Vastaussähköpostin mukauttaminen Outlookissa

Outlook on loistava sähköpostiohjelma, olitpa sitten lähettämässä sähköposteja tai vastaamassa niihin. Mutta kun kyse on vastauksista, voit mukauttaa prosessia useilla tavoilla. Tässä oppaassa tarkastellaan, kuinka voit luoda pikavastausmallin, muuttaa alkuperäisen viestin ulkoasua ja muuttaa vastausosoitettasi.

Vaikka käytämme tässä oppaassa Outlook for Microsoft 365:tä, nämä ohjeet toimivat myös Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 ja 2021 kanssa. Aloitetaan.

Pikavastausmallin luominen Outlookissa

Huomaatko vastaavasi jatkuvasti useisiin sähköposteihin sanasta sanaan? Sen sijaan, että toistat samaa vastausta, voit yksinkertaisesti luoda nopean vastausmallin ja vastata yhdellä napsautuksella. Voit tehdä tämän luomalla Quick Step -toiminnon automatisoidaksesi tämän tylsän tehtävän.

Lisätietoja Quick Steps -ohjeista saat oppaastamme osoitteessa Pikaohjeiden luominen ja käyttäminen Outlookissa.

Tässä on ohjeet nopean vastausmallin luomiseen Outlookissa:

1. Käynnistä Outlook ja varmista, että sinulla on Koti välilehti valittu.
2. Valitse sähköpostitili, jolle haluat luoda pikavastausmallin. Jos sinulla on useampi kuin yksi sähköpostiosoite Outlookissa, sinun on kirjoitettava pikavastausmalli jokaiselle.
3. Vuonna Nopeat askeleet ryhmä, napsauta Luo uusi.
4. Anna Quick Step -toiminnolle nimi Nimi tekstilaatikko – olemme nimenneet omamme Nopea vastaus.
5. Vuonna Toiminnot -osiosta, napsauta Valitse toiminto pudotusvalikosta ja valitse Vastaa.
6. Klikkaa Näytä vaihtoehdot avattavan valikon alla olevasta linkistä saat näkyviin lisää kenttiä.
7. Jotta tämä opetusohjelma olisi nopea ja helppo, voit jättää kaikki muut kentät, kuten Vastaanottaja ja Aihesellaisenaan – Outlook täyttää sen automaattisesti alkuperäisen sähköpostin luonteen perusteella tai oletusasetuksia käytetään. Kirjoita kuitenkin viesti, jonka haluat lähettää Teksti tekstilaatikko.
8. Klikkaus Suorittaa loppuun.

Kun haluat lähettää juuri tämän viestin jollekin, avaa vain hänen sähköpostinsa ja paina Nopea vastaus tai millä nimellä sen nimesit Nopeat toiminnot ryhmä. Jos haluat lisää tapoja olla tuottavampia tämän sähköpostiohjelman käyttämisessä, lue oppaamme osoitteessa parhaita käytäntöjä työnkulun tehostamiseksi Outlookissa.

Alkuperäisten viestien ulkoasun muuttaminen Outlookissa

Kun vastaat viestiin tai lähetät sen edelleen, voit joko jättää alkuperäisen viestin pois tai muuttaa sen ulkoasua, jotta viestisi päättyy ja alkuperäinen alkaa selvemmin. Voit myös liittää alkuperäisen sähköpostin, jos et halua sotkuista.

Voit tehdä sen noudattamalla alla olevia ohjeita:

1. Napsauta Outlookissa Tiedosto vasemmassa yläkulmassa.
2. Napsauta vasemman reunan valikosta Vaihtoehdot.
3. Valitse Mail vasemmassa ruudussa.
4. Vieritä alas kohtaan Vastauksia ja eteenpäin -osio, kunnes näet Kun vastaat viestiin ja Kun lähetät viestin edelleen avattavat valikot.
5. Oletusarvoisesti avattavat valikot on asetettu Liitä mukaan alkuperäinen viestin teksti. Voit kuitenkin laajentaa niitä ja valita Älä sisällytä alkuperäistä viestiä, Liitä alkuperäinen viesti, Sisällytä ja sisennys alkuperäinen viesti, tai Etuliitä alkuperäisen viestin jokainen rivi.

Nämä muut vaihtoehdot tekevät seuraavasti:

• Älä sisällytä alkuperäistä viestiä: Lähetä vastauksesi tai edelleenlähetetty viestisi ilman tekstiä alkuperäisestä sähköpostista.
• Liitä alkuperäinen viesti: Sisällytä liitteenä teksti alkuperäisestä sähköpostista.
• Sisällytä ja sisennys alkuperäinen viesti: Tämä sisältää tekstin alkuperäisestä sähköpostista, mutta se sisennetään oikealle – se on kuin painaisi Sarkainnäppäintä jokaisella alkuperäisen viestin rivillä.
• Etuliitä alkuperäisen viestin jokainen rivi: Tämä on kuin alkuperäisen viestin sisennys. Mutta tyhjän tilan sijaan on merkki, joka osoittaa, mistä alkuperäisen sähköpostin jokainen rivi alkaa.

Sähköpostiosoitteesi vastausosoitteen muuttaminen Outlookissa

Sähköpostin vastausosoitteen muuttaminen Outlookissa tarkoittaa, että kaikki valitulle tilille lähetetyt vastaukset ohjataan toiseen tiliin.

Voit tehdä sen seuraavasti:

1. Napsauta Outlookissa Tiedosto vasemmassa yläkulmassa.
2. Klikkaa Tilin asetukset laajentaaksesi valikkoa ja valitse sitten Tilin asetukset.
3. Napsauta ponnahdusikkunassa sähköpostiosoitetta, jota haluat muokata, ja napsauta sitten Muuttaa (se on välilehtien alla olevassa valikossa). Voit myös kaksoisnapsauttaa sähköpostiosoitetta.
4. Viereisessä tekstikentässä Vastaus osoitteeseen, kirjoita sähköpostiosoite, johon haluat ohjata sähköpostit.
5. Klikkaus Seuraava ottaaksesi muutokset käyttöön.

Ota Outlookin vastausten mukauttaminen toimimaan puolestasi

Noudattamalla yllä olevia yksinkertaisia ​​ohjeita voit mukauttaa vastauksia Outlookissa helposti. Tämä pieni opas tuskin naarmuta pintaa mukauttamisen tasosta, jonka Microsoft on rakentanut sähköpostiohjelmaan. Se kuitenkin riittää, jotta pääset alkuun, kuinka voit tehdä vastauksestasi selkeämpiä ja tehokkaampia.