Ei ole mikään salaisuus, että työnhakijat tarvitsevat kommunikointitaitoja. Itse asiassa viestintätaidot ovat jatkuvasti yksi halutuimmista ominaisuuksista, joita palkkausjohtajat etsivät työnhakijoilta. Koko työprosessi vaatii kommunikointitaitoja: ansioluettelosi laatimista työhaastatteluun, työskentelyä ja lopulta eroamista (tai potkut).
Nyt etätyö on nousussa; kommunikaatiotaidoista on tullut entistä tärkeämpiä uran menestymisen kannalta. Jos väärinkäsityksiä voi tapahtua kasvokkain tapahtuvissa kohtaamisissa, mitä sen enempää, kun suurin osa vuorovaikutuksesta tapahtuu verkossa? Tässä ovat parhaat viestintätaidot, joita tarvitset etätyössäsi menestymiseen.
1. Muistiinpanojen tekemistä
Muistiinpanojen tekeminen on tärkeä taito digitaalisessa maailmassa, jossa olemme ylikuormitettuja tiedolla. Pew Research Centerin artikkeli Digitaalisen elämän negatiivisista vaikutuksista eräs vastaaja sanoi:
"Yksi suuri vaikutus (digitaaliseen elämään) on lyhytkestoisen muistin yleinen väheneminen, ja … mikä oli kysymys?" - Anonyymi vastaaja, Pew Research Center
Hyperyhteydet ovat vaikeuttaneet tehtävässä pysymistä, mikä on ongelma työnantajille ja etätyöntekijöille. Kuten Todellakin sanoo, että työnantajat haluavat tiimin jäseniä, jotka osaavat tulkita ohjeita ja välittää ne tehokkaasti muille. Et varmasti pysty tekemään tätä, jos olet kuin se anonyymi vastaaja.
Jos huomaat jatkuvasti unohtavasi tehtäväsi, käytä muistiinpanosovelluksia. Voit käyttää monia verkkotyökaluja hyvin yksinkertaisista sovelluksista, kuten Microsoftin muistilaput monimutkaisempiin Obsidiaani (kehittyneelle steroideja käyttäville muistiinpanojen kirjoittajille) suosittuihin Todoist, joka on suloinen paikka kahden ensimmäisen välissä.
2. Reagointikykyä
Fyysisellä työpaikalla ihmisten on helppo jutella sinua kaapissasi tai lounasaikaan ja saada välitön vastaus. Virtuaalityöpaikalla voit helposti jättää huomiotta sähköpostit, puhelut tai pikaviestit tai vastata niihin.
Jos et halua ihmisten ajattelevan, että olet löysällä työssäsi, tee parhaasi reagoidaksesi (ellet ole hätätilanteessa tai lomalla). Voit helposti menettää tiimisi tai asiakkaasi luottamuksen, jos et vastaa tärkeimpiin viesteihin. Kokeile näitä parhaita käytäntöjä varmistaaksesi, ettet menetä tärkeitä viestintää:
- Aseta aikataulu viestien tarkistamiseksi päivän sisällä (jotkut haluavat tehdä tämän iltapäivällä ja varata tuottavimmillaan aamulla syvään työhön).
- Hallitse ilmoituksia älykellollasi. Joissakin älykelloissa voit sammuttaa ilmoitukset tilapäisesti, kun sinun on tehtävä keskittynyttä työtä.
- Vältä tuplavarausta ja tärkeiden tapaamisten puuttumista parhaat ilmaiset online-kalenterit.
- Ilmoita työaikasi tiimillesi, jos työskentelet eri aikavyöhykkeillä tai olet eri aikatauluissa.
- Määritä toistuva loman automaattinen vastaus Gmailissa.
- Automaattinen vastaus tekstiviesteihin Androidissa.
- Lähetä automaattisia tekstiviestejä iPhonessa.
Jos jäät paitsi jostakin, pyydä nopeasti anteeksi ja korjaa.
3. Esittely verkossa
Verkkoesityksen pitäminen on hyvin erilaista kuin henkilökohtaisesti. Sinun on yleensä valmisteltava omat tekniset laitteet tai sinun on sovitettava yhteen toisen henkilön kanssa, joka on toisessa paikassa. Yhteyden saaminen yleisöön riippuu myös katsekontaktista, eleistä ja liikkeestä, joista suuri osa katoaa verkossa.
Varmista kuitenkin, että investoit hyviin laitteisiin ja online-työkaluihin, jotta kuulostat ammattimaiselta ja näyttää hyvältä web-kameralla. Harjoittele esitystäsi – ehkä jopa äänitä itsesi käyttämällä Kangaspuut näytön tallennin—kunnes olet varma sävystäsi, äänenvoimakkuudestasi, dioistasi ja ulkonäöstäsi.
Koska yleisösi on vuorovaikutuksessa diojesi kanssa suurimman osan ajasta, vältä tylsiä diaesityksiä. Voit ladata kiinnostavia malleja sivustoilta, kuten 24 Diat ja Powerpointify. Tai voit kokeilla Canvan esitykset, jonka avulla tiimit voivat tehdä yhteistyötä esityksen parissa, yleisö voi esittää kysymyksiä ja useat esittäjät voivat hallita dioja.
4. Rakentavan palautteen ottaminen ja antaminen
On vaikeampaa selvittää, mitä asiakkaat ja työnantajat haluavat sinulta ilman kasvokkaista kontaktia. On myös haastavampaa raportoida työn edistymisestä ja odotuksista etätyöympäristössä. Sinulla ei ole edes sanattomia vihjeitä varalle, etkä todellakaan voi "tulkkia" ääntä sähköpostin perusteella.
Määritä työprosessisi sisältämään rakentava palautejärjestelmä, joka antaa tiimisi jäsenille mahdollisuuden arvioida toisiaan rehellisesti. Voit tehdä tämän seuraavasti:
- Palautelomakkeet: Ehdota palautelomakkeen käyttämistä muokattavien mallien avulla Lomakepino tai 123FormBuilder.
- Pikaviestintä: Esitä selventäviä kysymyksiä asiakkaasi/pomosi ensisijaisen pikaviestikanavan kautta. Saatat kysyä: "Joten viimeisimmän sähköpostisi perusteella haluat minun…" tai "Mainoit, että minun piti… onko tämä oikein?"
- Sähköposti: Luo ja lähetä toimintasuunnitelma, kun saat palautetta, joka pyytää sinua parantamaan työtäsi.
5. Ammattimainen kirjoittaminen
Suuri osa digitaalisesta viestinnästä tapahtuu tällä hetkellä kirjallisesti, etenkin tiimeissä, jotka ovat kääntäneet selkänsä pitkille ja tuottamattomille videokokouksille. Keskustelemme, lähetämme sähköpostia ja lähetämme muodollisia asiakirjoja, jotka kaikki edellyttävät meidän kirjoittamista selkeästi.
Kirjoitustaidot eivät pysty täysin vangitsemaan henkilökohtaisen viestinnän piirteitä, mutta ne voivat tehokkaasti informoida, vakuuttaa, motivoida tai yksinkertaistaa monimutkaista, jos se tehdään hyvin. Hyvä kirjoittaminen voi myös luoda intiimejä tiloja ja antaa vaikutelman välittömyydestä (jos kommunikoit oikea-aikaisesti).
Paranna kirjoitustaitosi aina muokkaamalla ja oikolukemalla töitäsi. Kieliopin tarkistimen asentaminen on niin helppoa Kieliopillisesti tai Hemingway, ja käytä online-sanastoa virheettömien asiakirjojen luomiseen. Voit oppia tyyliä ja ääntä lataamalla Kindle-kirjoja tai liittymällä parhaat online-yhteisöt kirjailijoille.
6. Erilaisten viestintäkanavien käyttäminen
Koska nykyään on saatavilla monia viestintätyökaluja, on tärkeää tietää sopivimmat käytettävät. Pitäisikö sinun lähettää sähköpostia vai käyttää pikaviestintää? Onko Slack vai Microsoft Teams parempi? Sähköposti on tyypillisesti parempi yksityiskohtaisten tietojen lähettämiseen, ja jotkut pitävät Slackin käyttökokemuksesta, mutta työnantajasi ja asiakkaasi saattavat ajatella toisin.
Paras tapa tehdä tämä on kysyä, mitä he haluavat. Toiset saattavat nähdä Skypen vanhanaikaisena, mutta jotkut asiakkaat pitävät siitä edelleen parempana. Ehkä he jopa valitsisivat puhelut videopuheluiden sijaan.
Heti kun tiedät heidän haluamansa viestintäkanavan, kokeile näitä kanavia itse. Lue UKK ja katso online-opetusohjelmia, jos alusta vaikuttaa monimutkaiselta. Kun olet hieman kärsivällinen, voit hallita uusia työkaluja ja saada lisää itseluottamusta.
Ammattitaitoiset kommunikaattorit tekevät parempia etätyöntekijöitä
Nykyajan taitavan kommunikaattorin tulisi oppia kirjoittamaan tehokkaasti, tekemään muistiinpanoja, olemaan reagoiva, pitämään verkkoesitys, antamaan ja vastaanottamaan palautetta sekä käyttämään erilaisia viestintäkanavia. Heidän tulee myös tietää parhaat käytettävät digitaaliset viestintävälineet tilanteen tai työnantajan toiveiden mukaan.
Hallitse nämä tärkeät viestintätaidot saadaksesi työnantajasi tai asiakkaasi luottamuksen ja menestyäksesi etätyössä. Haetko työtä tai toivotko parantavasi muita työtaitojasi? Haluat ehkä oppia taidoista, joita tarvitset työpaikan saamiseksi.