Projektin hallinnassa on tärkeää varmistaa, että tiimisi on samalla sivulla ja toimii tehokkaasti. Se on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty. Tuottavuuden lisääminen tiimin kesken voi olla hieman pelottavaa. Onneksi sovellukset, kuten Microsoft List, voivat tehdä tästä tehtävästä helpommin hallittavissa.
Microsoft Lists on osa Microsoft 365 -ekosysteemiä. Pinnalla se kuulostaa yksinkertaiselta tehtävälistasovellukselta, mutta sen joustavien mallien ansiosta voit tehdä paljon muutakin. Tarkastellaan, mitä tämä sovellus tarjoaa ja kuinka voit käyttää sitä tuottavuuden parantamiseen.
1. Sisällön ajoitus
Microsoft Listien avulla voit nopeasti ja helposti hallita sisällön julkaisemista useilla alustoilla. Sisällön ajoitus on yksi monista sovelluksessa käytettävissä olevista malleista. Voit ajoittaa julkaisuja sosiaaliseen mediaan, blogeihin tai verkkosivustoihin ja jopa seurata näiden viestien tehokkuutta.
Se on samanlainen kuin sisällön ajastimen luominen Google-kalenterissa, mutta saat täältä valmiin mallin, jota on helppo muokata. Tämän mallin avulla voit keskittyä korkealaatuisen sisällön luomiseen ja virtaviivaistaa luonti-/jakeluprosessia jakamalla kalenterin tiimisi kanssa. Listan avulla voit myös määrittää projekteja eri tiimin jäsenille ja seurata määräaikoja helposti.
2. Työn edistymisen seuranta
The Työn edistymisen seuranta malli auttaa sinua organisoimaan ja hallitsemaan työtäsi ja projektejasi. Sen avulla voit nähdä kaikki tehtäväsi ja projektisi yhdessä paikassa, jolloin voit priorisoida ja pysyä ajan tasalla siitä, mitä sinun on tehtävä.
Voit määrittää tehtäviä tiimisi jäsenille ja seurata heidän edistymistään reaaliajassa. Tästä on hyötyä myös arvioitaessa, kuinka kauan tietty tehtävä yleensä kestää, joten voit ottaa sen huomioon tulevaa suunnittelua varten. Sovelluksen avulla on myös helppo luokitella tehtäviä, asettaa prioriteetteja ja asettaa aloitus-/eräpäivä.
Jotkut näistä ominaisuuksista ovat samanlaisia kuin parhaat tehtävänhallintasovellukset, ja se on suuri kiitos siitä, mikä on käytännössä yksinkertainen laskentataulukkomainen sovellus.
3. Seurantaongelmat
Työskenteletpä sitten yksin tai tiimin kanssa, projekteissa syntyy ongelmia ja ongelmia. Tämä voi sisältää ohjelmistovirheitä, teknisiä ongelmia, suunnitteluversioita jne. Onneksi voit käyttää Ongelman seuranta Microsoft Lists -mallin avulla voit hallita projektin aikana ilmeneviä ongelmia.
Malli sisältää tiedot kustakin ongelmasta, kuten sen prioriteetin, tilan ja sen ratkaisemisesta vastuussa olevat henkilöt. Voit käyttää näitä tietoja varmistaaksesi, että tärkeät asiat käsitellään ripeästi, mikä auttaa tiimejä pysymään järjestyksessä ja työn tasalla. Se jopa kertoo sinulle, milloin ongelmasta on ilmoitettu, joten voit palata siihen myöhempää tarvetta varten.
4. Uusien työntekijöiden seuranta
Jos työtehtäväsi edellyttää uusien työntekijöiden palkkaamista, haastattelua ja ottamista mukaan, tiedät hyvin, kuinka uuvuttavaa tämä koko koettelemus voi olla. The Rekrytointiseuranta Microsoft Lists -mallin avulla on helppo hallita uusien työntekijöiden palkkaamista.
Voit seurata kunkin hakijan yksityiskohtia, kuten työn nimikettä, haastatteluaikaa, rekrytoijaa ja paljon muuta. Tämän mallin avulla voit jopa tarkastella kunkin ehdokkaan LinkedIn-profiilia ja jatkaa suoraan sovelluksesta. Sen avulla on myös helppo seurata jokaisen hakijan edistymistä koko rekrytointiprosessin ajan
5. Työprosessien parantaminen
Microsoft Lists auttaa myös rakentamaan tehokkaan työprosessin tuottavia työnkulkuja varten. Tämä helpottaa työn hallintaa. Tämä työkalu auttaa sinua tunnistamaan nykyisen prosessisi pullonkaulat ja tehottomuudet ja löytämään tapoja korjata ne.
Vaikka tätä varten ei ole asetettu mallia, työn edistymisen, sisällön ajoituksen ja tapahtumareittimallien yhdistelmä on kätevä. Voit helposti selvittää, mitkä tehtävät kestävät kauemmin, joten voit selvittää tapoja virtaviivaistaa prosessia suunnitteluvaiheessa.
Jokaisen luettelon avulla voit myös nähdä, ketkä tiimin jäsenet käyttävät enemmän aikaa tietyn tehtävän suorittamiseen, jolloin voit ratkaista nopeasti tuottavuus-/tehokkuusongelmia tiimin kanssa.
6. Seurantakulut
Kassavirran hallinta on ratkaisevan tärkeää taloudellisen menestyksen kannalta, ja kulujen seuraaminen on tärkeää kaikille yrityksille. Onneksi tähän on olemassa malli nimeltä Kulujen seuranta Microsoftin luetteloissa. Sen avulla voit seurata ja hallita kaikkia yrityksesi kuluja.
Voit syöttää yksittäisiä kuluja syöttämällä oston tai kulun määrän, päivämäärän ja luokan. Luokittelu yksinkertaistaa tätä mallia melkoisesti, jolloin voit nopeasti lajitella ja hallita eri luokkia.
Sen avulla voit jopa lisätä kuitteja kassavirtasi laskemiseksi kuukausittain tai vuosittain. Tämä toimii samalla tavalla kuin Notionin budjettiseuranta ja auttaa projektibudjetin hallinnassa.
7. Omaisuuden hallinta
The Omaisuudenhoitaja sovelluksen mallin avulla voit seurata kaikkia organisaatiosi laitteita. Tämän mallin avulla voit helposti selvittää, milloin laitteet kirjataan sisään ja palautetaan. Voit määrittää kullekin tuotteelle omaisuustunnisteen ja nähdä helposti kunkin laitteen tilan, mallin, sarjanumeron ja nykyisen omistajan.
Lisäksi voit nopeasti lisätä kuvan, ostopäivämäärän, ostohinnan ja tilausnumeron jokaiselle laitteelle, joka on joko uloskirjattu tai kirjattu järjestelmään. Voit jopa lisätä muistiinpanoja, jotka kertovat kunkin omaisuuden laitteen kunnosta.
Microsoft Listat: Erittäin aliarvostettu ohjelmisto työsi hallintaan
Saatat yllättyä Microsoft Listien tarjonnasta. Jos olet jo tilannut Microsoft 365:n, luetteloiden käyttämisen pitäisi olla sinulle turhaa. Se on myös hyvä verrattavissa muihin tuottavuussovelluksiin, koska mallit ovat samantasoisia joidenkin parhaiden Notion-mallien kanssa.
Ainoa asia, joka Microsoft Listista puuttuu, on muistiinpanojen tekeminen. Vaikka voit luoda muistiinpanoja sovelluksessa, asianmukainen malli tekee siitä yhden parhaista tuottavuussovelluksista. Silloinkin tällä sovelluksella tehtyjen asioiden määrä on uskomaton.
