottuvilla.

Canva Docs on täällä jäädäkseen

Rajoituksistaan ​​huolimatta Canva Docs on tehnyt vahvan debyytin ainutlaatuisilla ominaisuuksilla, jotka antavat sille etulyöntiaseman kilpailijoihinsa nähden. Erittäin visuaalisten ja ammattimaisen näköisten asiakirjojen luominen on erittäin helppoa vähällä kokemuksella ja nopeasti.

Jos olet lukenut tähän asti, tiedät nyt mitä odottaa Canva Docsilta ja haluatko kokeilla sitä. Sillä välin voit myös oppia kuinka nopeasti muokata PDF-tiedostoja Canvassa.