Googlella on jotain sinulle, jos etsit tehtävienhallintasovellusta...mutta se ei ole sitä mitä luulet!

Googlen sovellussarjan avulla työn tekeminen ja yhteistyö muiden kanssa on helppoa. Mutta jos etsit paikkaa, jossa voit seurata tehtäviäsi, asiat voivat olla hieman epäselviä.

Saatat ihmetellä, onko Googlella edes tehtävienhallintatyökalu. Jos näin on, et ole yksin. Tässä ovat vaihtoehdot, joita teknologiajätti tarjoaa käyttäjilleen tehtävien hallintaan.

Yllättäen Google ei tarjoa yksittäistä ratkaisua tehtävien hallintaan. Sen sovellussarjassa ei ole Notion-, ClickUp- tai vastaavaa ohjelmistoa. Mutta se ei tarkoita, ettet voi tehdä sitä.

Luot järjestelmäsi sen sovellusten ja työkalujen valikoiman avulla. Nämä ovat siis viisi tapaa, joilla voit käyttää Google-sovelluksia seurataksesi, mitä sinun on tehtävä.

1. Luo yksinkertaisia ​​muistiinpanoja ja luetteloita Google Keepin avulla

Google on nimennyt osuvasti Keepiksi, koska se on täydellinen paikka tietojen tallentamiseen ja järjestyksessä pitämiseen. Täällä voit nopeasti kirjoittaa muistiinpanoja ja luoda tehtäväluetteloita. Se on paljon kuin henkilökohtainen tiedote kaikille digitaalisille tarralapuillesi – kaikkea hauskaa ilman kustannuksia, fyysistä sotkua ja paperijätettä.

instagram viewer

Muita Google Keepin ominaisuuksia ovat muistutukset, tunnisteet, kiinnitys, yhteiskäyttäjät, arkistointi ja sen saatavuus Google Workspacessa. Tässä hieman enemmän jokaisesta.

Muistutukset

  • Voit lisätä muistiinpanoihisi muistutuksia, jotta pysyt ajan tasalla. Google sitten kerää ne puolestasi Muistutukset -välilehti sivupalkissa, jotta näet ne järjestyksessä.

Tarrat

  • Tarrat auttavat sinua merkitsemään ja löytämään kohteita. Kun lisäät sellaisen, näet sen nimen sivupalkissa. Siellä voit napsauttaa ja tarkastella kaikkia samalla tunnisteella varustettuja kohteita. Tällä tavalla, jos kirjoitat useita muistiinpanoja samasta aiheesta, voit nopeasti pyöristää ne kaikki.

Kiinnitys

  • Kiinnitys on kätevää, jos olet joku, joka tekee paljon muistiinpanoja. Sen avulla voit säilyttää tärkeimmät muistiinpanosi näytön yläreunassa, jotta löydät ne helposti myöhemmin uudelleen.

Hae

  • Jos kirjoitit muistiinpanon, mutta et löydä sitä sadoista (tai tuhansista), jotka olet tallentanut Google Keepiin, se on helppo löytää sisäänrakennetun hakutoiminnon avulla. Ja tehdäksesi haustasi tarkempi, voit käyttää tätä Google-haun huijauslehti auttaa sinua löytämään tarvitsemasi.

Yhteistyökumppanit

  • Haluatko seurustella jonkun muun kanssa suorittaaksesi tehtäviä tai jakaaksesi muistiinpanosi välittömästi? Voit lisätä muita muistiinpanoihisi napsauttamalla yhteiskäyttäjäkuvaketta. Näin sinun ja ystäväsi ei tarvitse selata tekstiviestejä löytääksesi jaettuja kohteita myöhemmin.

Arkistointi

  • Kun olet kirjoittanut muistiinpanon tai luettelon, voit arkistoida sen poistamisen sijaan, jos uskot käyttäväsi sitä myöhemmin uudelleen. Tällä tavalla voit tyhjentää taulusi ilman, että sinun tarvitsee heittää pois jotain tärkeää. Löydät painikkeen muistiinpanojen alareunasta ja arkiston sivupalkista.

Saatavuus

  • Keep on käytettävissä minkä tahansa Google-sovelluksen oikealla olevassa työkalupalkissa. Tämä tarkoittaa, että voit käyttää muistiinpanojasi Google Workspacessa, jolloin voit tarkistaa kohteet työstäessäsi niitä ja käyttää muistiinpanoja.

Ei tarvitse hypätä sovellusten välillä. Itse asiassa, jos haluat käyttää yhtä pääsovellusta kaikkiin tehtäviisi, Keep voi olla vastauksesi ominaisuuksiensa ja helpon pääsyn ansiosta.

2. Kirjoita tehtäväluettelosi Google Sheetsiin

Jos olet enemmän luetteloihminen, Google Sheets voi olla tarvitsemasi sovellus. Täällä voit hyödyntää laskentataulukoiden työskentelyyn liittyvää laajaa räätälöintiä tai pitää asiat yksinkertaisina. Se on täysin sinusta kiinni, ja se on sen kauneus.

Koska voit luoda tehokkaampia tehtävienhallintajärjestelmiä, sinun kannattaa harkita niiden lisäämistä ruuhkan seuranta Google Sheetsin tehtäväluetteloosi. Kun jokaiselle tehtävälle on säilytyspaikka, on vähemmän todennäköistä, että tehtäväsi liukastuvat halkeamien väliin.

Voit lisätä valintaruutuja Google Sheetsiin etsimällä niitä näytön yläreunassa olevasta lisäysvalikosta.

3. Rakenna yksinkertainen projektiseuranta Google Sheetsissä

Laskentataulukko voi olla myös vastaus, jos etsit paikkaa kokonaisten projektien seurantaan. Sinä pystyt luoda toimiva projektinhallintataulu Sheetsissä auttaa sinua ja joukkuetovereitasi pysymään raiteilla ja välttämään päällekkäisyyksiä.

Voit jopa luoda taulun, joka tarjoaa välittömiä visuaalisia päivityksiä käyttäjillesi avattavasta luettelosta Google Sheetsissä. Kun lisäät päivityksiä, kaikki tietävät, kuka työskentelee mitäkin ja näkevät projektien tilan reaaliajassa verrattuna toisiinsa.

Oletko jumissa, mistä aloittaa? Ota inspiraatiota nykyisistä prosesseistasi ja ohjelmistoistasi tai etsi opetusohjelmia tai viitteitä muilta, jotka ovat tehneet samoin. Minkä tahansa projektinhallintaohjelmiston käytön aloittaminen sujuu paljon sujuvammin, jos suunnittelet, miten käytät ohjelmistoa ensin – etkä kiertää sitä myöhemmin.

4. Yhdistä Google-tehtävät Gmailin ja Google-kalenterin kanssa

Google Tasks sopii erinomaisesti niille, jotka viettävät paljon aikaa kalenterissaan ja postilaatikossaan. Tämä johtuu siitä, että löydät sen suoraan minkä tahansa Google-sovelluksen työkalupalkista napsauttamalla sinistä valintamerkkilogoa. Löydät sieltä myös Google Keepin, mutta Tasksin käytön etuna on, että Google lisää asettamasi muistutukset suoraan kalenteriisi. Se on puhdas, yksinkertainen tarkistuslista niille, jotka haluavat muotoa.

5. Käytä Google-kalenteria pysyäksesi ajan tasalla päivämääristä ja tehtävistä

Joillekin tehtävien näkeminen kalenterimuodossa auttaa. Se epäilemättä auttaa pysymään määräajoissasi. Se on myös hyvä suunnitteluun etukäteen. Jokaisella on erilainen järjestelmä, joten sinun on ehkä tutkittava, mikä toimii sinulle.

Joitakin esimerkkejä tavoista käyttää Google-kalenteria eräpäivien ja muistutusten jälkeen ovat:

  • Aika estää työistuntojasi – voit keskittyä lisäämällä tehtävän nimen tai tehtäväluettelon muistiinpanoihisi.
  • Aika estää sähköpostisi ja viestisi auttaa pitämään mielesi käsillä olevassa tehtävässä.
  • Luo uusi kalenteri ja lisää muistiinpanoja ja tehtäväluetteloita tapahtumiksi.
  • Jaa kalenteri jonkun muun kanssa noudattaaksesi määräaikoja ja hoitaaksesi tehtäviä yhdessä.

Hallitse tehtäviäsi Googlen avulla

Vaikka Googlella ei ole selkeää tehtävänhallintaa, se tarjoaa monia työkaluja, jotka auttavat sinua pysymään tehtävälistasi kärjessä. Kaikki riippuu siitä, minkä tyylinen tehtävänhallinta sopii sinulle, mutta laajan valikoiman ansiosta jokaiselle löytyy todennäköisesti jotakin.

Google Keep ja Tasks ovat ylivoimaisesti yksinkertaisimpia ja helppokäyttöisimpiä – ja ne sopivat hyvin yhteen kalenterisi ja postilaatikkosi kanssa. Mutta jos etsit jotain syvällistä, johon voit rakentaa, Google Sheets on todennäköisesti paras vaihtoehto.