Tietojen analysointi voi auttaa sinua parantamaan prosessejasi tehokkailla raportointimenetelmillä. Mutta joskus tarvitset enemmän kuin vain numeroita laskentataulukossa tehdäksesi kantasi. Joten miksi et käyttäisi tietojen visualisointityökaluja, kuten interaktiivisia kojetauluja?

Ne voivat auttaa raportoimaan kampanjoista, lisäämään tuloksia, analytiikkaa ja paljon muuta. Tässä artikkelissa käydään läpi vuorovaikutteisen kojelaudan luominen esimerkin avulla ja annetaan myös vinkkejä kauniiden hallintapaneelien suunnitteluun Excelissä.

1. Järjestä lähdetietosi ja luo asettelu

Hyvin suunniteltu kojelauta on tehokas raportointityökalu, jonka avulla voit visualisoida ja välittää tietojasi. Ensimmäinen askel on varmistaa, että tiedoissasi ei ole virheitä ja että ne on järjestetty oikein riveihin ja sarakkeisiin, joissa on asianmukaiset otsikot.

Voit käyttää koontipaneeleja millä tahansa toimialalla, mutta ne ovat erityisen hyödyllisiä rahoituksessa, myynnissä ja markkinoinnissa.

Kojelautaa suunniteltaessa kannattaa muistaa, että sen tulee olla loppukäyttäjien helppo navigoida. Seuraava askel on päättää asettelun tyyppi näytettävien tietojen perusteella.

Luodaan esimerkkiämme varten kojelauta, joka näyttää seuraavat tiedot yhdellä taulukolla:

  • Solut A3 - T5: Projektin tila
  • Solut A7-T16: Yleiskatsaus ja projektin taloustiedot.
  • Solut A15-U25: Projektin edistyminen ja lämpökartta.

Luo uusi Excel-laskentataulukko, jonka nimi on "Dashboard". Täällä voit rakentaa kojelautaasi lisäämällä elementtejä. On myös hyvä käyttää tekstityylejä ja fontteja, jotka vastaavat omaa tai brändisi ääntä, sävyä ja persoonallisuutta.

2. Järjestä tietosi rakentamalla pivot-taulukoita

A pivot-taulukon avulla tietojen järjestäminen on helppoa Excelissä ryhmiin. Työkalun avulla voit laskea, summata, kertoa arvoja ja suorittaa useita toimintoja näissä ryhmissä.

Havainnollistaaksemme, kuinka nämä interaktiiviset hallintapaneelit todella toimivat, luomme esimerkkinä interaktiivisen "Freelance Projects" -hallintapaneelin.

Sinun on järjestettävä tietosi taulukkomuotoon. Voit tehdä tämän käyttämällä pikanäppäintä CTRL + T ja valitse tiedot. Tätä tarkoitusta varten lähdetietomme näyttävät jokseenkin tältä:

  1. Kun olet valmis, avaa uusi laskentataulukko ja merkitse se nimellä Pivot-taulukko.
  2. Luomme laskentataulukossa pivot-taulukon siirtymällä kohtaan Lisää vaihtoehto nauhassa. Valitse taulukon tietoalue.
  3. Nyt on aika valita kentät Pivot-taulukkoa varten.
  4. Valitse yllä olevan esimerkin mukaisesti kentät-Tehtävä, johtajan nimi, projektin aloitus- ja päättymispäivät, kesto, päivää loppuun, edistystä, jne. rivitunnisteille.
  5. Määritä sarakeotsikoille budjetoidut ja todelliset arvot
  6. Kun tiedot näkyvät laskentataulukossasi, järjestä ne taulukkomuotoon. Voit tehdä tämän siirtymällä asettelu-osioon Suunnittelu > Raportin asettelu, ja valitse Näytä taulukkomuodossa pudotusvalikon vaihtoehdoista.
  7. Pura tietojen ryhmittely napsauttamalla tietokenttiä hiiren kakkospainikkeella. Sinun on myös poistettava välisummat käytöstä. Voit tehdä sen siirtymällä kohtaan Suunnittelu-välilehti > Välisummat > Älä näytä välisummia. Pivot-taulukkosi näyttäisi nyt tältä:
  8. Valitse Pivot-taulukon väri siirtymällä kohtaan Suunnittelu-välilehti > Pivot-taulukon tyylit.
  9. Poista kokoontaitettavat otsikot käytöstä siirtymällä kohtaan Pivot-taulukon analysointi > Näytä (äärimmäinen oikea kulma). Sammuta +/- painikkeet.
  10. Jos haluat järjestää tietosi tarkemmin, siirry osoitteeseen Suunnittelu > Raportin asettelu > Toista kaikki nimikkeet.

3. Käytä sopivia kaavoja

On erittäin tärkeää varmistaa, että käytät oikeita kaavoja, tai muuten tietosi ovat epätarkkoja ja harhaanjohtavia.

Aloitetaan esimerkissämme laskemalla projektien määrä eri luokissa – aloitettu, keskeneräinen tai päättynyt. Tätä varten meidän on käytettävä COUNTIF ja COUNTIFS toimintoja.

  1. Luoda uusi "Laskelmat" -laskentataulukko kaavojen ja kaavioiden kanssa työskentelyyn kojelautaa luotaessa.
  2. Syötä projektien tila ("Käytössä", "Jäljellä olevat projektit", "Valmis ennen eräpäivää" ja "Valmis") peräkkäisille riveille alla olevan kuvan mukaisesti.
  3. Valitse seuraavaksi Edistyminen (%) sarakkeessa pivot-taulukossa. Tehtävien kokonaismäärä on 32.
  4. COUNTIF(S)-funktion (s) avulla voit laskea alaotsikoiden alle luokiteltujen projektien määrän seuraavasti.
  5. Riippuen projektien luonteesta, joissa käytät suodattimia, varmista, että sisällytät pivot-taulukon laskentataulukkoon asianmukaiset tietosarakkeet – aktiivisille projekteille on järkevää käyttää Edistyminen -saraketta, kun taas peruutetuissa projekteissa käytä Peruutettu-saraketta.

4. Käytä visuaalisia elementtejä, kaavioita ja kaavioita

Asianmukaisten kaavojen ja visuaalisen muotoilun avulla voit luoda merkityksellisiä kaavioita tai kaavioita, jotka auttavat sinua ymmärtämään tietojasi paremmin. Tässä esimerkissä yritetään lisätä kaavio valmiille projekteille; noudata alla lueteltuja vaiheita:

  1. Katso Laskutoimitustaulukossasi solua B7 yllä olevan kuvan mukaisesti.
  2. Piirrä kaavio valitsemalla ensin solut D7 ja E7.
  3. Siirry seuraavaksi kohtaan Lisää > Kaikki kaaviot > Sunburst tai Donitsi -kaavio.
  4. Kun kaavio tulee näkyviin, napsauta plus (+) symboli oikealla päästäksesi muotoiluvaihtoehtoihin. Valita Kaavion elementit kuin haluat.
  5. Napsauta kaavion eri osia nähdäksesi muotoiluvaihtoehdot, kuten Muotoile tietosarjat, tonttialue jne. Käyttämällä näitä; voit helposti mukauttaa kaavion värejä, otsikoita, reunuksia ja muita määritteitä.
  6. Kun tämä on tehty, voit kopioida ja liittää kaavion kojelaudan yläosaan ja kohdistaa sen vastaavasti.

Valitse muille riveille haluamasi tiedot Laskelmat arkki ja toista yllä oleva prosessi kaikille muille kaavioille tai kaavioille, jotka haluat sisällyttää.

5. Lisää interaktiivisia asetuksia ja välilehtiä

Voit helposti lisätä hallintapaneeliisi elementtejä, kuten lämpökarttoja, kuvakkeita, viipaleita ja vierityspalkkeja, jotta se olisi kiinnostavampi, informatiivisempi ja kiinnostavampi yleisöäsi kohtaan. Tarkastellaanpa joitain niistä tarkemmin.

Lisää slicers vuorovaikutteisuutta varten

Viipaloijat ovat lyhyitä välilehtiä, joiden avulla voit suodattaa kojelaudan tietoja reaaliajassa. Voit lisätä ne kojelautaan seuraavasti:

  1. Valitse solut, jotka sisältävät tietosi.
  2. Navigoi kohtaan Lisää välilehti > Suodattimet > Viipaloija.
  3. Valitse haluamasi leikkurityyppi avattavasta valikosta ja napsauta sitten OK.
  4. Kohdista ne vaakasuunnassa napsauttamalla Painikkeiden osio erillisessä Slicer-välilehdessä. Voit myös jättää ne sellaisinaan sen mukaan, miltä haluat kojelautasi näyttävän.

Lisäämme kojelautaamme otsikoille viipaleita –Johtajat ja Projektit. Voit tehdä tämän seuraavasti:

  1. Valitse tietosi Laskelmat arkki ja valitse nämä vaihtoehdot avattavasta valikosta.
  2. Seuraavaksi sinun on linkitettävä lohkot Pivot-taulukoihisi. Voit tehdä tämän napsauttamalla leikkuria hiiren kakkospainikkeella ja napsauttamalla Raportoi yhteydet.
  3. Valitse näkyviin tulevasta valintaikkunasta kaikki pivot-taulukot ja pivot-kaaviot ja napsauta OK.

Vierityspalkkien avulla voit tarkastella päivitettyjä tietoja, mikä on hyödyllistä, jos tarkastelet jotain, joka muuttuu ajan myötä.

  1. Jos haluat lisätä vierityspalkin, siirry kohtaan Kehittäjä -välilehti. Muista, että tämä vaihtoehto ei ole oletuksena käytössä.
  2. Aktivoi Kehittäjä-välilehti siirtymällä kohtaan Tiedosto > Asetukset > Mukauta nauhaa.
  3. Alla Main -välilehti, tarkista Kehittäjä laatikko.
  4. Lisää vierityspalkki siirtymällä kohtaan Kehittäjä-välilehti > Lisää > Lomakkeen säätimet. Vie hiiri vaihtoehtojen päälle ja valitse Vierityspalkki.
  5. Vedä se ja aseta se haluamallesi riville tai sarakkeelle hallintapaneelissasi

Lisää nopea (projektin) yleiskatsaus -välilehti

Saadaksesi nopean näkymän projektin tiedoista voit tuoda tiedot pivot-taulukosta kojelautaan. Käytämme INDEX-toimintoa alla olevan kuvan mukaisesti. Tietojoukkomme koostuu Pivot-taulukon välilehden soluista B8–K40.

Tuodaksemme tiedot pivot-taulukostamme syötämme funktion:

=INDEKSI('Pivot Tables'!$B$8:$K$40,'Pivot Tables'!$B$6 + ROWS(Dashboard!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Dashboard!$A$13:F17))

Nyt kojelautamme näyttää suunnilleen tältä:

Käytä ehdollista muotoilua

Nyt kun olemme luoneet nopean projektin yleiskatsaus -välilehden, kannattaa ehkä korostaa projektin päivitysprosentteja. Voit helposti käytä ehdollista muotoilua väriasteikkojen käyttämiseen tai datapalkkeja tehdäksesi tämän. Näin näet yhdellä silmäyksellä, mitkä projektit on saatu päätökseen ja mitkä vaativat lisää työtä.

Tässä olemme käyttäneet kolmiväristä asteikkoa korostaaksemme yksittäisten projektien edistymistä, kuten alla on esitetty:

Lisää lämpökartat nähdäksesi arvot päivämäärien välillä

Lämpökartat ovat visualisointityökaluja, joista voi olla hyötyä tietojesi kuvioiden korostamisessa. Voit esimerkiksi käyttää lämpökarttaa näyttämään kuinka monta kertaa kävijät napsauttavat verkkosivusi eri osia.

Ensin sinun on luotava taulukko tiedoista, jotka haluat nähdä kartoitettuna. Esimerkissämme olemme laskeneet projektien määrän kahden päivämäärän välillä käyttämällä COUNTIFS-funktiota, kuten alla on esitetty.

Ehdollisen muotoilun avulla voit soveltaa sääntöjä taulukon eri osiin. Valmis kojelauta näyttäisi tältä:

Interaktiiviset Excel-hallintapaneelit: Analysoi ja kommunikoi tärkeimmät tiedot

Excel-hallintapaneelit ovat loistava tapa visualisoida tietoja, ja toivomme, että tämä opas voi auttaa sinua luomaan juuri sinun tarpeisiisi vastaavan. Nämä vuorovaikutteiset ja dynaamiset työkalut voivat auttaa päättäjiä analysoimaan nopeasti ja helposti relevantteja tietoja.

Vain ripaus tai parilla luovuudella Excel-laskentataulukot voivat mennä paljon tavanomaista pidemmälle, ja voit luoda jotain todella mukaansatempaavaa ja edustavaa.