7 tehtävienhallintavinkkiä tuottavuuden parantamiseen

Päivittäiset tehtäväsi ovat menestyksesi perusta, ja ne edustavat vaiheittaisia ​​toimia henkilökohtaisten ja ammatillisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Toisin sanoen loputtoman näköinen tehtävälistasi on etenemissuunnitelmasi voittoon, joten näiden tehtävien tehokas hallinta on elintärkeää.

Vaikka saatatkin kiirehtiä käyttämään parasta tuottavuussovellusta päivittäisten tehtävien järjestämiseen, mikä ei ole huono askel, tehtävänhallintataitojen hiominen on kestävämpää ja tehokkaampaa pitkällä aikavälillä. Tämä artikkeli kattaa joitain tehtävienhallintavinkkejä tuottavuuden parantamiseksi.

1. Tunne kronotyyppisi

Oletko yökyöpeli vai aikainen lintu? Onko sinun mielestäsi helpompi keskittyä aamulla vai myöhään illalla? Meillä kaikilla on luonnollinen taipumus nukahtaa ja olla valppaana tiettyinä aikoina päivästä ja yöstä. Ja vaikka populaarikulttuuri juhlii usein aikaisin nousevia tuottavampia, todellisuus on, että yksi koko ei sovi kaikille.

Tämän vuoksi kronotyyppisi tunteminen voi parantaa tuottavuuttasi, koska sen avulla voit ajoittaa tehtäväsi silloin, kun olet tuottavin. Siksi, henkilökohtaisen työaikataulun luominen kronotyyppisi perusteella on helpompi pysyä tehtävien kärjessä ja saavuttaa huippusuorituskyky.

Jos olet esimerkiksi yökyöpeli, sinun tulee suunnitella, että suoritat haastavimmat tehtäväsi iltana, jolloin energiatasosi on korkeimmillaan, mikä antaa sinulle parhaat mahdollisuudet suorittaa tehtäväsi aika.

2. Luo prioriteettiluettelosi

Nyt kun tiedät, milloin olet tuottavin, on sen aika priorisoi tehtävälistasi tehtävät Eisenhower-matriisin avulla. Tämä ajanhallintajärjestelmä auttaa sinua priorisoimaan tehtävät luokittelemalla ne neljään neljännekseen: kiireellinen ja tärkeä, ei kiireellinen mutta tärkeä, kiireellinen mutta merkityksetön, eikä kiireellinen ja merkityksetön tehtäviä.

Tehtäväluetteloiden järjestäminen näiden luokkien perusteella helpottaa sen tunnistamista, mitkä tehtävät ovat etusijalla ja mitkä voidaan siirtää tai siirtää. Tällä tavalla voit ajoittaa tärkeimmät ja kiireellisimmät tehtäväsi silloin, kun olet tuottavin, mikä antaa sinulle parhaan mahdollisuuden suorittaa ne ajallaan.

Ohjelmoijana voit esimerkiksi ajoittaa koodaustehtäväsi siihen, milloin olet valppain, ja vastata sähköposteihin, kun energiatasosi on alhainen.

3. "Syö se sammakko!"

Eating That Frog on seuraava tehtävänhallintavinkki, joka auttaa parantamaan tuottavuuttasi! Ja ei, emme puhu kirjaimellisista sammakoista! Brian Tracy teki tämän lauseen suosituksi samannimisessä kirjassaan, ja tämä elävä metafora kuvaa haastavimman tehtävän suorittamista heti aamulla.

Tämä on yksi parhaista tavoista voittaa viivyttely, sillä saatat usein tuntea olosi stressaantuneeksi tai ylikuormittuneeksi haastavimman tehtäväsi edessä. Kun syöt ensimmäisenä tuon suurimman sammakon, se kauhun tunne muuttuu saavutuksen tunteeksi, kohottaa itseluottamustasi ja antaa sinulle motivaatiota ja vauhtia valtaa muualla tehtäviä.

Voit käyttää Eat That Frog -menetelmä Todoistilla. Vaikka onkin suositeltavaa suorittaa haastavimmat tehtäväsi aamulla, paras aika voi kuitenkin vaihdella kronotyypistäsi riippuen, kuten olemme jo keskustelleet. Voit kuitenkin käyttää tätä menetelmää ajoittamalla haastavimmat tehtäväsi, kun olet energisin ja tuottavin.

4. Käytä Parkinsonin lakia hyödyksesi

Viivyttely on yksi yleisimmistä tuottavuuden tappajista, jonka kanssa useimmat ihmiset kamppailevat jossain vaiheessa. Yksi tärkeimmistä syistä, miksi huomaat usein lykkääväsi tehtäviä viime hetkellä, on se, ettei kiireellisyyttä tai määräaikaa tunneta. Tämä johtuu siitä, että nämä tehtävät voivat laajentua täyttämään niille käytettävissä olevan ajan – Parkinsonin laki.

Hyvä uutinen on, että voit tulla tuottavammaksi käyttämällä Parkinsonin lakia eduksesi. Miten? Ensinnäkin, pilkko aina suuret tai monimutkaiset projektit pienempiin tehtäviin, jotta ne näyttävät vähemmän ylivoimaisilta ja helpompia käsitellä.

Aseta seuraavaksi kullekin tehtävälle tiukka määräaika. Tämä luo kiireen tunteen, motivoi sinua suorittamaan tehtävän ennen määräaikaa ja vähentää viivyttelyä. Tämä hakkerointi auttaa sinua hallitsemaan tehtäviäsi tehokkaammin ja varmistamaan, että et jää jälkeen tehtäväluetteloistasi.

5. Harjoittele yhden tehtävän tekemistä

Moniajo tai tarkemmin sanottuna kontekstin vaihtaminen on yksi niistä tavoista, jotka vaikuttavat tehokkailta, mutta ovat itse asiassa erittäin tyhjentäviä ja tuottamattomia. Vaikka tehtävälistallasi olevien tehtävien valtava määrä saattaa houkutella tekemään useita tehtäviä samanaikaisesti, sinulla on vain niin paljon keskittymiskykyä ja energiaa, että voit käyttää tiettyyn tehtävään.

Tämä lisää todennäköisyyttäsi tehdä virheitä, mikä johtaa ajan ja vaivan hukkaan. Toisaalta, yhden tehtävän hallitseminen parantaa tuottavuuttasi, jolloin voit kiinnittää täyden huomiosi tehtävään sen valmistumiseen asti. Tämä minimoi häiriötekijöitä, auttaa sinua pysymään keskittyneenä ja antaa sinulle mahdollisuuden tehdä parhaasi.

Yksi parhaista tavoista harjoitella yhden tehtävän tekemistä on asettaa kiinteä aikaraja keskittyä tehtävään ja sitten pitää tauko. Tätä ajanhallintatekniikkaa kutsutaan Pomodoro-menetelmäksi, ja se on tehokas tapa hyödyntää aikaasi.

6. Automatisoi arkipäiväisiä tehtäviä

Mitä tapahtuu niille vähäarvoisille tehtäville, jotka eivät päässeet prioriteettiluettelosi kärkeen? Ajattele tehtäviä, kuten kokousten ajoittamista tai pöytäkirjan ottamista neuvottelupuheluiden aikana – sinun on silti tehtävä ne, eikö niin?

Paras tapa hallita näitä tehtäviä on automatisoida ne. Onneksi niitä on useita sovelluksia, joiden avulla voit automatisoida arkipäiväisiä tehtäviä, kuten IFTTT tai Zapier. Tämä vapauttaa aikaa ja energiaa arvokkaampiin ja aikaa vaativampiin tehtäviin ja auttaa sinua tulemaan tuottavammaksi.

7. Käytä oikeaa tehtävienhallintaohjelmistoa

Kaikkien yllä mainittujen tehtävienhallintavinkkien hyödyntäminen on hyvä, mutta saatat silti vaikeuksia pysyä tuottavana ilman oikeaa ohjelmistoa, joka auttaa sinua hallitsemaan tehtäviäsi. Koska lukuisat tehtävänhallintatyökalut lupaavat tehdä sinusta tuottavuuden voimanpesän yhdessä yössä, oikean vaihtoehdon valitseminen voi olla pelottavaa.

Joten miten voit valitse oikea online-tehtävienhallintatyökalu? Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on arvioida tarpeitasi. Tämä riippuu ammatistasi, työtyylistäsi ja mieltymyksistäsi, tiimin koosta ja muusta. Arvioimalla tarpeitasi on paljon helpompi vertailla eri tehtävienhallintatyökaluja löytääksesi sinulle parhaan vaihtoehdon.

Saat enemmän valmiiksi lyhyemmässä ajassa näiden vinkkien avulla

Tehtävienhallintataitojen parantaminen on avain tuottavuuden nostamiseen seuraavalle tasolle. Olitpa projektipäällikkö tai opiskelija, oikeiden tehtävänhallintatekniikoiden käyttäminen auttaa sinua saavuttamaan enemmän lyhyemmässä ajassa. Kun sisällytät nämä tehtävänhallintavinkit päivittäiseen rutiinisi, voit varmistaa, että tarkistat kaikki tehtäväluettelosi asiat.