Kuinka käyttää ChatGPT: tä vaikeiden sähköpostien kirjoittamiseen töissä

Vaikeat sähköpostit ovat väistämättömiä jossain urasi vaiheessa. Olipa kyse sitten ei lisäprojektien ottamisesta tai vapaan pyytämisestä, sähköpostin kirjoittaminen ja sitten rohkeus painaa lähetys voi aiheuttaa ahdistusta.

ChatGPT: n tiedetään auttavan ihmisiä kirjoittamaan saatekirjeitä ja ansioluetteloita, joten saatat miettiä, voiko se auttaa sinuakin kirjoittamaan vaikeita sähköposteja. Jos annat tekoälylle riittävät tiedot, voit saada sisältöä käytettäväksi sähköpostisi perustana. ChatGPT voi auttaa sinua keskittymään viestiin ilman kokemasi tunteita.

Vaihe 1: Avaa ChatGPT

Olet valmis aloittamaan, jos sinulla on jo tili ChatGPT: ssä. Jos olet uusi ChatGPT: n käyttäjä, voit luoda tilin sähköpostillasi tai Google-tililläsi. Jos olet luomassa uutta tiliä, matkapuhelimesi tulisi olla lähellä, koska alusta lähettää sinulle vahvistuskoodin aloittaaksesi.

Vaihe 2: Esittele itsesi ja roolisi organisaatiossa

Ennen kuin pyydät ChatGPT: tä kirjoittamaan työhön liittyviä sähköposteja, sinun tulee esitellä itsesi, työsi ja velvollisuutesi alustalle. ChatGPT käyttää antamiasi tietoja tarjoamiensa sähköpostien laatimiseen.

Kun lähetät esittelysi, alusta vastaa ja ilmoittaa sinulle esittelystäsi saamansa tärkeät tiedot. Jos tämä on ensimmäinen kerta, kun työskentelet alustan kanssa, arvostat positiivista palautetta, jonka se antaa sinulle esittelyssäsi.

Tässä esimerkki esittelystä:

Tässä on ChatGPT: n vastaus:

Vaihe 3: Pyydä ChatGPT: tä kirjoittamaan haluamasi sähköposti

Kun olet kertonut ChatGPT: lle työsi ja kenen kanssa työskentelet, se on valmis luomaan haastavia sähköpostiviestejä, joita tarvitset kirjoittamiseen. Tulet iloisesti yllättymään siitä, kuinka nopeasti tekoäly luo sähköpostit, joiden kanssa voit työskennellä.

Irtisanoutumissähköposti

Olitpa innostunut urasi seuraavasta vaiheesta tai lopettamassa, koska olet kyllästynyt nykyisiin olosuhteisiisi, erosähköpostin kirjoittaminen voi olla vaikeaa. Et halua polttaa siltoja, joten haluat lähteä positiivisesti.

Älä unohda, että saatat tarvita referenssejä tulevaisuudessa ja haluat olla varma, kun annat niiden ihmisten nimet, joiden kanssa olet työskennellyt. Irtisanoutumiskirjeesi ei ole oikea aika puhua hallinnosta, lomakäytännöistä tai valittaa työtovereistasi. kyse on työnantajan ilmoittamisesta.

Yllä näet ChatGPT: n luoman erokirjeen, jossa sanotaan hyvästit ja kerrotaan johdolle, että työskentelet heidän kanssaan tehdäksesi siirtymisestä mahdollisimman sujuvaa. Haluatko irtisanoutua työstäsi? Tässä ovat joitain taloudellisia näkökohtia, joihin kannattaa valmistautua.

Sähköposti, jossa kerrot esimiehellesi, ettet aio noudattaa määräaikaa

Jos sinulla on vaikeuksia noudattaa määräaikaa, on parasta ilmoittaa asiasta esimiehellesi tai esimiehellesi mahdollisimman pian. Kun johto tietää, ettet pysty noudattamaan määräaikaa, he saattavat pystyä tekemään muutoksia, joiden avulla voit noudattaa määräaikaa.

Kun muut ihmiset tai seuraava vaihe riippuu siitä, että noudatat määräaikaa, kaikki voi pysähtyä, kunnes tehtäväsi on valmis. Kun kerrot sinuun luottaville ihmisille, että et aio noudattaa määräaikaa ennemmin tai myöhemmin, voit säilyttää suhteesi johtoon ja tiimiisi.

Sähköposti pyytääksesi hätälomaa

Olet jo stressaantunut tilanteesta, joka aiheutti lomapyynnön tarpeen, ja sähköpostin kirjoittamiseen keskittyminen on viimeinen asia mielessäsi. Hätätilanteen hoitamiseksi sinun on kirjoitettava sähköpostiviesti esimiehellesi ja pyytävä lomaa.

Vaikka olet jo keskustellut lomasta esimiehesi kanssa, saatat joutua toimittamaan heille jotain kirjallisesti. Ole realistinen sen suhteen, kuinka paljon aikaa tarvitset, ja aseta työnantajallesi kohtuulliset odotukset siitä, milloin aiot palata töihin.

Koska on todennäköistä, että tämä on viime hetken pyyntö, saatat haluta ilmoittaa, kuinka sinut tavoittaa, jos aiot olla kaupungin ulkopuolella. Voit myös vakuuttaa esimiehellesi, että tarkistat sähköpostisi ja vastaajaviestisi säännöllisesti pysyäksesi vastuussasi.

Sähköposti sanoaksesi "ei" projektille

Vaikka saatat haluta vastata pyyntöön ryhtyä toiseen projektiin “vitsailetko?”, voi olla parempi, jos vastaat tahdikkaasti. Sähköposti kannattaa lähettää nopeasti, varsinkin jos yleensä vastaat kyllä ​​kaikkeen.

Jos odotat liian kauan sähköpostin lähettämistä, saatat löytää syitä, jotka vakuuttavat sinut sanomaan kyllä, vaikka intuitiosi sanoisi, että se ei ole hyvä idea, ja sinulla on jo paljon lautasellasi. Sinun on varmistettava, että sähköposti ei tule perille ikään kuin et vain haluaisi tehdä työtä.

Muokkaa ChatGPT: n luomaa sähköpostiviestiä vastaamaan organisaation käytäntöjä ja sopimaan pyynnön esittäneelle henkilölle. Sähköposti esimiehelle on muodollisempi kuin sähköposti työkaverille. Jos sinun on työskenneltävä tämän parissa, saatat olla kiinnostunut oppimisesta kuinka sanoa "ei" töissä kohteliaasti.

Sähköpostilla saat selvyyttä organisaation prioriteeteista

Joskus voimme väsyä tehtäviemme kanssa emmekä tiedä mistä aloittaa. Sen sijaan, että yrittäisit selvittää asiaa itsenäisesti, tuottavin asia, jonka voit tehdä, on kysyä esimieheltäsi, mihin he haluavat sinun keskittyvän.

Avun pyytäminen voi olla pelottavaa, koska emme halua näyttää siltä, ​​ettemme tiedä mitä olemme tekemässä. On parempi kysyä johtajuudesta kuin olettaa. Saatat ajatella, että jonkin pitäisi olla prioriteetti, mutta se ei välttämättä ole organisaation kannalta kriittistä.

Sen sijaan, että tuhlaa aikaasi projektiin, joka ei ole organisaation prioriteetti, on parasta hakea vahvistusta. Jos tarvitset apua priorisoinnissa, saatat olla kiinnostunut parhaat sovellukset, joiden avulla voit priorisoida työtehtäviä.

Vaihe 4: Tarkista ja muokkaa ChatGPT: n luomia sähköpostiviestejä

Kun ChatGPT on luonut sähköpostin kehotteesi avulla, sinun tulee tarkistaa se ja tehdä tarvittavat muutokset. Jotkut luonnoksessa mainituista asioista eivät välttämättä koske sinua, ja tekoäly voi jättää huomiotta tärkeitä tietoja, jotka haluat sisällyttää.

Vaihe 5: Lähetä sähköposti

Tämä on luultavasti haastavin osa vaikean sähköpostin kirjoittamisessa. Lakkaa murehtimasta reaktiosta ja lähetä se! Ennen kuin painat lähetä, saatat haluta oppia virheitä, jotka saavat yrityssähköpostin näyttämään epäammattimaiselta.

Vaikeita sähköposteja on lähetettävä

Negatiivisten sähköpostien lähettäminen voi olla haastavaa, mutta se on tehtävä. Monimutkaisten aiheiden välttäminen voi aiheuttaa enemmän ongelmia kuin niiden käsitteleminen. Vaikka vaikean sähköpostin laatiminen saattaa aiheuttaa ahdistusta, tunnet olosi paremmaksi, kun painat lähetä.

Esimieheni tai esimiehesi ei ehkä ole tyytyväinen viestiin, mutta he arvostavat, että kerrot heille tapahtuneesta riittävän ajoissa. Konfliktien käsitteleminen ei ehkä ole suosikkiasi, mutta on tärkeää hallita sitä tehokkaasti. Konfliktinhallinta on välttämätön taito oppia ammatillisesti ja henkilökohtaisesti.