Älä koskaan lähetä huonosti rakennettuja sähköposteja. Kauheat rakenteet eivät vain sotke viestiä, vaan antavat vastaanottajille negatiivisen vaikutelman työmoraalistasi ja ammattitaidostasi. Hyvät viestintätaidot ovat tärkeitä kaikilla toimialoilla.
Vältä virheitä tarkistamalla luonnoksesi. Korjaa nämä usein huomiotta jääneet huonot käytännöt ja virheet, jotka tekevät sähköpostista epäammattimaisia.
1. Roskapostia sisältävät aiherivit
Markkinoijat ajattelevat, että myynti-y aiherivit nostaa sähköpostin avausprosentteja; valitettavasti ne tuottavat päinvastaisia tuloksia. Vastaanottajat jättävät yleensä huomioimatta liian mainossähköpostit. Elleivät he jo tunne sinua, heillä ei ole velvollisuutta tarkistaa viestiäsi.
Sen sijaan, että olisit myyvä, ole kiinnostunut. Säveltää huomiota herättäviä aiherivejä joka sisältää kuvailevia, ajatuksia herättäviä sanoja. Herätä lukijoidesi uteliaisuus. Voit käyttää avoimia kysymyksiä ja puheenvuoroja – varmista vain, että ne liittyvät viestiisi. Muussa tapauksessa vastaanottajat voivat estää sinua käyttämästä napsautussyöttiaiheita väärin.
2. Vitsit ja nokkelat huomautukset
Harkitse kahdesti, ennen kuin lisäät vitsejä työsähköposteihisi. Vaikka naurun jakaminen saattaa joissain tapauksissa auttaa sinua rakentamaan suhdetta, siitä on usein enemmän haittaa kuin hyötyä. Vitsit on vaikea toimittaa sähköpostitse. Jopa kevytmielisiä sanaleikkejä voidaan pitää sarkasmina tai loukkaavina, jos lukija ymmärtää sinut väärin.
Yleissääntönä on, että vitsit ohitetaan. Tutki sen sijaan muita tapoja keventää tunnelmaa, esimerkiksi jakamalla henkilökohtainen tarina tai keskustelemalla yhteisestä kiinnostuksesta. Ystävällinen ja helposti lähestyttävä ei vaadi suuttumuksia.
3. Emojit ja liialliset välimerkit
Yhä useammat postilaatikoiden tarjoajat ottavat käyttöön hymiöitä nykyään. Outlookin ja Gmailin kaltaisten alustojen avulla voit jopa lisätä emojeja aiheriveille.
Vaikka ne ovat hauskoja ja luovia, ne eivät kuulu työsähköposteihin. Ihmiset näkevät emojit eri tavalla. Esimerkiksi vaikka saatat käyttää nauravien kasvojen hymiötä ilon ilmaisemiseen, muut saattavat nähdä sen sarkasmina. Hymiöt eivät aina välitä haluamaasi viestiä.
Myös varjoisat markkinoijat pitävät hymiöistä. Jos käytät niitä usein, vastaanottajat saattavat yhdistää sinut tietojenkalasteluhyökkäuksiin, myyntiuutiskirjeisiin ja liian mainostaviin mainoksiin.
4. Kirjoitusvirheet ja kielioppivirheet
Kirjoitusvirheet eivät muuta tarkoitusta. Vaikka kirjoittaisit jokaisen sähköpostisi sanan väärin, lukijat ymmärtävät sen silti kontekstin vihjeiden kautta. Edistyneet kielioppivirheet voivat aiheuttaa sekaannusta, mutta teksti ei ole käsittämätöntä.
Tarkoittaako tämä, että voit jättää huomiotta kirjoitusvirheet? Ehdottomasti ei! Vaikka kirjoitus- ja kielioppivirheet eivät sotke viestiäsi, ne näyttävät huolimattomilta. Riippumatta siitä, esitätkö potentiaalisen henkilön tai päivität kollegaasi, sinulla on vaikeuksia ansaita hänen luottamustaan epäammattimaisella kirjoittamisella.
Paras tapa on tutkia luonnokset ennen niiden lähettämistä. Suorita tekstisi läpi a luotettava oikeinkirjoituksen tarkistus, poista turhat pöyhkeet, säädä sävyä vastaavasti ja vaihda monimutkaiset sanat yksinkertaisempiin. Toista nämä vaiheet niin monta kertaa kuin on tarpeen.
5. Pitkät kappaleet
Ole varovainen, kun kopioit ja liität sähköpostiluonnoksia Google Docsista tai Microsoft Wordista. Tekstinkäsittelyohjelmissa on erilaiset oletusasetukset. Et voi odottaa sähköpostisi näyttävän samalta kuin kirjoittaessasi niitä. Ne mukautuvat nykyisen ohjelman kirjasintyyliin, tekstin kokoon ja väliin.
Paras käytäntö on kopioida ja liittää ilman muotoilua painamalla Ctrl/Cmd + Vaihto + V pelkän Ctrl/Cmd + V sijaan. Tämä poistaa aiemmat muotomuutokset. Ja välttääksesi pitkiä tekstilohkoja, pidä kussakin kappaleessa kaksi tai kolme lausetta.
6. Liikaa tietoa
Laajat selitykset ovat hyödyllisiä, mutta sinun on ajoitettava ne oikein. Älä esitä vain satunnaisia tosiasioita. Lukijat todennäköisesti napsauttavat pois sähköpostistasi, jos lataat heidät liikaa tiedoilla heti alkuvaiheessa.
Jaa vain mitä lukijat tarvitsevat. Kun selität monimutkaisia aiheita, liitä mukaan asiaankuuluvat tutkimusasiakirjat, ajoita virtuaalisia konsultaatioita ja vastaa kaikkiin tiellesi tuleviin kyselyihin.
7. Yleiset päätöslausekkeet
Yleiset loppulauseet ovat kaukana. Ne saavat sinut näyttämään epäammattimaiselta ja heikentävät sähköpostisi johtopäätöstä. Sinulla on vähemmän mahdollisuuksia sulkea onnistuneesti. Kun lopetat sähköpostit, käytä suorempaa ja ytimekkäämpää sanaa vaihtoehto "Odotan kuulevani sinusta".
Niitä on jo liikaa käytetty. Lukijat ovat nähneet ne satoja kertoja aiemmin – ne eivät jätä positiivista vaikutusta. Sen sijaan, että käytät yleisiä linjoja, käytä vahvaa toimintakehotusta. Kerro lukijoillesi heidän vaihtoehdoistaan ja ohjaa heitä toimimaan sähköpostisi perusteella.
8. Tarpeettomat liitteet
Sähköpostin liitetiedostot helpottavat tietojen jakamista. Sen sijaan, että ylikuormittaisit lukijoita pitkillä, ei-toivotuilla viesteillä, ohjaa heidät asiaankuuluviin resursseihin. Tämä säästää aikaa kaikilta osapuolilta.
Tästä huolimatta sinun tulee myös välttää tiedostojen lähettämistä joukkona. Käyttäjät ovat yleensä skeptisiä liitteiden avaamiseen, koska ne voivat levittää haittaohjelmia. Useiden tiedostojen lähettäminen sähköpostitse aiheuttaa jopa turvallisuusongelmia.
Jos sinun on lähetettävä useita asiakirjoja samanaikaisesti, käytä tiedostojenjakotyökalua, kuten Dropboxia. Lataa tiedostot haluamallesi alustalle, aseta tarvittavat tietosuojarajoitukset ja lähetä sitten pääsylinkki sähköpostitse.
9. "Luovat" muodot
Vältä pelaamasta rohkeilla fonteilla. Voit alleviivata, kursivoida tai lihavoida tekstin korostaaksesi, mutta käytä oletuskirjasinten tyyliä, väriä ja kokoa.
"Luovat" kirjasintyypit tuottavat mitätöntä hyötyä ammattimaisessa ympäristössä. Ne häiritsevät lukijoita sähköpostistasi. Sen sijaan, että ymmärtäisivät viestin tarkoituksen, heidän mielensä keskittyvät käyttämiisi eri väreihin ja tyyleihin.
Lisäksi oudot muodot saavat sinut näyttämään luonnostelevalta. Postituspalveluntarjoajat jopa lähettävät sähköposteja, jotka sisältävät törkeitä kuvioita ja värejä, suoraan roskapostikansioihin.
Käytä luovia malleja vain, jos ne vastaavat brändiäsi. Esimerkiksi alla oleva esimerkki näyttää kuinka virtuaalinen tapaamisalusta nimeltä Gather jakaa ominaisuudet tinkimättä ammattimaisuudesta.
10. Epäselvät motiivit
Small talk saattaa helpottaa hankalia kokouksia, mutta se sopii harvoin työsähköpostiin. Lopeta pensaan hakkaaminen. Useimmat ihmiset napsauttavat pois, jos he pitävät viestisi tylsänä ja hämmentävänä.
Käytä selkeää ja tiivistä kieltä saadaksesi kantasi perille. Esittelyn tulee olla lyhyt ja huomiota herättävä, kun taas kehon tulee käsitellä käsillä olevaa aihetta. Epämääräiset selitykset johtavat lopulta aikaa vieviin seurantasähköposteihin.
Jos et voi pakata aihetta yhdeksi viestiksi, järjestä sen sijaan kokous. Ajanvaraussovellukset poista edestakaiset sähköpostit puheluita suunnitellessasi. Lähetä vain sähköpostilla kutsulinkki toiselle osapuolelle ja odota heidän vastaustaan.
Pidä työsähköpostisi ammattimaisina ja kunniallisina
Säännöllisesti lähettämiesi ja vastaanottamiesi sähköpostien määrän vuoksi voit odottaa, että jotkin virheet jäävät halkeamien läpi. Satunnaiset kirjoitusvirheet ovat ymmärrettäviä. Huomaa kuitenkin, että alakohtaisten mallien johdonmukainen käyttö heijastaa sinua huonosti. Vastaanottajista saattaa jopa tuntua, etteivät he ole hyvin harkittujen sähköpostien arvoisia. Älä koskaan ohita oikolukuvaihetta.
Voit kirjoittaa entistä parempia sähköposteja tutkimalla saamiasi huonoja viestejä. Löydä yhteisiä piirteitä roskapostikansiosi eri myyntipuheiden, uutiskirjeiden ja tietojenkalasteluyritysten välillä. Kielioppivirheiden tekeminen on yksi asia, mutta mustalla listalla olevien IP-osoitteiden käyttö, myynti-y-kielen väärinkäyttö ja linkkien satunnainen lähettäminen massa on toinen asia.
