Jos tehtäväsi kasaantuvat määräajan lähestyessä ja tunnet olevasi ylikuormittunut, et ehkä hallitse aikaasi tehokkaasti.
Useimmat meistä tekevät hirvittäviä ajanhallintavirheitä, jotka eivät vain maksa meille arvokkaita tuntejamme, vaan johtavat myös lisääntyneeseen ahdistukseen, stressiin ja työn ja yksityiselämän tasapainoon.
Katsotaanpa joitain yleisimmistä ajanhallinnan virheistä ja kuinka välttää ne tuottavuuden lisäämiseksi:
1. Ei aseteta tavoitteita
Päämäärätön työskentely ilman päämäärää voi johtaa motivaation ja tuottavuuden puutteeseen. Annat helposti periksi häiriötekijöille etkä hallitse aikaasi hyvin.
Kuinka välttää se?
Tavoitteiden asettaminen ja niihin sitoutuminen antaa sinulle suuntaa ja motivoi sinua suorittamaan tehtäväsi. Sinusta tulee keskittyneempi ja hallitset aikaasi ja resurssiasi paremmin saavuttaaksesi tavoitteesi.
Mutta muista, että kaikki tavoitteet eivät ole samanarvoisia. SMART-tavoitteet (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, & Time-bound) toimivat paremmin kuin epämääräiset tavoitteet. Useat tutkimukset tukevat väitettä. Yksi sellainen
Cape Coast Metropolisin pankkisektorilla tehty tutkimus havaitsi, että erityisten ja haastavien (mutta saavutettavien) tavoitteiden asettaminen auttoi parantamaan työntekijöiden suorituskykyä.Joten sen sijaan, että tavoitteesi olisi "saa valmiiksi ensimmäinen romaani", käytä sen SMART-varianttia, eli "saa valmiiksi vähintään yksi luku ensimmäisestä romaanistani joka kuukausi". Jälkimmäinen on tarkempi, haastaa sinut ja asettaa aikarajan tavoitteellesi.
2. Ei priorisoi
Jos sinulla ei ole tehtävälistaa, joka auttaisi sinua pysymään tehtävien kärjessä, huomaat hyppääväsi niihin sattumanvaraisesti. Loppujen lopuksi sinulla on vielä paljon tekemättä tehtäviä ja turhautumista. Kyse ei ole siitä, että aika ei riitä, vaan siitä, ettet hallitse aikaasi hyvin.
Kuinka välttää se?
Tehtävälista auttaa sinua priorisoimaan tehtäväsi ja hallitsemaan aikaasi hyvin jakamalla aikaa tehtäviesi tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella. Toimi näin:
- Etsi sovellus listataksesi ja priorisoidaksesi tehtäväsi joka sopii tarpeisiisi.
- Kirjoita tehtävälistallesi kaikki tehtävät, jotka sinun on tehtävä päivän tai viikon aikana.
- Luokittele ne tärkeyden ja kiireellisyyden perusteella luokitusjärjestelmän avulla.
- Järjestä tärkeimmät ja kiireelliset tehtävät yläreunaan, kun taas vähiten tärkeät ja kiireelliset tehtävät pysyvät alareunassa.
- Aloita tärkeimmistä ja kiireellisimmistä tehtävistä ja siirry luettelossa alaspäin.
3. Ei seuranta-aikaa
Jos aloitat projektin arvioimatta sen vievää aikaa, siihen voi kulua enemmän aikaa kuin tarvitaan. Tai voit tulla liian itsevarmaksi ja viedä enemmän kuin jaksat ilman, että sinulla on tarpeeksi aikaa suorittaa se. Kun käytössäsi on vähemmän aikaa, et vain pysty noudattamaan määräaikoja, mutta myös tuotettu työ jää todennäköisesti huonoksi.
Kuinka välttää se?
Arvioi aina, kuinka paljon aikaa tietyn projektin tulisi viedä, ja pyri saattamaan projekti päätökseen tuossa ajassa (varmista, että annat itsellesi lisäaikaa lyhyisiin tauoihin). Sinun pitäisi käytä ajanseurantasovellusta seurataksesi, kuinka paljon aikaa käytät projektiin tai tehtävä.
Kun tiedät, kuinka paljon aikaa (keskimäärin) tietty tehtävä vie, voit ajoittaa tehtäväsi tehokkaammin. Tee tämä riittävän monta kertaa, niin saat yksityiskohtaisen lokilomakkeen eri tehtäviin kuluneesta ajasta tiettynä päivänä/viikkona/kuukautena.
Kun sinulla on tämä, voit selvittää, mitkä toistuvat tehtävät vievät eniten aikaa, ja miettiä ratkaisuja niiden tehostamiseksi tai automatisoimiseksi säästääksesi enemmän aikaa. Internet on täynnä ilmaiset ajanseurantasovellukset voit seurata projektejasi ajanhallinnan parantamiseksi.
4. Viivyttelevä
Viivyttely on valtava este työnteolle, varsinkin kun joudut suorittamaan vaikean tai tylsän tehtävän. Lisää tähän joukko houkuttelevia häiriötekijöitä, kuten älypuhelin, ja saat itsellesi täydellisen reseptin viivyttelyyn.
Löysät, annat periksi häiriötekijöille ja tuhlaat aikaasi, kunnes määräaika lähestyy. Viivyttelijöillä on aina liian vähän aikaa, myöhässä määräajoistaan, ja heillä on vain vähän tai ei ollenkaan työ- ja perhe-elämän tasapainoa.
Kuinka välttää se?
Loistava tapa välttää viivyttelyä on jakaa valtava projekti pienempiin, paremmin hallittaviin tehtäviin. Jos esimerkiksi haluat kirjoittaa 2000 sanan artikkelin, sen sijaan, että pelkäät kirjoittaa koko artikkelin, jaa se alatehtäviin: luonnos, johdanto, alaotsikko 1, alaotsikko 2, alaotsikko 3 ja johtopäätös.
Varaa nyt itsellesi aika jokaiselle pienemmälle tehtävälle ja sitoudu niihin. Tunnet olevasi motivoituneempi suorittamaan nämä pienet tehtävät ja epätodennäköisemmin viivyttelet. Toinen loistava tapa voittaa viivyttely on käyttää Pomodoro-tekniikkaa. Pomodoro-tekniikka noudattaa samanlaista konseptia.
Näin voit tehdä sen Käytä Pomodoro-tekniikkaa:
- Jaa projekti pienempiin tehtäviin
- Hanki ajastin ja aseta se 25 minuuttiin
- Anna itsellesi 25 minuuttia ja työskentele yhden osatehtävän parissa
- Pidä 5 minuutin tauko, kun ajastin soi (25 minuutin kuluttua)
- Suorita neljä 25 minuutin sykliä ja pidä sitten puolen tunnin tauko
5. Aikataulutus tehottomasti
Oletko huomannut, että jotkut päivät eivät ole yhtä tuottavia kuin toiset? Tämä johtuu siitä, että energiatasomme vaihtelee viikon aikana. Paitsi, että eri ihmisillä on erilaisia energiatasoja pitkin päivää.
Jos et harkitse työaikasi huippuhetkiä aikataulua tehdessäsi, on mahdollista, että tärkeimmät tehtävät ovat kesken, mutta aikaa ja energiaa on vähän jäljellä.
Kuinka välttää se?
Oletko yökyöpeli vai aikainen lintu? Arvioi työskentelyäsi ja selvitä huipputuottosi. Kun tiedät tuottavimman tunnin ajan, ajoita projektisi sen mukaisesti.
Varaa tuottavimmat tunnisi tärkeimpiin (ja intensiivisimpiin) tehtäviin ja pidä vähemmän aikaa tärkeitä (tai vähemmän intensiivisiä) tehtäviä, kuten sähköposteihin vastaaminen tai kokousten järjestäminen jäljellä oleville työtunnit. On olemassa useita kalenterisovelluksia, joiden avulla voit ajoittaa tehokkaasti. löytää tarpeitasi parhaiten vastaava.
6. Häiriöille antautuminen
A Statistan kesäkuun 2020 kysely paljasti, että 53,7 prosenttia kotona työskentelevistä ihmisistä piti älypuhelimensa olevan suurin häiriötekijä. Kuinka usein olet huomannut olevasi töissä ja yhtäkkiä puhelimesi alkaa surista? Olet hajamielinen ja joudut nyt tarkistamaan puhelimesi.
Olipa kyseessä sähköposti asiakkaalta, viesti kollegaltasi tai satunnainen ilmoitus Facebookista, Twitteristä tai Instagramista; häiriötekijät voivat maksaa sinulle hyvän osan työajasta.
Kuinka välttää se?
Kaikki riippuu tehokkaasta aikataulusta. Aseta aikavälit työhön, sähköpostien tarkistamiseen, vapaa-aikaan jne. Kun on aika työskennellä, laita puhelimesi sivuun (lentokonetilaan), mieluiten toiseen huoneeseen ja mene töihin.
Koska suurin häiriötekijä on nyt poissa tieltä, on paljon todennäköisempää ja helpompi keskittyä työhön. Koska keskität kaiken huomiosi yhteen tehtävään, teet harvemmin virheitä ja suoritat tehtävän todennäköisemmin tehokkaasti.
Entä jos puhelimen asettaminen lentokonetilaan ei ole auttanut sinua? Mitä jos mielesi vaeltelee sosiaaliseen mediaan ja sinun on pakko tarttua puhelimeen tarkistaaksesi sähköpostit tai selataksesi Facebook-syötettäsi suoraan kannettavallasi? Jos se olet sinä, yritä käyttämällä Freedom-sovellusta päästäksesi eroon häiriötekijöistä, voittaa viivyttelyn ja saavuttaa enemmän.
Vapauta täysi potentiaalisi
Keskittyessäsi siihen, miten voit hallita aikaasi paremmin, on helppo menettää käsitys siitä, miksi hallitset aikaasi, eli saada enemmän töitä.
On turhaa navigoida useissa tuottavuussovelluksissa päivittäin ilman, että tarvitset enemmän töitä. Ota selvää, mikä toimii sinulle, ja pysy siinä unohtamatta isompaa kuvaa. Mutta saadaksesi selville, mikä toimii sinulle, on tärkeää ymmärtää ajanhallintatarpeesi.
