Microsoft Excelin OFFSET-funktio on erittäin tehokas ja monipuolinen työkalu. Monimutkaisuutensa ja samankaltaisten toimintojensa vuoksi se on kuitenkin valitettavasti usein vajaakäytössä.
Suhteellisen suoraviivainen toiminto voi säästää Excelin kirjoittajien aikaa ja turhautumista. Se yksinkertaistaa tarkkojen tietojen ottamista hyvin organisoidusta perustietojoukosta. Se mahdollistaa myös erittäin yksityiskohtaisten raporttien, vuorovaikutteisten visualisointien ja monimutkaisten kojetaulujen yksinkertaisen luomisen.
1. Muuttuvan kokoisten tietojoukkojen luominen
Yksi Excelin OFFSET-funktion yleisimmistä käyttötavoista on muuttuvan kokoisten tietojoukkojen sieppaus. Kun otetaan huomioon suuri joukko tietoja, voidaan haluta tarkastella vain pientä osaa tiedoista milloin tahansa.
Esimerkiksi työntekijöiden päivittäisen myynnin automatisoidun raportin perusteella saatat joutua hakemaan tietyn viikon tai viikkojen kokonaismäärät.
Eri SUM-funktion kirjoittaminen jokaiselle summalle voidaan tehdä melko helposti. OFFSET-toiminto voi kuitenkin olla paljon nopeampi käytön ja uudelleenkäytettävyyden vuoksi.
Syötä ensin soluun B6 se kuukauden päivä, jolla haluamme aloittaa. Sitten syötetään kuinka monta päivää haluamme ajaa raportin kohtaan B7. Sitten voimme käyttää a yksinkertainen SUM-toiminto ja AVERAGE-toiminto saadaksesi lisätietoja jokaisesta työntekijästä valitun ajanjakson aikana:
=SUMMA(SIIRTYMÄ(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=KESKIARVO(SIIRTYMÄ(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Aloituspäivämäärän tai -ajan säätäminen on yhtä helppoa kuin yhden solun säätäminen, mikä voi helpottaa muuttuvan kokoisten tietojoukkojen vetämistä huomattavasti.
2. Mukautetun raportin luomisen salliminen
Yllä olevien kanssa samankaltaisten menetelmien käyttö tekee täydellisen raportin laatimisesta vaihtelevalla säädöllä suhteellisen helppoa. Voit tehdä OFFSET-funktion ensimmäisen argumentin viittaamaan toiseen arkkiin. Näin voit pitää tietosi syöttämisen ja raportoinnin erillään.
Tämä mahdollistaa valittujen tietolohkojen vetämisen arkilta toiselle. Lisäksi sen avulla voit näyttää vain nykyiseen raporttiin liittyvät tiedot. Päivittäiset kokonaissummat näyttävän raportin luominen samoilla aikaisemmilla tiedoilla on melko yksinkertaista. Voit tehdä tämän hakematta tietoja merkityksettömiltä päiviltä.
Seuraava soluun B5 sijoitettu offset-funktio vetää B2:ssa määritetyn määrän päiviä. Se alkaa kohdassa B1 määritellyllä viikolla ja näyttää vain tiedot kyseiseltä ajanjaksolta:
=SIIRTO(taulukko1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)On mahdollista rajoittaa B1- ja B2-merkintöjä ja luoda pudotusvalikkoja Excelissä käytettävissä olevien viikkojen määrällä tietojen validointia käyttämällä.
3. Laskentataulukon sivutus
OFFSET-funktiolla voidaan myös saada aikaan yksinkertainen taulukkosivutus, johon tavallisesti liittyy tehtävä käyttämällä Excelin kehittäjävälilehteä. Tämä voi tehdä suurten tietojoukkojen käsittelystä yksinkertaisempaa ja paljon tehokkaampaa.
Kun työskentelet laskentataulukon kanssa, jossa on 30 000 riviä tietoja, on vaikeaa tarkastella koko tietojoukkoa kerralla. Luomalla avattavan valikon, joka hyväksyy numeroalueen 1–300, voimme jakaa tiedot nopeasti 100 tuloksen sivuiksi.
OFFSET-toiminnon ankkuri on aina asetettu datan vasemman yläkulman soluun. Toinen argumentti on kuitenkin pystypoikkeama. Tämä on yhtä kuin valittu sivunumero miinus yksi kertaa 100. Vaakasuuntainen siirtymä, kolmas argumentti, voidaan asettaa arvoon 0.
Neljänneksi argumentiksi asetetaan 100 ja viidenneksi arvoksi tietojoukon sarakkeiden lukumäärä. Tämän menetelmän avulla on helppo jakaa erittäin suuria tietopaloja paljon paremmin hallittavissa oleviksi paloiksi.
Tässä on esimerkki sivutusta tietojoukosta. Tiedot sisältävät 500 näytettä tiedoista, jotka on tallennettu yhdelle arkille anturisarjasta, ja sivutettu raportti toiselle.
Raportti käyttää solussa B1 olevien tietojen vahvistusta avattavan valikon luomiseen, jossa on sivut. Seuraava lauseke solussa A3 luo raportin rungon:
=SIIRTO(taulukko1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Datan leikkaaminen kaavioita varten
Voimme lisätä kaavion myyntiraporttiin, jonka loimme ennen OFFSET-toiminnon käyttöä. Kaavio voi noutaa muuttujatietoja taulukon yläosassa olevista kahdesta avattavasta valikosta valittujen tietojen perusteella.
Kun arkin yläreunassa olevia arvoja muutetaan, kaavio muuttuu automaattisesti vastaamaan valittuja viikkoja, mikä antaa nopean visuaalisen viittauksen kaikille raporttia katseleville.
Kaavioiden ja kaavioiden yhdistäminen offset-toimintoon tekee monimutkaisten ja muuttuvien tietojen visualisoinnista paljon helpompaa. Se mahdollistaa myös yksinkertaisten Excel-hallintapaneelien luomisen.
5. Tietojen vetäminen päivämääräpoikkeamien mukaan
Tiettyjen tietojen etsiminen aikaleimojen perusteella ei ole epätavallista, kun puhutaan raporttitiedoista tai automaattisista aikaprosesseista haetuista tiedoista. Kun tarkastellaan yksittäistä jaksoa, ehdollisten funktioiden, kuten IF tai IFS, käyttäminen vain vaadittujen tietojen purkamiseen ei ole vaikeaa. Jos sinun on haettava tietoja päivien tai kellonaikojen perusteella, on liian helppoa joutua massiiviseen sisäkkäiseen ehdolliseen.
Käyttämällä COUNTIF- ja OFFSET-yhdistelmää tietojen hakeminen eri aikoina tai päivistä on melko yksinkertaista. Käytä yhtä solua kuvaamaan aloituspäivää. Käytä seuraavaksi toista solua sen ajan pituuteen, josta haluat vetää.
OFFSET-toiminnossa korkeus tai leveys voidaan asettaa arvoksi tietojesi asettelun mukaan. käyttämällä Excelin COUNTIF-funktiota. Tämän avulla voit määrittää, kuinka monta merkintää on pyydetyllä alueella, ja hakea vain niihin liittyvät tiedot.
Tässä esimerkissä meillä on tietojoukko, joka sisältää merkintöjä useiden vuosien ajalta. Voimme käyttää soluun B1 syötettyä päivämäärää ja seuraavaa toimintoa hakemaan vain tämän päivämäärän jälkeen tapahtuneet merkinnät:
=OFFSET(Sheet1!U2, COUNTIF(Sheet1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - COUNTIF(Sheet1!V2:V501, " & B1), 1)Tämä lisää raporttiin huomattavaa hyödyllisyyttä, jolloin voit suodattaa tiettyä päivämäärää edeltävät tai sen jälkeen tulleet arvot. Jos käytät sen sijaan COUNTIFS-toimintoa, voit jopa lisätä lopetuspäivämäärän, mikä antaa loppukäyttäjälle enemmän vaihtelua.
6. Yhdessä COUNTIF: n kanssa
Ajanjaksojen pidentämisen lisäksi COUNTIF-toiminto sopii hyvin tiettyjen osien vetämiseen kaikentyyppisistä hyvin järjestetyistä tiedoista Excelin OFFSET-funktiolla. OFFSET-funktion korkeus- ja leveysargumentit voidaan asettaa käyttämällä COUNTIF. Lisäksi voit helposti muokata mitä tahansa numeerista tietoa säädettävällä arvolla jostain arkiltasi.
Jos sinulla oli luettelo päivän tapahtumista, jotka on järjestetty tapahtumien määrän mukaan, voit käyttää tätä tekniikkaa vetääksesi jokaisen tapahtuman tietyn summan yli. Tämä voidaan suorittaa käyttämällä yksinkertaista OFFSET-toimintoa, kuten seuraava:
=SIIRTO(A2, LASKEJOS(B2:B22, " & H3), 0, COUNTIF(B2:B22, " & H3), 4)Yksi tärkeimmistä huomioista tässä funktiossa on toiseksi viimeinen argumentti COUNTIF(B2:B22, "
Toinen tärkeä näkökohta niille, jotka haluavat käyttää OFFSETia tällä tavalla, on, että se toimii vain siinä tapauksessa, että käsittelemäsi tiedot ovat hyvin järjestettyjä. Järjestämättömät tiedot eivät palauta etsimiäsi tuloksia. Onneksi Excel sisältää myös joukon automaattisia lajittelutyökaluja tietojen järjestämiseksi.
Voit käyttää tätä toimintojen suorittamiseen tuotteiden vaihtelevasta viipaloimisesta hinnan perusteella aina vain tietyn määrän kertoja suoritettaviin toimintoihin. Mahdollisuus hallita tarkkaa noudettavien tietojen määrää antaa hienorakeisen hallinnan laskentataulukoistasi hakemastasi datasta. Tämä mahdollistaa erilaisten yksityiskohtaisten, interaktiivisten raporttien luomisen.
Juuri tähän OFFSET-toiminto on todella hyödyllinen
Loppujen lopuksi OFFSET-toiminnon avulla käyttäjät voivat poimia tietoja laskentataulukostaan erittäin tarkasti. Tämä säästää aikaa ja antaa käyttäjille mahdollisuuden suorittaa enemmän toimintoja vähemmällä toiminnolla.
Se yksinkertaistaa tarvitsemiesi tarkkojen tietojen hakemista turvautumatta sisäkkäisiin ehdollisiin ehtoihin. Se säästää myös käyttäjien aikaa ja vaivaa luotaessa mukautettuja raportteja, kojetauluja ja muuta Excelissä.
