8 taitoa tehdä Amazon Alexasta täydellinen virtuaalinen yritysavustaja

Kotona työskenteleminen tuo mukanaan paljon etuja ja yhtä suuren joukon ainutlaatuisia haasteita. Jos olet freelance-työntekijä tai etätyöntekijä, tiedät kasvavan epäjärjestyksen pelon – syyllisyyden ja aivosumun, joka johtuu tuottamattomuudesta jokapäiväisessä elämässäsi.

Eikö olisi hienoa, jos sinulla olisi virtuaalinen avustaja, joka pitää sinut tien päällä – joku, joka auttaisi sinua hallitsemaan kalenteriasi, laskujasi, kulujasi ja projektejasi? Vaikka virtuaalisen avustajan palkkaaminen ei välttämättä ole yksinyrittäjän budjetissa, sinulla on todennäköisesti sellainen jo: Alexa.

Alexa on Amazonin ääniohjattu tekoäly, joka on saatavilla monille laitteille, mukaan lukien Amazon Echo -älykaiutin. Näiden Alexa-taitojen (lähinnä sovellusten) ansiosta voit tehostaa Alexan ominaisuuksia ja tehdä siitä tehokkaan virtuaalisen avustajan.

1. Kalenteri

Kun yhdistät Google-, Microsoft- tai Apple-kalenterisi, voit käyttää Alexaa tapahtumien hallintaan. Se muistuttaa sinua tulevista tapahtumista, ja siinä on mahdollisuus poistaa ilmoitukset käytöstä työaikasi ulkopuolella.

Tämä on integroitu kyky, joten sinun ei tarvitse ladata taitoa. Voit käyttää sitä seuraavasti:

1. Avaa Alexa-sovellus ja valitse Lisää välilehti alareunassa.
2. Napauta Kalenteri.
3. Valitse rataskuvake oikeassa yläkulmassa.
4. Lisää kalenteritilisi napauttamalla plus-kuvake.
5. Kun olet siellä, valitse palveluntarjoaja, johon haluat muodostaa yhteyden, ja seuraa ohjeita.

2. Muistutukset

Tämän integroidun kyvyn avulla Alexa voi muistuttaa sinua tekemästä jotain, jota ei ole kalenterissasi milloin tahansa määrittämäsi ajankohtana. Sano "Alexa, lisää muistutus" pyytääksesi sitä.

Voit myös lisätä ja muokata Alexa-sovelluksessa kohdassa Muistutukset in Lisää -välilehti.

Tämä on välttämätön Alexa-äänikomento. Se korvaa työtilaasi roskaavien tarralapujen tarpeen, ja vannon, että aiot käydä siivoamassa.

Pyydä esimerkiksi Alexaa muistuttamaan sinua soittamaan asiakkaallesi sanomalla: "Alexa, muistuta minua soittamaan Bobille klo 13.30." Voit myös pyytää sitä muistuttamaan sinua vaihtamaan tehtäviä tai jopa syömään ja menemään vessaan. Hei, me kaikki uppoudumme työhön niin, että joskus unohdamme nämä yksinkertaiset asiat!

Todoist on helppokäyttöinen projektinhallintatyökalu (ilmainen henkilöille), joka voi olla niin yksinkertainen tai monimutkainen kuin haluat, ja se integroituu Google-kalenteriin.

Kun yhdistät Todoist-tilisi Alexa-taitoon, voit hallita tehtäväluetteloasi, lisätä tehtäviä tai pyytää Alexaa lukemaan ne sinulle komennoilla, kuten:

• "Alexa, lisää soita Jane huomenna klo 13 tehtävälistalleni."
• "Alexa, lisää HDMI-kaapeli ostoslistalleni."
• "Alexa, mitä minun tehtävälistallani on?"

Komennosta riippuen tehtävä lisätään Alexa-tehtävälistallesi tai ostoslistallesi, jota voit käyttää ja muokata selaimessasi tai Todoist-sovelluksessa. Pyydä vain Alexaa lisäämään tehtävä johonkin näistä luetteloista.

Kestää kauan keskittyä uudelleen häiriötekijän jälkeen. Note Taker on täydellinen kumppani, kun sinulla on idea, että sinun on tehtävä muistiinpano kesken projektin, jotta et katkaise virtaustasi.

Kun olet ottanut taidon käyttöön, pyydä Alexaa "ottamaan muistiinpanoni", niin se kysyy sinulta, mitä haluat muistiinpanon sanovan.

Tämä on ihanteellinen nopeille ideoille, koska tallennusaika ei ole pitkä. Kysy: "Mikä on muistiinpanoni?" jotta se lukee muistiinpanosi sinulle. Jos haluat poistaa tai muokata, sinun on siirryttävä Alexa-sovellukseen hallitaksesi tiettyjä tarroja.

Etätyöntekijät ovat usein vuorovaikutuksessa toistensa ja eri maiden yritysten kanssa. Joissakin tapauksissa aikavyöhykkeiden muuntaminen on yksinkertainen tehtävä, mutta kun työskentelet jonkun kanssa toisella puolella maailmaa, aikaeroa voi olla vaikea mitata ilman apua.

Sen sijaan, että tuhlaa aikaa puhelimesi useiden maailmankellojen tarkistamiseen, käytä Alexa-apua. Pyydä Alexaa muuttamaan nykyinen aika New Yorkissa Tokion ajalle tai itäisestä normaaliajasta Intian normaaliaikaan. Voit jopa kysyä aikaeroa tiettynä päivänä ja kellonaikana.

6. Matemaattiset laskelmat

Alexa on nopea arvontaan matemaattisten laskelmien suhteen. Pyydä tätä integroitua taitoa käyttämällä lisäämään, vähentämään, kertomaan ja jakamaan tai ratkaisemaan monimutkainen yhtälö handsfree-tilassa työskennellessäsi. Säästät paljon aikaa laskimen sijaan.

Esimerkiksi Alexa voi auttaa sinua laatimaan laskut nopeammin – pyydä sitä kertomaan työtuntisi tuntihinnallasi. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos tuntihintasi vaihtelee tarjoamasi palvelutyypin mukaan tai jos hinnat vaihtelevat asiakkaiden välillä.

YNAB (You Need a Budget) on a loistava budjettipalvelu joka synkronoituu pankkitileillesi ja tallentaa tapahtumasi, jotta näet, mihin rahasi menevät. Se ei ole ilmainen, mutta sillä on kohtuuhintainen kuukausi- ja vuosisuunnitelma.

Voit yhdistää YNAB-tilisi Alexaan ja käyttää sitä kulujen kirjaamiseen, kulujen tarkistamiseen, kuinka paljon rahaa on jäljellä tietyissä luokissa ja paljon muuta.

Aloita kirjautumalla YNAB: iin ja rakentamalla budjettisi. Sitten:

1. Ota YNAB Alexa -taito käyttöön Alexa-sovelluksen tai selaimesi kautta.
2. Linkitä YNAB-tilisi.
3. Valtuuta budjetti, jota haluat Alexan seurattavan.

Kun olet valmis, voit lähteä. Kokeile komentoja, kuten "Alexa, kysy YNAB: lta, mikä on liikenteen tasapaino?" tai "Alexa, kysy YNAB: lta, kuinka paljon rahaa minulla on jäljellä käytettäväksi kaasukategoriassa."

Zoom-huoneet tarjoavat etäkokouskokemuksen; ne yhdistävät tiimejä ja ovat erityisen hyödyllisiä freelancerille tai etätyöntekijälle, joka tekee yhteistyötä useiden ihmisten kanssa organisaatiossa.

Jos haluat käyttää tätä taitoa, ota se käyttöön ja linkitä Zoom-yritystilisi. Käytä sitä sitten kokousten aloittamiseen, lopettamiseen ja niihin liittymiseen. Sano esimerkiksi: "Alexa, aloita tapaaminen."

Tämä taito tukee vain Zoom-huoneita, ei tavallisia Zoom-kokouksia. Se vaatii Zoom-yritystilin.

Milloin valita Alexa ihmisavustajan sijaan

Alexa on loistava virtuaalinen avustaja joihinkin perustehtäviin, kuten kalenterin hallintaan tai muistiinpanojen tekemiseen. Kun tarpeesi ulottuvat tätä pidemmälle, voi olla aika harkita ihmisen virtuaalisen avustajan palkkaamista. He voivat auttaa sinua graafisessa suunnittelussa, videoiden editoinnissa, sosiaalisen median hallinnassa ja muissa asioissa.