Kaltaisesi lukijat auttavat tukemaan MUO: ta. Kun teet ostoksen käyttämällä sivustollamme olevia linkkejä, voimme ansaita kumppanipalkkion. Lue lisää.

Kanban-levyjen käyttäminen projekteissasi on loistava tapa virtaviivaistaa prosessia ja lisätä tuottavuutta. Työskenteletpä sitten joukkueen kanssa tai yksin, Kanban-laudat edustavat visuaalisesti edistymistäsi, mikä helpottaa hallintaa.

Tämä artikkeli sisältää vaiheittaisen oppaan Kanban-levyn luomiseen ja käyttämiseen Excelissä.

Kanban-lautakuorman luominen

Aloitetaan avaamalla uusi Excel-työkirja. Kun avaat, löydät välilehden nimeltä Sheet1 työkirjan alareunassa. Kaksoisnapsauta välilehteä, niin saat a Nimeä taulukko uudelleen ponnahdusikkuna. Nimeä taulukko uudelleen muotoon Ruuhka.

Käytämme tätä taulukkoa perustaaksemme ruuhkataulukon kaikista työnkulun tehtävistä, jotka muodostavat Kanban-taulumme perustan.

Luo ruuhka noudattamalla alla olevia ohjeita:

  1. Valitse kahden ylimmän rivin ensimmäiset solut ja yhdistä ne napsauttamalla Yhdistää -kuvake työkalupalkin sisällä.
    2. instagram viewer
  2. Nyt kirjoita Ruuhka yhdistettyjen solujen sisällä antaaksesi taulukollesi otsikon.
  3. Säädä fonttikokoa, solun väriä ja otsikon tekstin tasausta mielesi mukaan.
  4. Koska olemme luomassa yksinkertaista Kanban-taulua, lisäämme kaksi saraketta ruuhkaamme (otsikon alle): Tehtävän otsikko ja Tehtävän kuvaus. (Jos haluat tarkempia ruuhkaa, lisää vaaditut sarakkeet).
  5. Jos haluat lisätä reunuksia taulukkoon, valitse 12 riviä (tai niin monta kuin tarvitaan) -kohdan alta Tehtävän otsikko sarakkeessa. Siirry kohtaan Rajat kuvake (vieressä Lihavoitu kuvake) ja napsauta avattavan valikon nuolta. Valitse Rajojen ulkopuolella vaihtoehto.
  6. Tee sama alla oleville riveille Tehtävän kuvaus sarakkeessa.

Summataulukkosi on valmis. Sinun tarvitsee vain täyttää se nyt, ja sinulla pitäisi olla jotain tämän kaltaista:

Kanban hallituksen luominen

Nyt kun meillä on tilauskantaa, on aika luoda Kanban-levy, jota käytämme Kanban-taulussamme. Napsauta sitä varten plus -merkki taulukon alareunassa luodaksesi ja avataksesi uuden taulukon.

Luodaan uudessa taulukossa Kanban-taulu noudattamalla alla olevia vaiheita:

  1. Luo taulun otsikko yhdistämällä ylimmät solut ja kirjoittamalla otsikko. Voit säätää fonttikokoa ja solun väriä mieleiseksesi.
  2. Koska pyrimme tässä yksinkertaisuuteen, lisäämme vain kolme taulun osaa, eli Tehdä, Käynnissä, ja Tehty. (Voit lisätä osioita, jos työnkulussasi on enemmän vaiheita).
  3. Lisää paksut reunat Kanban-levyosiin käyttämällä Rajat kuvake.

Kanban-taulu on melko valmis, joten siirrymme korttien luomiseen.

Kanban-korttien luominen

Luo Kanban-kortit seuraavasti:

  1. Napsauta rivin otsikkoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Rivin korkeus.
  2. Ponnahdusikkuna avautuu, johon sinun on syötettävä haluttu korkeus; 25 meidän tapauksessamme.
  3. Säädä vastaavasti sen alapuolella olevan rivin korkeudeksi 50 ja sen alapuolelle 25.
  4. Saat kortin, joka koostuu 3 solusta, joiden rivikorkeudet ovat seuraavat: 25:50:25
  5. Valitse kukin Kanban-kortin kolmesta solusta ja lisää reunat siirtymällä kohtaan Rajat -kuvaketta ja valitsemalla Paksut ulkorajat.
  6. Kopioi äskettäin luotu kortti luodaksesi niin monta korttia kuin haluat.
  7. Huomaat, että solukoot asetetaan oletusarvoiksi. Joten sinun on säädettävä solujen kokoa yksitellen.
  8. Nopeuta se painamalla Ctrl ja valitse kaikki solut, joiden rivin korkeuden on oltava 25. Napsauta nyt hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa valittujen rivien otsikoista ja säädä rivin korkeutta (kuten aiemmin mainittiin). Kaikkien valittujen rivien rivikorkeus on nyt 25.
  9. Toista sama prosessi kaikille soluille, jotka tarvitsevat 50 rivin korkeuden.
  10. Aseta paksu reunus kortteja ympäröivän alueen ympärille ja täytä se taustavärillä tehdäksesi siitä esteettisen miellyttävän.

Voit linkittää varastomme tiedot Kanban-kortteihin seuraavasti:

Tehtävien nimien lisääminen Kanban-kortteihin

Saadaksesi ensimmäisen tehtävämme tehtävän otsikon osoitteesta Ruuhka arkki:

  1. Valitse ylin solu (B5) ensimmäisestä kortista ja kirjoita =.
  2. Siirry kohtaan Ruuhka arkki ja valitse ensimmäinen solu (C4) alla Tehtävän otsikko sarakkeessa.
  3. Palaa Kanban Board -arkkiin ja näet seuraavan kaavan: 
    = Jälki! C4
  4. Paina ja anna, niin se palauttaa solun tiedot (C4) ruuhka-arkin (eli Tutkimus meidän tapauksessamme).
  5. Kopioi kaava = Jälki! C4 jäljellä olevien Kanban-korttien yläsoluissa ja muuta kunkin kortin solunumeroita. Joten kaava olisi = Jälki! C5 (vastaa toista tehtävän otsikkoa) toiselle kortille ja = Jälki! C6 kolmannen tehtävän otsikkoa varten ja niin edelleen. Kanban-korttien pitäisi näyttää tältä:

Ehdollisen muotoilun käyttäminen saadaksesi kortit visuaalisesti miellyttäviksi

Näet, että kaikkien korttien ylimmät solut palauttavat nyt arvot Tehtävien otsikot sarakkeesta Ruuhka arkki. Muutama kortti (meidän tapauksessamme kaksi viimeistä) palauttaa kuitenkin nollan yläsoluihinsa, koska vastaavissa soluissa ei ole arvoa. Ruuhka. Jotta kortit olisivat visuaalisesti miellyttäviä, teemme käytä ehdollista muotoilua Excelissä tietojen muotoiluun ja poista 0s:

  1. Valitse kaikki Kanban-korttien ylimmät solut ja siirry kohtaan Ehdollinen muotoilu > Aseta uusi sääntö.
  2. Vuonna Ehdollinen muotoilu -välilehti, valitse solun arvo yhtä suuri kuin 0, muuta fontin väri valkoiseksi ja napsauta tehty.

Tehtäväkuvausten lisääminen Kanban-kortteihin

Noudatamme samanlaista lähestymistapaa palauttaaksemme tehtäväkuvaukset kohteesta Ruuhka Kanban-korttien keskimmäisiin soluihin. Vain tällä kertaa kaavat ovat = Jälki! D4, = Jälki! D5, jne. Aivan kuten tehtävien otsikoissa, mustat solut kohteesta Ruuhka palaa 0, jonka voit korjata ehdollisen muotoilun avulla, kuten jo mainittiin.

Toinen ongelma, jonka huomaat lisättäessä tehtäväkuvauksia Kanban-kortteihin, on se, että tekstiä valuu ulos soluista. Tämän estämiseksi teemme rivittää tekstiä Exceliin solut:

  1. Valitse kaikki korttien keskimmäiset solut.
  2. Klikkaa Kääri kuvake (vieressä Kohdistaa kuvake) työkalupalkissa.

Viimeisen silauksen lisääminen

Vaikka Kanban-kortit ovat valmiita (ja linkitetty ruuhkaan), tässä on muutama lisävaihe, joiden avulla voit tehdä niistä entistä parempia:

  1. Lisää tehtävän vastaanottaja (manuaalisesti) korttien alasolun avulla.
  2. Kohdista solun tiedot solun keskelle käyttämällä Kohdistaa kuvake.
  3. Ruudukkoviivojen poistaminen: Siirry työkalupalkkiin ja napsauta Näytä -osio ja poista valinta vieressä olevasta ruudusta Ruudukkoviivat poistamaan ne.

Siirrettävien Kanban-korttien luominen

Jos olet noudattanut vaiheita tähän asti, sinulla pitäisi olla valmiina tehtäväsi, Kanban-kortti ja Kanban-kortit. Mutta et voi helposti siirtää näitä kortteja laudalla. Tee Kanban-korteista siirrettävät seuraavat vaiheet:

  1. Kopioi Kanban-kortti, jonka haluat asettaa taululle.
  2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella taulua, johon haluat asettaa kortin.
  3. Mene Liitä erikois ja valitse Linkitetty kuva vaihtoehto (joka on viimeinen vaihtoehto alla Muut liittämisvaihtoehdot).
  4. Noudata samaa menettelyä muille Kanban-korteille.

Maksimoi tehokkuutesi Kanban-tauluilla

Nyt kun sinulla on Kanban-levysi perusrakenne, sinun on mukautettava se projektisi tarpeiden mukaan. Loistava tapa maksimoida Kanban-tekniikan potentiaali on yhdistää se toiseen tuottavuusstrategiaan, kuten GTD-menetelmään.