Kuinka suunnitella viikkosi Google-kalenterissa

Jos et ole Applen käyttäjä, on suuri mahdollisuus, että käytät Google-kalenteria elämäsi tärkeiden asioiden seuraamiseen. Ja vaikka käyttäisit iPhonea, iPadia tai Macia, saatat silti mieluummin käyttää Google-versiota pysyäksesi ajan tasalla.

Viikon suunnittelu etukäteen on erinomainen tapa varmistaa, ettet joudu häiritsemään asioita, jotka eivät ole tärkeitä, jolloin voit jatkaa työskentelyä tavoitteidesi eteen. Lisäksi sinun on paljon helpompi välttää aikataulusi ylisuunnittelua ja itsesi ylikuormittamista.

Tässä oppaassa saat esittelyn viikkosi tehokkaampaan suunnitteluun Google-kalenterissa.

1. Ajan estäminen aikataulussasi

Kun olet kiinnostunut tuottavuudesta, luultavasti kokeilet ajan estämistä. Jotkut ihmiset käyttävät tätä taktiikkaa aikatauluttaakseen jokaisen tunnin päivästään, mutta saatat huomata, että se on hieman liikaa. Ja jos jotain odottamatonta tapahtuu, sinulla voi olla vaikeuksia suorittaa jäljellä olevat tehtäväsi.

Mutta vaikka koko päivän ajoittaminen ei ole aina paras idea, sinun tulee varata aikaa tärkeille tehtäville, jotka vaativat enemmän kognitiivista energiaa. Jos sinun on esimerkiksi kirjoitettava opinnäytetyö yliopistoon, varaa itsellesi pari tuntia joka päivä Keskity intensiivisesti tähän yhteen asiaan, mikä voi auttaa sinua tuottamaan laadukkaampaa työtä ja suorittamaan tehtäväsi nopeammin.

Tarkennusjaksojen ajan ajoittaminen on helppoa Google-kalenterissa. Napsauta ensin karkeaa aikaväliä, josta haluat tämän tehtävän alkavan. Kun seuraava ikkuna tulee näkyviin, kirjoita tehtäväsi nimi. Voit muuttaa kellonaikaa ja päivämäärää tarvittaessa sekä lisätä kuvauksia ja liitteitä.

Kun olet tyytyväinen kaikkeen, paina Tallentaa -painiketta. Toista tämä vaihe jokaiselle toiminnalle, jolle haluat estää tietyn ajan viikollasi.

2. Värikoodaa työsi

Kun suunnittelet viikkoasi Google-kalenterissa, saatat nopeasti huomata, että sinulla on paljon sitoumuksia. Kun olet lisännyt nämä kaikki, saatat huomata, että kaikki näyttää ylivoimaiselta. Onneksi voit korjata tämän ongelman värikoodaamalla tehtäväsi.

Voit valita yli 10 eri väristä Google-kalenterissa, mikä antaa sinulle kohtuullisen mukauttamisen. Päätät itse, mitä käytät kussakin luokassa. Kuten alla olevasta kalenterista näet, olemme pitäneet oletussinisen harjoituksissa ja valinneet oranssin asiakastyöhön liittymättömiin yritystehtäviin.

Kursseilla väri on vaaleanruskea. Samaan aikaan sosiaaliset tapahtumat on koodattu viisaasti. Värikoodaa tehtäväsi napsauttamalla tapahtumaa, jota haluat muuttaa. Alareunassa näet a värikuvake; valitse tämä.

Valitse väri, johon haluat vaihtaa tapahtumasi. Napsauta sitten Tallentaa -painiketta.

Jos et ole saanut erityistä käyttöoikeutta, et voi muokata värejä tapahtumille, joihin muut ovat kutsuneet sinut. Tapahtumasi väri muuttuu välittömästi, kuten näet yllä olevasta kuvakaappauksesta.

3. Kaikki kalenterisi näkyvät

Kun käytät Google-kalenteria ensimmäisen kerran, saat oletuskalenterin, jonka avulla voit lisätä kaikki tärkeät tehtäväsi jokaiselle viikolle. Sovellus on kuitenkin loistava myös yhteistyöhön muiden kanssa –varsinkin jos työskentelet etänä tai osana hybridisopimusta. Voit pyytää muita ihmisiä kutsumaan sinut kalentereihinsa, ja ne tulevat näkyviin käyttöliittymässäsi, kun he kutsuvat sinut.

Jos haluat saada täyden yleiskatsauksen viikostasi Google-kalenterissa, kaikkien kalenterisi näkyminen on hyvä idea. Tämä voi myös auttaa varmistamaan, että tapahtumasi eivät ole ristiriidassa muiden kanssa, joihin olet jo sitoutunut liittymään.

Kaikkien kalenterisi näyttäminen Google-kalenterissa on helppoa. Vasemmalla puolella näet kaksi osiota, jotka ovat tärkeitä juuri nyt. yksi kutsutaan Minun kalenterini, ja toinen on nimeltään Muut kalenterit.

Jotta kalenterisi näkyvät, sinun tarvitsee vain rastittaa niiden vieressä oleva ruutu.

4. Tapahtumien lisääminen, jotka edellyttävät läsnäoloasi

Sen lisäksi, että estät viikon ajan tärkeille projekteille, olet ehkä myös määrittänyt tapahtumia, jotka vaativat läsnäoloasi. Jos opiskelet esimerkiksi yliopistossa, sinulla on luentoja ja seminaareja. Ja jos olet palkattu tai itsenäinen ammatinharjoittaja, saatat joutua osallistumaan kokouksiin muiden tiimisi jäsenten kanssa.

Viikoittain toistuvissa tapahtumissa pomosi tai oppilaitoksesi todennäköisesti kutsuu sinut sisällyttämään ne kalenteriisi, mikä vähentää ruumiillista työtäsi. Mutta jos näin ei tapahdu tai sinun on määritettävä yksittäisiä tapahtumia, voit helposti sisällyttää ne kalenteriisi.

Kuten teit estäessäsi aikaa aikataulussasi, napsauta varattavaa aikaväliä. Kirjoita sitten tapahtumasi nimi.

Voit lisätä ihmisiä tapahtumaasi menemällä osoitteeseen Lisää vieraita. Sen alla olevassa osiossa sinä voi muodostaa neuvottelupuhelun Google Meetissä. Google-kalenterin avulla voit myös lisätä paikkoja, ja voit valita ehdotetuista ajoista, jos et tiedä, milloin sinun pitäisi ajoittaa kokous. Lisäksi voit muuttaa lupia, joita vieraiden on mukautettava tapahtumaan.

Voit valita Tallentaa kun olet valmis järjestämään tapahtuman.

5. Työ- ja ei-työhön liittyvien tapahtumien lisääminen

Töitä tai opintoja varten tarvittavien päätehtävien lisääminen on tärkeää, kun suunnittelet viikkoasi Google-kalenterissa. Mutta aikatauluja järjestäessään monet unohtavat varata aikaa harrastuksiinsa.

Jotain hauskaa tekemistä vapaa-ajalla voi parantaa hyvinvointiasi merkittävästi. Jos sinulla ei tällä hetkellä ole harrastusta, Harkitse näitä jännittäviä harrastuksia tekniikan ystäville. Toinen etu harrastusten sisällyttämisestä viikkosuunnitelmaasi on, että saatatParkinsonin lain takia– huomaat saavasi tehtävät valmiiksi nopeammin.

Sinun tulisi myös varata kalenteriisi aikaa ystävien ja perheen kanssa viettämiseen. Näin varmistat, ettet unohda jo suunnittelemiasi asioita, vaan se antaa sinulle myös asioita, joita voit odottaa viikon aikana.

Kun lisäät aikatauluusi tehtäviä, jotka eivät ole sidoksissa työhön, voit noudattaa samaa menettelyä kuin estäisit aikaa muille asioille. Valitse, milloin haluat luoda nämä tehtävät, ja aseta se toistamaan tarvittaessa. Voit värikoodata ja jopa kutsua muita.

Paranna ajanhallintaasi Google-kalenterin avulla

Viikon suunnittelu etukäteen antaa sinulle enemmän selkeyttä siitä, mitä sinun on tehtävä, ja Google-kalenteri on loistava paikka yhdistää kaikki. Voit lisätä työhön liittyviä tehtäviä sekä aikatauluttaa harrastuksiasi ja muita sitoumuksiasi.

Google-kalenteri tarjoaa useita mukautusvaihtoehtoja, joiden avulla voit hallita aikaasi paremmin. Voit esimerkiksi värikoodata jokaisen tehtäväluokan, mikä tekee kaikesta helpommin seurattavaa. Lisäksi voit lisätä useita kalentereita varmistaaksesi, että et menetä mitään.