Pyrkiessäsi optimaaliseen tuottavuuteen olet luultavasti ladannut älyttömän määrän sovelluksia älypuhelimeesi vaihtelevalla menestyksellä. Joskus paras ratkaisu on kuitenkin edessäsi oleva – kalenterisovellus.
Miksi? Koska tarkoituksellinen ajattelutapasi on yksi parhaista asioista, joita voit tehdä tuottavuutesi hyväksi. Ja mikä olisikaan parempi työkalu tämän saavuttamiseen kuin älypuhelimen kalenterisovellus? Tämä artikkeli sisältää käytännön vinkkejä, joiden avulla saat kaiken irti kalenterisovelluksestasi.
1. Valitse oikea kalenterisovellus
Kalenteri on yksi tyyppinen sovellus, jota tarvitset tuottavaan päivään, ja ei ole ihme, että Android- ja iOS-laitteissa on esiasennettuja. Nämä älypuhelimen sisäänrakennetut kalenterit tarjoavat vakiotoimintoja, kuten aikataulun tarkastelemisen ja tapahtumien määrittämisen. Ottaen kuitenkin huomioon, kuinka tärkeä tämä työkalu on tuottavuudellesi, kannattaa varata aikaa löytääksesi kalenterisovellus, joka tarjoaa ominaisuuksia, jotka sopivat sinun tarpeisiisi.
Kun on niin monia kalenterisovelluksia, voi olla haastavaa tietää, mistä aloittaa. Voit rajata hakuasi valitsemalla älypuhelimen kalenterisovelluksen, joka tarjoaa nämä keskeiset ominaisuudet.
- Käyttäjäystävällisyys: Hyvän kalenterisovelluksen tulee olla helppokäyttöinen ja intuitiivinen.
- Räätälöinti: Sinun pitäisi pystyä mukauttamaan sovellus tarpeidesi ja mieltymystesi mukaan.
- Liittäminen: Sovelluksen pitäisi pelata hienosti muiden tuottavuusarsenaalissasi olevien sovellusten kanssa.
- Eri alustojen yhteensopivuus: Jos käytät useampaa kuin yhtä laitetta, on tärkeää valita kalenterisovellus, joka voi synkronoida kaikkien alustojen välillä.
- Tietojen integrointi ja jakaminen: Tämä on pakollinen ominaisuus etätyöntekijöille, koska sen avulla voit jakaa kalenterisi kollegoiden kanssa ja välttää ristiriitoja.
Tämän vuoksi suosittelemme Google-kalenterin tai Calendlyn käyttöä kalenterisovelluksena. Ne osuvat kaikkiin yllä oleviin avainkohtiin ja ovat yksi niistä parhaat jaetut kalenterisovellukset etätiimeille.
2. Aseta kalenterisi menestystä varten
Sinun on määritettävä kalenterisi menestyäksesi saadaksesi kaiken hyödyn irti. Tämä tarkoittaa asetusten mukauttamista ja sen tarjoamien ominaisuuksien hyödyntämistä. Tässä on joitain asioita, jotka tulee pitää mielessä määrittäessäsi älypuhelimen kalenteria:
- Aloita muokkaamalla ilmoituksia. Vaikka haluat kalenterisovelluksesi lähettävän sinulle ilmoituksia tulevista tapahtumista, et halua joutua pommituksi ilmoituksilla koko päivän ajan, etenkään jos ne eivät ole tärkeitä tietyllä hetkellä.
- Voit myös valita tietyn ilmoitusäänen kalenteritapahtumillesi. Näin voit helposti erottaa kalenterin ilmoitukset muista puhelimen ilmoituksista priorisoidaksesi niitä tarpeen mukaan.
- Harkitse toistuvien tapahtumien ja muistutusten määrittämistä. Tämä voi säästää valtavasti aikaa, varsinkin jos sinulla on säännöllisiä kokouksia tai tehtäviä, jotka on suoritettava viikoittain tai kuukausittain. Tämä tarkoittaa, että sinun ei tarvitse huolehtia tapahtumien manuaalisesta lisäämisestä kalenteriisi joka kerta.
- Valitse ensisijainen kalenteri, jos sinulla on useampi kuin yksi, koska useiden kalenterien käyttäminen voi nopeasti tulla ylivoimaiseksi.
- Jos sinulla on usein tapahtumia, joissa on samankaltaisia tietoja, voit säästää aikaa luomalla malleja, kun lisäät tapahtumat kalenteriisi.
- Hyödynnä kalenterisovelluksesi integrointiominaisuuksia, jos käytät usein muita tuottavuustyökaluja, kuten tehtäväluetteloita, muistiinpanoja ja projektinhallintasovelluksia. Tällä tavalla voit luoda saumattoman työnkulun ja välttää jatkuvan vaihtamisen sovellusten välillä.
- Lopuksi voit käyttää kalenterisovelluksesi muistiinpanoominaisuutta seurataksesi tapahtumaan liittyviä lisätietoja. Tämä on loistava tapa säilyttää kaikki yksityiskohdat yhdessä paikassa, jotta et joudu etsimään niitä tarvittaessa.
3. Käytä kalenterisovellustasi pysyäksesi järjestyksessä
Älypuhelimen kalenterin asettaminen etu- ja keskipisteeseen tuottavuuden työnkulussa on loistava tapa varmistaa, että olet aina tietoinen siitä, mitä lautasellasi on. Tämä tarkoittaa kuitenkin myös sitä, että kalenterisi voi nopeasti tulla sekaisin, jos et pidä sitä järjestyksessä.
Voit estää tämän määrittämällä luokkia, jotka auttavat sinua pysymään aikataulussasi. Voit aloittaa luomalla työ- ja henkilökohtaisia luokkia ja jatkaa sitten sieltä. Tämä auttaa sinua erota työsi ja henkilökohtainen elämäsi, joka voi olla hengenpelastaja, kun yrität pysyä keskittyneenä.
Lisäksi voit värikoodata tapahtumasi nähdäksesi nopeasti, mitä aikataulussasi on yhdellä silmäyksellä. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos valitsemasi värit vastaavat eri luokkiasi tai kertovat sinulle, mitkä tehtävät kannattaa priorisoida.
4. Jaa kalenterisi muiden kanssa
Toinen hieno tapa käyttää kalenterisovellusta on jakaa se muiden kanssa. Tämä on hyödyllistä, jos sinun on sovitettava aikataulut työtovereiden tai perheenjäsenten kanssa. Näin kaikki näkevät saatavuuden ja ajoittavat tapahtumat vastaavasti.
Jotkut kalenterisovellukset, esim Google-kalenterin avulla voit jakaa aikataulusi kenen tahansa kanssa, jotta he voivat nähdä, milloin olet vapaa tai kiireinen. Kun olet määrittänyt jakamisen, voit lisätä ja muokata tapahtumia jaettuun kalenteriin ajoitusristiriitojen välttämiseksi.
5. Valitse sopiva tuottavuusjärjestelmä
Älypuhelimen kalenterisovelluksen käyttäminen ajan hallintaan on hienoa, mutta tarvitset sopivia strategioita saadaksesi siitä kaiken irti. Tämä tarkoittaa sitä, että valitset sinulle sopivan tuottavuusjärjestelmän ja käytät sitten kalenterisovellusta järjestelmän tukemiseen.
Esimerkiksi kun olet lisännyt päivän tehtävät kalenteriisi, sinun on määritettävä paras järjestys niiden suorittamiseksi. Sinä pystyt valmistele tehtävälistasi Eisenhower Matrixin avulla, joka priorisoi tehtävät kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella.
Kun olet määrittänyt tehtävien järjestyksen, voit lisätä ne kalenteriisi ja ajoittaa kullekin aikalohkot. Muista vain jättää hieman joustavuutta aikatauluusi siltä varalta, että jotain tapahtuu.
Voit tehdä kalenteristasi entistä helpommin käytettävyyden lisäämällä aloitusnäyttöön widgetin. Tällä tavalla voit nähdä tulevat tapahtumasi yhdellä silmäyksellä tai rajoittaa vuorovaikutusten määrää näytölläsi, sillä voit avata kalenterisovelluksen napauttamalla widgetiä. Onneksi voit helposti Lisää widgetejä Androidissa ja mukauta iPhoneasi widgeteillä.
Useimmissa kalenterisovelluksissa on widget-vaihtoehto, jonka voit mukauttaa näyttämään haluamasi tiedot. Voit esimerkiksi valita, näytetäänkö päivän tehtävät, muistutukset tai tulevat tapahtumat.
Paranna tuottavuuttasi älypuhelimesi kalenterisovelluksella
Älypuhelimesi kalenterisovellus on tehokas työkalu, jonka avulla voit nostaa tuottavuuden uudelle tasolle. Käyttämällä sitä täysimääräisesti voit virtaviivaistaa työnkulkuasi, välttää aikatauluristiriidat ja säilyttää kaikki elämäsi yksityiskohdat yhdessä paikassa.
