Microsoft Outlook on kaikkien suosikki sähköpostiohjelma. Se on helppokäyttöinen, ja siinä on runsaasti tuottavuutta parantavia ominaisuuksia, joita käytetään säännöllisesti yritysympäristössä. Teet usein toimintoja toistuvasti koko päivän Outlookissa.
Onneksi Microsoft on sisällyttänyt näppärän tuottavuutta lisäävän ominaisuuden nimeltä Quick Steps, joka auttaa automatisoimaan useita vaiheita. Lue eteenpäin, kun kerromme, mitä Quick Steps on ja kuinka voit hyödyntää sitä parhaalla mahdollisella tavalla parantaaksesi tuottavuutta Outlookissa.
Mitä ovat Microsoft Outlookin pikaohjeet?
Quick Steps on helppokäyttöinen tuottavuusominaisuus, joka on saatavilla Outlook 2013:ssa ja sitä uudemmissa versioissa. Se mahdollistaa useiden toistuvien toimien sarjan automatisoinnin nopeasti. Näiden tehtävien automatisoimisen lisäetuna on, että useiden postilaatikoiden hallinta on helpompaa ja samalla säästät arvokasta aikaa päivittäin.
Voit käyttää Quick Steps -toimintoa eri skenaarioissa. Jokapäiväisessä käytössä saattaa olla sähköpostin automaattinen siirtäminen tiettyyn kansioon samanaikaisesti
sähköpostin välittäminen kollegalle ja merkitsee sen tärkeäksi yhdellä napsautuksella.Oletusarvoisesti Microsoft Outlook tarjoaa joitain yleisesti käytettyjä pikatoimintoja. Voit käyttää niitä sellaisenaan tai mukauttaa oletuspikavaiheita tarpeidesi mukaan. Jos tämä ei riitä, voit parantaa rutiinityönkulkuasi luomalla mukautetun Quick Stepin.
Oletuspikavaiheiden käyttäminen Microsoft Outlookissa
Microsoft Outlookissa voit käyttää oletuspikavaiheita helposti lennossa. Outlookissa (Office 365:n osana) on neljä ennalta määritettyä pikavaihetta: Siirrä osoitteeseen, johtajaan, tiimin sähköpostiin, ja Vastaa & Poista.
Sinun on määritettävä nämä oikeat vastaanottajien sähköpostiosoitteet ja ensisijaiset kansiot ennen kuin voit käyttää niitä ensimmäisen kerran. Käyttääksesi Muuttaa Quick Step, noudata alla olevia vaiheita:
- alkaen Koti -välilehti, napsauta Muuttaa alkaen Nopeat askeleet osio.
- Vuonna Ensimmäinen asennuskerta -valintaikkunassa, valitse kansio, johon haluat siirtää sähköpostit, ja nimeä Quick Step tarvittaessa uudelleen.
- Klikkaa Tallentaa, ja olet valmis siirtämään sähköpostit nopeasti.
- Valitse sähköposti, jonka haluat siirtää toiseen kansioon, ja napsauta tallennettua Quick Step -painiketta Koti -välilehti. Outlook siirtää sähköpostin suoraan määritettyyn kansioon.
Voit määrittää muut oletusarvoiset pikavaiheet samalla tavalla. Saatat myös olla kiinnostunut oppimisesta kuinka arkistoida sähköpostisi tietokoneesi Microsoft Outlookissa.
Kuinka luoda mukautettu pikavaihe Microsoft Outlookissa
Jos huomaat, että oletuspikavaiheet eivät sovi työnkulkuusi, voit helposti luoda mukautetun pikavaiheen. Se voi olla vain yksinkertainen toiminto, kuten sähköpostin poistaminen tai edelleenlähettäminen, tai useita toimintoja, kuten sähköpostin välittäminen työtoverille ja sen siirtäminen erilliseen kansioon.
Kun olet määrittänyt, voit automatisoida nämä vaativat tehtävät yhdellä napsautuksella. Tätä esimerkkiä varten aiomme luoda mukautetun pikavaiheen Microsoft Outlookiin, joka:
- Siirtää sähköpostin eri kansioon
- Merkitsee sähköpostin lukemattomaksi
- Välittää sähköpostin työtoverille
- Merkitsee sähköpostin tärkeäksi
Näin määritämme sen:
- Valitse Luo uusi vaihtoehto kohteesta Nopeat askeleet välilehtiryhmä alla Koti.
- Anna Quick Step -tuotteellesi nimi Nimi kenttä (annamme sille nimen Demo).
- Alla olevasta pudotusvalikosta Toiminnot osio, valitse ensin Siirrä kansioon ja valitsee kohdekansion.
- Klikkaa Lisää toiminto -painiketta ja valitse Merkitse lukemattomaksi.
- Napsauta vielä kerran Lisää toiminto määrittääksesi sähköpostin edelleenlähetyksen ja valitse Eteenpäin.
- Vuonna To… -kenttään, kirjoita sähköpostiosoite, johon haluat lähettää sähköpostin, tai valitse yksi osoitekirjastasi.
- Lopuksi klikkaamme Lisää toiminto sisällyttääksesi lipun tilan.
- Valinnaisesti voit myös määrittää a Pikanäppäin pudotusvalikosta.
- Kun olet valmis, napsauta Suorittaa loppuun.
- Voit käyttää mukautettua Quick Step -astetta Nopeat askeleet osio tai määritetty pikanäppäin.
Microsoft Outlook on yhtä tuottava kuin koskaan
Quick Steps in Microsoft Outlook on osoitus Outlookin maineesta ammattimaisena sähköpostiohjelmana, joka tekee rutiinityöstä helppoa. Jos harkitset vaihtamista Microsoft Outlookista, saatat yllättyä iloisesti muiden sähköpostiohjelmien ominaisuuksista.