Jos olet huolissasi siitä, että sähköpostiesittelysi vaikuttavat heikolta, älä huoli – et ole yksin. Jopa taitavat kirjoittajat viettävät tuntikausia täydellisen johdannon luomiseen. Kaikki tietävät, että niiden pitäisi kiinnittää lukijan huomio, mutta vain harvat onnistuvat siinä.
Hallitse sähköpostin avausrivit tutkimalla ensin, miltä huonot näyttävät. Tässä on joitain vahingollisia, mutta yleisesti huomiotta jääviä virheitä, joita tulee välttää ammattisähköposteja kirjoitettaessa.
1. Emojien ja liiallisten välimerkkien kirjoittaminen
Emojit ovat tulleet niin yleisiksi, että jopa tekniikkaa tuntemattomat aikuiset käyttävät niitä päivittäisissä keskusteluissa. Onhan tunteiden ilmaiseminen tekstin kautta hankalaa. Sen sijaan, että kuvaisit tarkasti ei-verbaalisen viestinnän vivahteita, sinun on helpompi napsauttaa digitaalisia kuvia. Jos haluat henkilökohtaisemman tunteen, voit jopa tee mukautettuja hymiöitä sovellusten avulla.
Hymiöiden mukavuudesta huolimatta sinun ei pitäisi käyttää niitä työsähköposteissa. Ne näyttävät epäammattimaisilta. Jotkut lukijat saattavat jopa yhdistää sinut ärsyttäviin markkinoijiin, jotka aloittavat sähköpostit massiivisilla hymiöillä.
Sama sääntö koskee liiallisia välimerkkejä. Vaikka useat huutomerkit ja pisteet merkitsevät kohonneita tunteita, ne näyttävät joskus roskapostina. Käytä niitä vain läheisten ystävien ja ikätovereiden kanssa. Muuten saatat näyttää hämäriltä markkinoijilta, jotka käyttävät liikaa "!!!" luoda väärennettyä kiireellisyyttä.
2. Sales-y-kielen käyttö
Aggressiivinen sähköpostitaktiikka toimii harvoin enää. Vastaanottajat sulkevat automaattisesti myynti-y-esittelyjä sisältävät sähköpostit viestin tarkoituksesta riippumatta. Kun he tekevät, he eivät avaa niitä uudelleen. Jotkut ihmiset jopa estävät lähettäjän kokonaan, jos he eivät tunne häntä henkilökohtaisesti.
Saman hoidon välttämiseksi:
- Pudota painavat sähköpostin avausrivit.
- Korosta henkilöbrändiäsi muutaman ensimmäisen lauseen avulla sen sijaan, että esität toimintakehotuksia.
- Hanki lukijan luottamus ennen kaikkea. Halusitpa sitten palkankorotusta työnantajaltasi tai tapaamisen lämpimällä johdolla, sinun on ensin vakiinnutettava itsesi luotettu henkilö.
3. Johdanto kestää liian kauan
Ironista kyllä, ihmisillä on tapana selittää liikaa, kun he menettävät sanansa. Ne kompensoivat epävarmuutta vaeltelemalla ja ohjaamalla lukijoita niihin liittyviin mutta ei-olennaisiin elementteihin. Se on luonnollinen vastaus. Jos olet huolimaton, saatat joutua kirjoittamaan useita kappaleita ennen kuin saavutat viestisi ytimen.
Vaikka yli-a vaikuttaakin hyödylliseltä, se tyrkyttää lukijat. Digitaalisten alkuperäiskansojen keskittymisaika on yleensä lyhyt – he eivät anna viestillesi mahdollisuutta, jos se alkaa pitkällä, tylsällä esittelyllä. Pidä avauksesi suoraviivaisena. Mainitse valtuustietosi, kerro, miksi otat heihin yhteyttä, ja herätä sitten heidän uteliaisuutensa tuskalla.
Muistaa: Introjen on määritettävä viestisi sävy, ei yhteenveto siitä. Yritä kirjoittaa informatiivinen, huomiota herättävä johdanto, joka tarjoaa kontekstin ja saa lukijat sitoutumaan. Rajoita myös itsesi kahteen tai kolmeen lauseeseen.
4. Esittelyssä Too Much Jargon
Jargon viittaa teknisiin sanoihin, joita käytetään tietyissä yhteisöissä. Ne välittävät nopeasti monimutkaisia käsitteitä, jotka muuten edellyttäisivät pitkiä, tarpeettomia selityksiä. Näillä termeillä ei ole synonyymejä. Luotat heihin eniten, kun keskustelet toimialakohtaisista asioista muiden ammattilaisten kanssa.
Vaikka ammattislangit ovat välttämättömiä, ne tuntuvat myös poissulkevilta. Sinun ei pidä huolimattomasti olettaa, että vastaanottajat ymmärtävät monimutkaisia, teknisiä ideoita. Muuten saatat pelotella heitä. Aloita sähköpostit aina yleisillä lauseilla ja ytimekkäällä kielellä. Käytä ammattislangia vasta, kun olet esitellyt itsesi ja selvittänyt viestin tarkoituksen.
Provinkki: Vältä teknisiä termejä ja ammattikieltä kirjoittaessasi alan ulkopuolisille ihmisille. Jos joudut tarkentamaan liian monimutkaisia asioita, lataa asiaankuuluvat resurssit suurina liitetiedostoina sen sijaan.
5. Näytteleminen yli tutun
Työpaikkaviestintä ei aina vaadi ystävällistä, iloista käytöstä. Henkilökohtaiset tarinat, täytelauseet ja pöyhkeet sotkevat aloituslinjasi, jos ne irrotetaan kontekstista. Ennen kuin asetat esittelysi sävyn, harkitse läheisyyttäsi vastaanottajaan. Kunnioita heidän ammatillisia rajojaan.
Tarpeettomat, muodolliset termit kuulostavat persoonattomalta, mutta ärtyisä, sopimaton asenne voi olla loukkaavaa. Ole persoonallinen käyttämättä liian tuttua. Ja jos olet epävarma lähestymistavastasi, toimi turvallisesti ja nojaa muodolliseen sävyyn. Vältä lauseita, jotka voidaan tulkita väärin. Ota vähemmän muodollinen asenne vasta sitten, kun toinen osapuoli lämmittää sinua.
6. Vitsit ja lyönnit
Monet markkinoijat vannovat humoristisiin sähköpostiesittelyihin. He väittävät, että nokkelat huomautukset rakentavat yhteyttä ja kiinnittävät lukijan huomion. Hauskat esittelyt saattavat tehdä sähköpostistasi kiinnostavampia, mutta riskit ovat suuremmat kuin hyödyt. Vitsit on vaikea välittää sähköpostitse.
Jopa kevytmielinen sanapeli voi muuttua loukkaavaksi loukkaukseksi, jos käytät väärää sävyä, sanamuotoa ja kontekstia. Harkitse vitsien käyttämistä vain satunnaisissa keskusteluissa kollegoiden kanssa, jotka tunnet henkilökohtaisesti. Muussa tapauksessa pidä työsähköpostisi ammattimaisena.
7. Seuraa epätavallisia muotoja
Useimmat sähköpostipalveluntarjoajat käyttävät samoja kirjasintyylejä, kokoja ja värejä kuin tekstinkäsittelyohjelmissa. Voit jopa ladata uusia osoitteesta ilmaiset fonttisivustot. Vaikka fontit ilmaisevat luovuutta, valitse huolellisesti ne, joita käytät ammattimaisissa viesteissä. Kaikki eivät arvosta epätavallisia muotoja.
Käytä oletustyyliä työsähköpostien kirjoittamiseen. Törkeät mallit eivät ole vain epäammattimaisia, vaan ne myös vaarantavat luettavuuden. Esimerkiksi valkoiset taustat peittävät vaaleat värit pois, kun taas suuret kirjasinkoot poikkeavat lukijat pienestä tekstistä.
On olemassa ammattimaisempia tapoja ilmaista luovuutta. Sen sijaan, että leikit kirjasimilla, esittele lahjakkuuttasi verkkosivuston rakentaminen tyhjästä, lataamalla asiaankuuluvaa sisältöä tai kirjoitusportfolion luominen.
8. Aggressiivisten varoitusten tekeminen
Yllä olevan kuvan kaltaiset markkinoijat aloittavat sähköpostinsa sovitulla määräajalla. Vaikka se herättää huomiota, se on myös ärsyttävää. Jopa liikepankit ja lainanantajat esittelevät itsensä ennen liiketoiminnan aloittamista. Jos viestisi avautuu aggressiivisella varoituksella, lukijat hylkäävät sen roskapostina.
Tutustu muihin tapoihin, joilla voit luoda kiireellisyyttä. Sen sijaan, että johtaisit määräaikoihin, jotka harvoin vaikuttavat ostoihin, korosta rajoitetun ajan tarjouksesi arvoa. Tulevaisuudennäkymät eivät reagoi hyvin aggressiivisiin lähestymistapoihin.
Mutta jos voit välttää määräaikojen lisäämisen avausrivillesi, tee se. Tarjoa arvoa ennen kuin luot kiireellisyyttä. Sopimuksen tekeminen selittämättä ehdotustasi saa sinut näyttämään töykeältä ja epätoivoiselta. Tallenna toimintakehotukset viimeiseksi.
Aloita sähköpostit vahvalla, ammattimaisella avaamisella
"Täydellistä" avauslinjaa ei ole olemassa. Sen sijaan, että luottaisit malleihin, luo ainutlaatuisia esittelyjä, jotka vastaavat viestisi tarkoitusta ja resonoivat vastaanottajan kanssa. Muista: yleiset, liikaa käytetyt introt eivät koskaan tuota tuloksia.
Vaikka aloitusrivisi antaa sävyn sähköpostillesi, älä käytä kaikkea aikaasi siihen. Työsähköpostit koostuvat useista osista. Sinun tulee tarkistaa luonnoksestasi muita huolimattomia virheitä, kuten tyhjiä aiherivejä, kielioppivirheitä ja puuttuvia liitetiedostoja.