Sinulla saattaa olla vaikeuksia hallita hybridityötäsi. Ota selvää, kuinka voit parantaa työnkulkuasi ja tuottavuuttasi Notionin avulla.
Hybridityöstä on tullut suositumpaa Internetin maailmanlaajuisen levinneisyyden lisääntyessä. Noin kaksi vuotta kotoa työskenneltyä COVID-19-pandemian aikana monet työnantajat ovat hyväksyneet sopimuksia, jotka sallivat työntekijöiden työskennellä toimiston ulkopuolella ainakin osan ajasta.
Hybridityön eduista huolimatta voit kestää tuottavuuden laskun, jos sinulla ei ole oikeita järjestelmiä. Onneksi Notionin kaltaiset sovellukset ovat tehneet yhteistyöstä tiimisi kanssa helpompaa kuin koskaan, kun et ole kaikki toimistossa yhtä aikaa.
Tässä artikkelissa opit lisää siitä, kuinka voit käyttää Notionia hybridityössä. Annamme myös vaiheittaiset ohjeet, joiden avulla voit toteuttaa nämä vinkit nopeammin.
1. Käyttäjien lisääminen työtiloihin
Kun työskentelee hybridiympäristössä, tiimin jäsenten toistensa kanssa tehtävän yhteistyön helpottaminen pitäisi olla tärkein prioriteettisi. Notionissa tämän tekeminen on melko yksinkertaista; vaikka sinulla olisi vain ilmainen sopimus, voit silti lisätä muita käyttäjiä työtiloihisi.
Työtilaan lisättävien käyttäjien määrä riippuu tilauksestasi. Jos käytät ilmaista sopimusta, voit lisätä enintään 10 henkilöä. tämän pitäisi olla enemmän kuin tarpeeksi hyvä, jos työskentelet toimistona tai muuna pienyrityksenä.
Sinulla on paljon korkeampi raja, jos saat maksullisen version Notionista. Plus-version avulla voit lisätä jopa 100 henkilöä yhteen työtilaan, ja tämä määrä kasvaa 250:een liiketoimintasuunnitelman myötä. Jos sinulla on Notion Enterprise, voit keskustella rajoistasi Notionin myyntitiimin kanssa.
Käyttämästäsi suunnitelmasta riippumatta käyttäjien lisääminen Notion-työtiloihin on sama.
- Mene Asetukset ja jäsenet > Jäsenet. Kun olet siellä, näet sinisen painikkeen Lisää jäseniä.
- Anna sen henkilön sähköpostiosoite, jonka haluat kutsua Notion-työtilaan. Jos sinulla on Notion Plus tai uudempi, voit myös laajentaa avattavaa valikkoa määrittääksesi, onko kutsuttu työtilan omistaja vai jäsen.
- Kun olet valmis lisäämään käyttäjän työtilaan, valitse Kutsu.
Voit myös kutsua ihmisiä menemällä osoitteeseen Jäsenet -välilehti ja kopioimalla linkin kaikille lähetettäväksi.
2. Erilaisten projektien luokittelu
Kun käytät Notionia hybridityössä, on hyvä pitää projektisi järjestyksessä. Voit luokitella tehtäväsi parilla tavalla. Näytämme sinulle kaksi vaihtoehtoa tämän tekemiseen alla.
Lisätyötilojen luominen
Käsite antaa sinulle jopa 10 työtilaa, jos sinulla on ilmainen suunnitelma. Kuten lisättäessä käyttäjiä näihin tiloihin, rajasi ovat korkeammat, jos ostat maksullisen tilauksen. Joka tapauksessa noudatat samaa prosessia uusien työtilojen luomisessa sovelluksessa.
- Napsauta vasemmanpuoleisen työkalupalkin yläreunassa nykyistä työtilaasi. Kun avattava valikko tulee näkyviin, valitse kuvake kolmella pisteellä. 2. Kun olet valinnut yllä mainitun kuvakkeen, näet vaihtoehdon nimeltä Liity tai luo työtila. Napsauta tätä. 3. Notion kysyy, mihin haluat käyttää työtilaasi. Valitse tarpeisiisi parhaiten sopiva ja valitse Jatkaa. Tässä tapauksessa valitsemme Minun tiimilleni kun keskustelemme hybridityöstä. 4. Sinun on sitten annettava työtilallesi nimi. Kun olet tehnyt tämän, paina Jatkaa painiketta uudelleen. 5. Notion antaa sinulle mahdollisuuden jakaa uusi työtilasi muiden kanssa. Anna heidän sähköpostiosoitteensa tai kopioi linkki, jos haluat tehdä tämän. Kun olet mukauttanut kaiken, valitse Vie minut Notioniin, ja voit käyttää uutta työtilaasi.
Sivujen tekeminen sivujen sisällä
Toinen tapa luokitella projektisi on luoda sivuja sivuille. Jos haluat luoda uuden sivupohjasivun Notionissa, valitse + -painiketta vasemmanpuoleisessa työkalupalkissa.
Tällä sivulla voit luoda uuden sivun napauttamalla / ja valitsemalla Sivu. Kun olet tehnyt sen, voit muokata kaikkea haluamallasi tavalla.
3. Tärkeiden tehtävien seuraaminen
Projektinhallintaohjelmisto on erinomainen tapa kasvattaa liiketoimintaasi, ja sinun kannattaa myös käyttää tällaisia ratkaisuja, jos olet työntekijä tai freelancerina. Kun käytät Notionia hybriditöihin, sinulla on useita vaihtoehtoja tärkeiden tehtävien seuraamiseen.
Notionissa on useita malleja, joiden avulla voit seurata projektejasi tarkemmin. Löydät Gantt-kaavioita, tehtävä- ja projektinhallintasivuja ja useita muita vaihtoehtoja. Monet näistä ovat ilmaisia käyttää, ja voit helposti kopioida suosikkimallisi Notion-työtilaan. Tehdä tämä:
- Mene käsite.so/templates ja valitse malli sinulle ja tiimillesi käytettäväksi.
- Alla Päällekkäiset tiedot, valitse työtila, jota haluat käyttää ja napsauta Kopioi malli. Sen jälkeen voit räätälöidä kaiken tarpeidesi mukaan heti.
4. Yhteenvetojen tarjoaminen kokouksistasi
Jos et työskentele samassa paikassa tiimisi jäsenten kanssa, voi olla haastavaa tietää, kuinka pitkälle muut ovat edenneet projekteissa, joissa työskentelet yhdessä. Vaikka sinun pitäisi yrittää rajoittaa kokousten määrää, kirjautuminen ajoittain on hyvä idea.
Tapaamisen aikana kannattaa nimetä joku tekemään muistiinpanoja. Voit tehdä tämän milloin Google-kalenterin määrittäminen hybridityötä varten myös, jos haluat lisätä kyseisen sovelluksen tuottavuusjärjestelmääsi.
Kokouksen päätyttyä voit helposti luoda yhteenvedot kokouksistasi käyttämällä Notion AI: tä. Voit tehdä tämän painamalla välilyöntinäppäintä ja valitsemalla Tee yhteenveto kun Notion AI tulee näkyviin. Työkalu tarjoaa sitten nopean yhteenvedon sivustasi.
5. Tee tärkeimmistä sivuistasi helppokäyttöisempiä
Käsitteen avulla voit tehdä tärkeimmistä sivuistasi helppokäyttöisempiä vetämällä ja pudottamalla niiden järjestystä vasemmanpuoleisessa työkalupalkissa. Se ei kuitenkaan ole ainoa asia, johon olet rajoittunut. Voit myös lisätä sivuja suosikkeihisi. Voit tehdä jälkimmäisen:
- Napauta kolmen pisteen kuvake kun vie hiiri jonkin sivusi päälle.
- Klikkaa Lisää suosikkeihin, ja näet sivusi näytön yläreunassa.
6. Sisällön ja sosiaalisen median kalentereiden luominen
Jos olet osa markkinointitiimiä, sisältösi ja sosiaalisen median kalenterisi päivittäminen on ratkaisevan tärkeää, kun työskentelet hybridisopimuksen parissa. Käsite tekee tämän tekemisen helpoksi; voit luoda oman kalenterin tekemällä taulukon ja valitsemalla Uusi tietokanta.
Notionilla on myös useita malleja sosiaalisen median ja sisältökalentereiden luomiseen. Kun luot uuden sivun, napsauta Lisää uusi > Mallit sen sijaan ja valitse jotain, joka toimii sinulle.
Tee hybridityömallistasi tehokkaammaksi ajatuksen avulla
Hybridityöllä on useita etuja, jos laitat oikeat järjestelmät paikoilleen, mutta on tärkeää, että olet lajitellut ne ennen tällaiseen sopimukseen siirtymistä. Notion on kätevä työkalu, jolla voit hallita tiimisi työnkulkua ja varmistaa, että kaikki jatkavat työskentelyä yhteisten tavoitteidesi eteen.
Voit käyttää useita malleja, joiden avulla voit seurata sisältöäsi ja sosiaalisen median aikataulujasi sekä saada yleiskuvan kaikkien projekteista. Tämän lisäksi voit käyttää Notionia kokousten yhteenvetojen ja paljon muuta tarjoamiseen.