Digitaalinen sotku ilmenee eri tavoin, mukaan lukien epäjärjestyneet työpöydät, avaamattomat sähköpostit, huonosti merkityt tiedostot ja ladatut postilaatikot. Ne ovat peräisin sotkuisesta virtuaalielämästä.
Jos sinulla on tapana viivyttää tiedostojesi järjestämistä, on aika muuttaa huonoa tapaasi. Se haittaa tuottavuutta. Tässä on useita tapoja, joilla digitaalinen sotku hidastaa työnkulkuasi, aiheuttaa tarpeetonta stressiä ja häiritsee sinua velvollisuuksistasi.
1. Järjestäytymättömien tiedostojen lajittelu vie aikaa
Epäjärjestäytyneet digitaaliset arkistointijärjestelmät johtuvat huonoista tavoista. Useimmat käyttäjät lähettävät erilaisia tiedostoja työpöydälleen, latauksilleen tai asiakirjakansioilleen satunnaisesti. Vaikka muutamat väärässä paikassa olevat asiakirjat näyttävät aluksi olevan hallittavissa, niitä voi nopeasti kertyä, jos laiminlyödä asianmukaista hallintaa.
Muista: lyhytaikaisen mukavuuden valitseminen luo pitkän aikavälin pullonkauloja. Kansioissasi on sotkua, joten tiettyjen tiedostojen löytäminen vie vähitellen enemmän aikaa. Ota esimerkkinä yllä oleva kuva. Mitään kansion tiedostoista ei nimetty; sinun on tutkittava jokainen ennen kuin löydät tarvitsemasi.
Korjataksesi tämän huonon tavan, harjoitella tiedostojen järjestämistä. Varmista, että jokainen tallentamasi valokuva, video tai asiakirja menee suoraan oikeaan kansioon. Lopeta oletuksena niiden lähettäminen latauksiin tai työpöydän kansioihin.
2. Sotku häiritsee
Tiedostojen jättäminen oletusarvoisiin tallennuskansioihin sotkee näytön. Jos et määritä uutta kohdetta, ne täyttävät edelleen lataukset, asiakirjat tai työpöydän kansiot. Ne voivat viedä koko näytön, jos et ole varovainen.
Tämäntyyppinen sotku ei vain näytä kamalalta, vaan se aiheuttaa myös visuaalista ylikuormitusta. Mielesi työskentelee kovemmin käsitelläkseen erilaisia tietoja. Tämän seurauksena lisääntynyt kognitiivinen stressi tuntuu ylivoimaiselta, estää sinua suorittamasta parastasi ja häiritsee ajatuskulkuasi.
Paras ratkaisu on kehittää tiedostojen nimeämiskäytäntöjä (FNC). Nimeä tiedostosi niiden tarkoituksen mukaan. Ihannetapauksessa FNC: n tulisi havainnollistaa niiden sisältöä, tehtävää, tekijää ja projektin merkitystä – ryhmittele resurssit yhteisten piirteiden perusteella.
3. Käyttämättömien ohjelmistojen kerääminen haittaa laitteen nopeutta
Digitaaliset ihmiset tarvitsevat useita työ- ja henkilökohtaisia ohjelmistoja. The Business of Apps raportoi, että maailmanlaajuiset käyttäjät latasivat 143 miljardia sovellusta vuonna 2021. On tavallista kokeilla useita työkaluja säännöllisesti.
Latausten suuresta määrästä huolimatta useimmat sovellukset hylätään. Statista sanoo, että 25 prosenttia käytetään vain kerran. Selaa latauskansiota – löydät ohjelmia, jotka olet jo unohtanut. Ehkä sinun piti testata uutta työkalua työhön, tai ehkä trendikäs peli herätti uteliaisuutesi.
Vanhojen sovellusten pitäminen käsillä saattaa tuntua kätevältä, mutta ne hidastavat laitteita huomattavasti. Ohjelmien asentaminen vie levytilaa. Ne kuluttavat silti prosessointitehoa, vaikka et käytä niitä usein.
On parasta lopettaa käyttämättömien ohjelmien kerääminen. Jos et näe itsesi toistuvasti käyttävän jotain lataamaasi, poista se. Asenna vain poistetut sovellukset uudelleen tarvittaessa.
4. Järjestämätön omaisuus hidastaa tehtävien seurantaa
Käyttäjät ottavat työsovelluksia käyttöön liian nopeasti. Vuoden 2021 raportti Okta, Inc. osoittaa, että 10 % yhdysvaltalaisista työnantajista käyttää yli 199 työvälinettä. Kyllä, jokainen ohjelma tuottaa erityisiä etuja. Mutta liian monien sisällyttäminen päivittäiseen rutiiniin hidastaa työnkulkua -alustojen välillä vaihtaminen hukkaa aikaa.
Käytä vain tarvitsemiasi. Useiden järjestelmien rakentaminen ja ylläpito aiheuttaa tarpeetonta kognitiivista stressiä. Välilehtien vaihtaminen kestää sekunteja, mutta uuden tiedon vastaanottaminen vie vähintään muutaman minuutin. Sinulla on vaikeuksia keskittyä, jos hyppäät jatkuvasti tehtävien välillä.
Voit virtaviivaistaa liiketoimintaprosesseja investoimalla alustaan, joka yhdistää kaikki työvälineet. Voit saada esimerkiksi projektinhallinnan työkalut. Niiden avulla voit määrittää tehtäviä, seurata projektin edistymistä, tehdä yrityksen laajuisia ilmoituksia ja lähettää yksityisviestejä yhdeltä alustalta.
5. Useiden tilien omistaminen eri kirjautumistiedoilla on hämmentävää
Nykyään on yleistä, että tilejä on useita. Ottaen huomioon erilaiset sosiaalisen median alustat, työvälineet, projektinhallintajärjestelmät, uutiskirjeet ja postituspalveluntarjoajat, sinulla voi helposti olla tusina profiileja.
Valitettavasti useiden kirjautumistietojen seuraaminen on haastavaa. Monet vain asettavat lyhyitä sanakirjasanoja, jotka he voivat helposti muistaa salasanoiksi. Avast jopa raportoi, että 83 % amerikkalaisista kierrättää heikkoja salasanoja henkilökohtaisilla ja ammattitileillä. Vaikka ne ovat ikimuistoisia, ne ovat myös epävarmoja. Taitava hakkeri voisi nopeasti ohittaa yleiset yhdistelmät raakavoiman hakkerointimenetelmillä.
Valitse salasanaksi pitkät aakkosnumeeriset merkkijonot. Jos sinulla on vaikeuksia muistaa ne ulkoa, sijoita a turvallinen, luotettava salasananhallinta joka täyttää kirjautumissivut automaattisesti.
6. Vanhojen luottamuksellisten asiakirjojen säilyttäminen altistaa henkilöllisyysvarkauksille
Sen lisäksi, että epäjärjestyneet tiedostot sotkevat työpöytääsi, ne vaarantavat tietoturvasi. Valtion virastojen, työnantajien, liikekumppaneiden, terveydenhuoltolaitosten ja liikepankkien asiakirjat ovat luottamuksellisia henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja (PII).
Huomaa, että rikolliset voivat tehdä erilaisia petoksia näillä henkilötiedoilla. Jos suorat tunnisteet, kuten SSN, koko virallinen nimesi ja työnantajatiedot, joutuisivat heidän käsiinsä, mikään ei estä heitä varastamasta henkilöllisyyttäsi. He voivat jopa ottaa valtavia lainoja tietämättäsi.
Suojele luottamuksellisia tiedostoja yleensä ylimääräisinä toimenpiteinä. Salaa kansiosi, vältä henkilökohtaisten tietojen lähettämistä sähköpostitse ja poistaa vanhat asiakirjat pysyvästi tiedostosilppurilla.
7. Tietojen ylikuormitus aiheuttaa stressiä
Multitaskerit avaavat usein kymmeniä välilehtiä kerralla. He suorittavat samanaikaisesti erilaisia tehtäviä saadakseen valmiiksi enemmän töitä, mutta ironista kyllä, kontekstin vaihtaminen vain tappaa tuottavuuden. The American Psychology of Association sanoo, että liiallisen tiedon imeytymisen ja tehtävien välillä hyppimisen aiheuttama kognitiivinen stressi tekee sinusta tehottoman. Saat vähemmän tehtyä työpäivän päätteeksi.
Lopeta aivojen ylikuormittaminen datalla. Mielesi vaeltelee, jos näet jatkuvasti satunnaisia tehtäviä. Eräänä hetkenä viimeistelet artikkelin työstäsi, ja seuraavana selaat mielettömästi päivällisreseptejä.
Sen sijaan, että jättäisit erilaisia asiakirjoja, tiedostoja ja tehtäväluetteloita auki, pienennä ja pinoa ne pois, kunnes tarvitset niitä. Keskity vain käsillä olevaan tehtävään. Tarvitset rauhaa ja vapautta siirtyä luovaan, tuottavaan flow-tilaan.
Digitaalinen minimalismi ja tehostetut tuottavuusarviot
Sekava digitaalinen tila on yhtä haitallista kuin sotkuinen työpöytä. Vaikka virtuaalitiedostojen järjestäminen saattaa kuulostaa tylsältä, satojen tiedostojen, sähköpostien ja kansioiden läpikampaaminen kuluttaa paljon enemmän energiaa. Tehostaaksesi, varmista, että voit navigoida digitaalisissa järjestelmissäsi saumattomasti.
Huomaa myös, että järjen poistaminen ylittää tiedostojen järjestämisen. Sen sijaan, että järjestäisit kansioitasi muutaman kuukauden välein, sisällytä digitaalisen minimalismin käytännöt jokapäiväiseen elämääsi. Ota tapa ylläpitää puhdasta virtuaalista tilaa.